Bagaimana membuat pertanyaan audit internal??

Audit internal adalah salah satu mata rantai penting dalam melakukan pemeriksaan untuk menjawab setidaknya 2 pertanyaan utama yaitu :

1. Apakah sistem manajemen organisasi kita telah memenuhi persyaratan standar ISO 9001 atau ISO 14000 atau standar lainnya?

2. Apakah ada celah yang dapat ditemukan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut biasanya auditor eksternal dari badan sertifikasi akan mempunyai daftar pertanyaan yang berasal dari persyaratan sertifikasi. Sebuah pertanyaan sederhana yang hanya menanyakan apakah persyaratan pada klausul tertentu di penuhi? Bagaimana cara organisasi memenuhinya?? Sebagai gambaran mari kita lihat contoh klausul dan pertanyaannya

Klausul 4.2.2 ISO 9001:2008	Pertanyaan
Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah manual mutu yang mencakup: a) lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian pengecualian dari dan alasan pengecualiannya (lihat 1.2), b) prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu, atau mengacu kepada prosedur tersebut, dan c) uraian dari interaksi antara proses sistem manajemen mutu.	Apakah organisasi telah menetapkan dan memelihara sebuah manual mutu yang mencakup a. ruang lingkup dan rincian pengecualian serta alasannya? b. prosedur terdokumentasi ? c. interaksi antar proses Sistem Manajemen Mutu?

Sederhana kan?? Tapi kenapa pada saat mereka bertanya ternyata sering menyusahkan ? (setidaknya untuk beberapa orang pertanyaan auditor eksternal cukup memusingkan hehehe) Ini disebabkan karena auditor eksternal telah terlatih untuk mengembangkan daftar pertanyaan sesuai dengan situasi dan kondisi serta respon dari auditeenya. Menanyakan beberapa pertanyaan yang sama berulang-ulang pada orang yang berbeda akan membuat anda kaya dengan segala macam respon yang timbul dari pertanyaan tersebut. Hal ini juga membuat anda terlatih untuk menggali informasi lebih dalam dari salah satu pertanyaan di atas.

baca juga : menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian pada proses di tulisan menilai-kesesuaian-ketidaksesuaian

Lalu bagaimana dengan pertanyaan audit internal? Saya selalu menyarankan bahwa pelaksanaan audit internal dilakukan dengan audit yang detil untuk memaksimalkan tujuan perbaikan berkelanjutan dalam proses sistem. Itulah mengapa pertanyaan audit internal yang saya anjurkan selalu bersifat detil dan membahasnya dari berbagai macam sudut pandang. Menyebalkan?? Yups sangat menyebalkan bagi auditeenya tapi bagaimanapun sistem ini dibuat untuk kepentingan kemajuan bisnis perusahaan sehingga perlu dipastikan suatu metode untuk perbaikan berkelanjutan dapat berjalan. Nah terkait dengan pertanyaan audit internal ini , sebagai konsultan saya sering ditanya bagaimana cara membuat pertanyaannya setidaknya yang sesuai dengan tujuan untuk memenuhi persyaratan? Wah klo di tanya seperti ini jawabannya adalah table di atas sayangnya table ini tidak aplikatif saat digunakan untuk audit internal karena keterbatasan kemampuan dan pengalaman auditor internal yang memang tidak di didik untuk menjadi auditor. Jadi saya mencoba menggambarkan pola pikir saya untuk lebih menjelaskan pertanyaan – pertanyaan apa saja yang perlu di pertanyakan pada saat audit internal

baca juga : Membuat pertanyaan audit internal ISO 9001:2015 bagian 1 dan 2

Mind Map Audit

Gambar di atas adalah gambar yang memperlihatkan cabang – cabang pola pikir saya saat menyusun pertanyaan untuk audit internal. Aspek – aspek yang saya tanyakan diupayakan dalam kerangka menyeluruh untuk membahas sebuah sistem secara utuh. Seluruh cabang pikiran ini bisa ditanyakan atau hanya sebagian tergantung situasi dan kondisi pada saat audit. Contoh yang diberikan merupakan contoh sederhana ketika kita membahas prosedur penerimaan surat yang memang secara umum selalu ada pada setiap organisasi. Silahkan dipelajari dan semoga dapat bermanfaat bagi anda yang ingin menyusun daftar pertanyaan audit internal

catatan : dengan adanya standar baru ISO 19011:2018 maka cara membuat pertanyaan audit ini akan dilengkapi sesuai dengan standar baru tersebut 

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share 

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami