Membuat pertanyaan Audit Internal ISO 9001:2015 (1 dari 2)

Bagaimana caranya membuat pertanyaan audit internal ISO 9001:2015? sebuah pertanyaan menggelitik tapi ketika mencoba menjawab malah bingung sendiri. Iya yah.. kita mau nanya apa? kan kita udah lihat semua kerjaan dia. Lalu apakah nanti dia tersinggung klo ditanya-tanya? Masa mau nanyakan no hp istrinya? hihihi

OK, mari kita pahami bahwa audit internal adalah cara bagaimana memastikan semua persyaratan ISO 9001 : 2015 telah dilaksanakan oleh unit kerja sebagai bagian dari organisasi. Sehingga sebuah pertanyaan akan diajukan dengan dasar hipotesis apakah persyaratan klasul sekian telah di dilaksanakan oleh unit kerja? Dengan demikian maka persyaratan seorang auditor untuk bertanya pada saat audit internal adalah ; 

1. Mengerti persyaratan yang akan ditanyakan ?
2. Mengerti bagaimana implementasi persyaratan ?
3. Mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memahami proses tersebut terkait dengan persyaratan apa dalam ISO 9001:2015?

Dan kebanyakan auditor internal akan menjawab sebagai berikut

1. Ngerti tapi sedikit / ga ngerti boss :D 
2. persyaratannya aja cuma setengah ngerti apalagi cara implementasinya
3. prosesnya paham tapi ga paham hubungannya dengan persyaratan 
4. silahkan jawab sendiri hihihi 

 Jadi bagaimana membuat pertanyaan audit internal? apa aja yang harus ditanyakan kepada auditee? OK mari kita lihat persyaratan auditor untuk bertanya seperti tertulis diatas

1. Mengerti persyaratan yang akan ditanyakan? 

Dengan konsep HLS yang ada di persyaratan ISO terbaru maka sebenarnya kita dapat membagi persyaratan ISO 9001:2015 (dan standar ISO lainnya) menjadi 2 bagian besar yaitu ;

• Persyaratan umum / persyaratan organisasi 

Ini adalah persyaratan yang harus dimiliki oleh organisasi secara keseluruhan akan tetapi pembuktiannya bisa ada di semua unit kerja. Yang masuk dalam persyaratan ini adalah persyaratan klausul 4, klausul 5, klausul 6, klausul 9, klausul 10 dari ISO 9001:2015

• Persyaratan khusus / persyaratan unit kerja 

Ini adalah persyaratan yang harus dimiliki oleh organisasi akan tetapi pelaksanaannya biasanya dilakukan oleh unit kerja tertentu sesuai dengan subjek persyaratan. Persyaratan yang masuk disini adalah persyaratan klausul 7 dan klausul 8 dari ISO 9001:2015

2. Mengerti implementasi persyaratan? 

Standar ISO 9001:2015 sudah tersusun dengan baik dalam hal pengelompokan proses sehingga ini sebenarnya tidak sulit untuk dimengerti. contoh : anda ingin menanyakan tentang manajemen SDM, Dengan mudah anda akan menanyakan proses tersebut pada bagian SDM atau personalia dengan mengacu pada klausul 7.1.1 ; 7.1.2 dan 7.2. Atau anda ingin menanyakan kepada unit kerja pembelian / purchasing / procurement, anda akan merujuk pada persyaratan klausul 8.4 sebagai dasar dalam melakukan pertanyaan.

Pertanyaannya adalah apakah anda telah memahami uraian no 1 diatas dengan baik? 

Hal ini dikarenakan anda hanya menanyakan persyaratan khusus, dan TIDAK menanyakan persyaratan umum pada unit kerja SDM atau purchasing tadi. Maksudnya gimana?? baik mari kita susun pertanyaan untuk bagian SDM dengan merujuk pada persyaratan klausul 7.1.1; 7.1.2 dan 7.2. Kita lihat klausulnya yah ..

7.1.1.Umum 

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk penetapan, pengimplementasian, pemeliharaan dan perbaikan terus-menerus dari sistem manajemen mutu.

Organisasi harus mempertimbangkan:

a)      kapabilitas, dan kendala pada sumberdaya internal yang ada;

b)     apa yang perlu diperoleh dari pemasok.

Apa maksud pertanyaan diatas? KEWAJIBAN MENYEDIAKAN SUMBER DAYA dengan mempertimbangkan point a) dan b) .  Kita fokus pada sumber daya manusia dulu yah, karena sumber daya bisa juga manusia atau bisa juga yang lainnya. 
catt : Pengertian sumber daya ini akan kita bahas pada tulisan lain

Dengan persyaratan tersebut maka kita setidaknya mempunyai 2 parameter yaitu "kemampuan"  dan "kendala" serta parameter tambahan "pemasok". Sekali lagi kita cuma membahas SDM bukan sumber daya lain. Sehingga setidaknya kita dapat menanyakan 3 pertanyaan dari persyaratan ini. 

• pertanyaan 1 : bagaimana kemampuan dari SDM di perusahaan? 
• pertanyaan 2 : apa saja kendala dalam pengelolaan SDM di perusahaan? 
• pertanyaan 3 : apakah kita memerlukan SDM yang bersifat out source? 

7.1.2        Orang

Organisasi harus menentukan dan menyediakan orang-orang yang diperlukan untuk implementasi sistem manajemen mutu yang efektif dan untuk operasi dan kendali terhadap prosesnya.

Pada bagian ini sebagai auditor internal kita akan lebih mempunyai kemampuan bertanya dibandingkan auditor eksternal. Karena kita tahu sehari-harinya siapa saja orang yang bertanggung jawab terhadap
a. Implementasi sistem mutu (lihat : orang untuk implementasi sistem manajemen mutu)
b. Pelaksana operasional pada tiap bagian (lihat : orang untuk operasi)
c. tingkatan supervisi pada proses (lihat : orang untuk kendali terhadap proses)
Kalo auditor eksternal akan berusaha melacak bagaimana proses supervisi pada proses, misal dengan melihat apakah format laporan mempunyai data verifikasi / validasi (dalam bahasa sehari - hari kita mengenal kata "mengetahui" atau "memeriksa" laporan). Karena auditor internal mengetahui kegiatan sehari - hari maka auditor dapat menanyakan

• bagaimana rencana pengisian jabatan manajerial / supervisor yang kosong? atau
• siapa yang berwenang untuk menyatakan bahwa karyawan A harus dipecat? atau 
• bagaimana proses verifikasi data untuk penilaian kinerja karyawan? atau 
• anda bisa menanyakan prosedur tertulis yang ada dan fokus pada proses verifikasi / pemeriksaan dari data yang diambil dari lapangan

Untuk klausul ini pertanyaan dapat berkembang sangat banyak bila perusahaan / organisasi anda membuat prosedur yang cukup banyak di SDM / HRD. Misal anda mempunyai prosedur penerimaan karyawan, prosedur penghentian karyawan, pengajuan cuti, mutasi karyawan atau bisa juga prosedur penilaian kinerja karyawan. Anda bisa ambil salah satu dari prosedur atau bahkan menanyakan semua prosedur terkait 

1. kebutuhan personil dalam melaksanakan proses 
2. kebutuhan personil dalam melakukan verifikasi atas proses

7.2 Kompetensi

Organisasi harus:

a) menentukan orang-orang yang berkompeten yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan di bawah kendali organisasi yang mempengaruhi kinerja operasional dan efektifitas sistem manajemen mutu;

b) memastikan bahwa orang-orang ini berkompeten dengan dasar pendidikan, pelatihan atau pengalaman yang sesuai;

c) mana yang berlaku, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang dibutuhkan, dan evaluasi efektivitas tindakan yang diambil.

d) memegang dokumentasi informasi yang sesuai sebagai bukti kompetensi,

CATATAN   Tindakan yang berlaku dapat mencakup, sebagai contoh, penyediaan pelatihan, mentoring, penugasan kembali orang yang saat ini bekerja; atau perekrutan atau kontrak orang-orang yang berkompeten.

Anggaplah klausul 7.1.2 kita hanya punya 1 pertanyaan lalu ditambah 3 pertanyaan dari klausul 7.1.1. Setidaknya kita sudah punya 4 pertanyaan audit dari 2 klausul tersebut.  Mari kita lanjutkan pada persyaratan klausul 7.2 ISO 9001:2015. 

Persyaratan a) dan b) pada klausul diatas menanyakan tentang kompetensi dari karyawan yang menempati sebuah posisi. Tidak ada aturan khusus tentang kompetensi sebuah jabatan TERKECUALI telah ditetapkan oleh peraturan perundangan yang berlaku di Indonesia. Sehingga perusahaan dapat menentukan persyaratan atau kompetensi yang harus dipenuhi oleh seseorang dalam menduduki jabatan. 

Jadi mari kita pertanyakan huruf a) diatas dengan pertanyaan 

• bagaimana proses seseorang menduduki jabatan tertentu ? 

Tentunya ada persyaratannya dong, tidak mungkin kita mengambil orang gila untuk menduduki jabatan manajer, sehingga kita juga akan menanyakan 

• persyaratan apa saja yang harus dimiliki untuk menjadi seorang manajer SDM ? 

manajer SDM hanya sebuah contoh anda boleh memilih posisi lain tidak harus dari unit kerja SDM karena proses pengisian jabatan pasti terkait  dengan unit kerja lain. pertanyaan ini kemudian akan berkembang dengan menanyakan persyaratan seluruh jabatan di dalam perusahaan sehingga kita membutuhkan dokumen persyaratan jabatan atau mungkin anda mengenal dengan istilah matriks kompetensi 

Misal : untuk posisi manajer persyaratan minimal adalah sbb : 

1. Laki / Wanita 
2. Pendidikan minimal S-1 atau SMA dengan pengalaman 5 tahun 
3. Mempunyai sertifikat pelatihan ISO 9001
4. mempunyai sertifikat profesional di bidangnya 
5. pengalaman dibidangnya minimal 2 tahun 

Kata yang di bold adalah persyaratan huruf b) dalam klausul 7.2 (hayo..scroll lagi keatas hihihi :p ) 

Mari kita lanjutkan ke huruf c) dari persyaratan. 

Kita lihat ada kata yang "...memperoleh kompetensi yang dibutuhkan..." sambil melihat catatan dari klausul tersebut bahwa untuk memperoleh kompetensi maka dapat dilakukan dengan cara 

1. Pelatihan 
2. Mentoring 
3. Penugasan orang (dengan syarat dia memenuhi kompetensi)
4. Melakukan outsource / kontrak sementara terhadap posisi / proses 

Dengan demikian kita akan melihat dokumen yang dipunyai perusahaan, apakah ada dokumen yang mendeskripsikan salah satu atau salah empat dari pilihan diatas? umumnya perusahaan minimal mempunyai 1 dokumen prosedur pelatihan. Sehingga kita akan sampai pada pertanyaan berikutnya yang mengimplementasikan huruf d) dari persyaratan yaitu bukti kompetensi 

• apa bukti kompetensi dari personil yang menduduki jabatan tertentu?  

Apa yang kita cari disini adalah 

• mana bukti pendidikan personil tersebut ? lihat apakah ada ijasah sebagai legalitas bahwa seseorang telah mengikuti pendidikan formal tertentu 
• mana bukti pelatihan yang telah dijalani ? lihat sertifikat pelatihan atau daftar hadir, materi pelatihan, serta bukti evaluasi pelatihan 
• mana bukti pengalaman personil tsb? lihat surat keterangan dari perusahaan sebelumnya atau masa jabatan di perusahaan / organisasi itu sendiri atau yang paling gampang adalah melihat daftar riwayat hidup / cv personil

well klausul ini kita sudah punya minimal 6 pertanyaan sehingga untuk bagian SDM kita mempunyai 10 pertanyaan yang dapat kita lontarkan. Itu juga dengan catatan bahwa 

1. Unit kerja SDM hanya mempunyai prosedur yang menceritakan kompetensi (biasanya disebut prosedur perekrutan / penerimaan karyawan) serta prosedur untuk peningkatan kompetensi (yang umumnya adalah prosedur pelatihan) 
2. Kita mengabaikan pertanyaan bila ternyata SDM mempunyai prosedur lebih dari 2 prosedur di no 1
3. Kita mengabaikan juga pertanyaan yang mengarah pada mentoring, program outsource karyawan dan lainnya sesuai dengan catatan klausul 7.2
4. Bila ada prosedur lainnya yang mau ditanyakan berarti ada potensi penambahan pertanyaan 

Ini hanya pertanyaan yang melihat dari sisi persyaratan saja, sangat mungkin terdapat pertanyaan dari sisi lainnya

baca tentang menilai kesesuaian ketidak sesuai audit bagian 1 dan bagian 2 sebagai referensi

udah banyak yang diuraikan dan kita belum menjawab pertanyaan ketiga diatas "Mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memahami proses tersebut terkait dengan persyaratan apa dalam ISO 9001:2015?" kita akan lanjut pada tulisan berikutnya yah :)

Membuat pertanyaan audit internal ISO 9001:2015 (bagian 2 dari 2)