Membuat pertanyaan Audit Internal ISO 9001:2015 (2 dari 2)

Pada bagian 1 sebelumnya kita telah membahas 3 syarat untuk membuat pertanyaan audit internal ISO 9001:2015. Kita telah membahas pertanyaan khusus untuk unit kerja SDM (apapun nama unit kerja tersebut di perusahaan anda). Kita telah menentukan bahwa unit kerja SDM ini mempunyai persyaratan yang ada di klausul 7 tepatnya 7.1.1, 7.1.2 serta 7.2. Dengan pertanyaan dasar dari klausul tersebut maka setidaknya kita telah mempunyai 10 pertanyaan tanpa melibatkan proses SDM lainnya seperti proses mutasi, proses penilaian kinerja dan proses pemutusan kerja atau proses lainnya yang menjadi tanggung jawab unit kerja SDM di perusahaan anda

Berikutnya kita akan memasuki syarat no 3 untuk membuat pertanyaan audit internal yaitu mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memehami persyaratan tersebut di klausul ISO 9001:2015. Ini terkait dengan persyaratan umum yang ada di klausul 4,5,6,9 dan 10. 

3. Mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memahami proses tersebut terkait dengan persyaratan apa dalam ISO 9001:2015?

Seperti tulisan pertama, persyaratan umum adalah persyaratan yang harus diterapkan oleh semua unit kerja tanpa terkecuali. Persyaratan ini harusnya ditanyakan tapi seringnya tidak ditanyakan oleh auditor internal karena lebih fokus bikin pertanyaan tentang persyaratan khusus.  Sesuai dengan format High Level Structure maka penerapan ISO 9001:2015 ketika akan dikonfirmasi pemenuhannya maka setidaknya anda harus membagi menjadi 3 kelompok besar pertanyaan yaitu 

Kelompok 1 : Kelompok pertanyaan tentang perencanaan proses di unit kerja

Kelompok 2 : Kelompok pertanyaan tentang persyaratan khusus di unit kerja
Kelompok 3: Kelompok pertanyaan tentang persyaratan kinerja dan improvement di unit kerja 

Jadi anda harus menanyakan sekilas tentang klausul 4, klausul 5, dan klausul 6 terlebih dahulu kemudian baru menanyakan tentang pertanyaan khusus yang tergantung dengan unit kerja yang menjadi auditee lalu menanyakan tentang kinerja dan proses perbaikan (klausul 9 dan 10) setelah pertanyaan khusus

Pertanyaan klausul 4 

Fokuskan pertanyaan klausul 4 pada pertanyaan di klausul 4.1 dan 4.2, dengan pertanyaan tentang

• apa saja isu internal dan atau eksternal yang berkaitan dengan unit kerja SDM? (atau silahkan ganti unit kerjanya sesuai dengan unit kerja auditee) 
• siapa saja yang pihak terkait (eksternal perusahaan) yang terkait dengan SDM?
• Apa saja yang dilakukan unit kerja untuk merespons 4.1 dan 4.2 ? 

Kita telah menambah 3 pertanyaan untuk bagian SDM terkait klausul 4

Pertanyaan klausul 5

Pada klausul 5 anda dapat menanyakan tentang

• respons unit kerja terhadap komitmen pimpinan dalam menerapkan ISO 9001
• bagaimana respons terhadap fokus pelanggan di unit kerja tersebut 
• Bagaimana dengan tugas dan tanggung jawab setiap jabatan di unit kerja tersebut

catatan bold : 

1. Karena bagian SDM sering terlibat dalam desain job description maka pertanyaan ini bisa di digali lebih dalam dengan memeriksa proses penentuan tugas dan jabatan dalam setiap jabatan yang ada di perusahaan. 
2. Pertanyaan ini tidak signifikan bila audit dilakukan di instansi pemerintah yang mempunyai job desc yang sudah ditetapkan oleh peraturan 

Pertanyaan klausul 6

Pertanyaan pada klausul ini fokus pada identifikasi risiko dan peluang yang ada di unit kerja tersebut

• risiko dan peluang apa saja yang teridentifikasi pada unit kerja? 
• apa saja tindakan yang telah dilakukan untuk antisipasi risiko/peluang? 
• sejauh mana tindakan telah dilakukan ? 
• Bagaimana efektifitas tindakan yang telah dilakukan? 

Dengan demikian anda sudah mendapatkan 10 pertanyaan awal sebelum memasuki pertanyaan khusus tentang unit kerja SDM 

Pada bagian akhir dari sesi pertanyaan, anda bisa menanyakan tentang kinerja dan perbaikan 

Pertanyaan klausul 9 

Fokus pada pertanyaan di klausul 9.1.

• apa saja parameter kinerja unit kerja SDM (yang akan dilaporkan pada audit internal)?
• pemeriksaan data kinerja dan analisa kinerja yang telah dilakukan

Pertanyaan Klausul 10

•  Amati proses improvement pada data kinerja di klausul 9 
• konfirmasi proses perbaikan yang telah dilakukan

Pertanyaan klausul 9 dan klausul 10 adalah inti dari sistem manajemen dari ISO, bagaimana setiap unit kerja melakukan proses perbaikan pada kinerjanya dengan mengutamakan data serta perencanaan proses perbaikan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang.  

Kita telah selesai menyusun pertanyaan untuk bagian SDM, susunan pertanyaan dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi misalnya anda menanyakan pertanyaan tentang job description, kemudian dilanjutkan dengan kesesuaian personil dengan job desc lalu langsung masuk dalam kinerja.  Tidak perlu mengurutkan dari klausul 4 hingga klausul 10, biarkan mengalir sesuai dengan situasi dan kondisi dari proses audit yang dilakukan. Bila anda menghadapai momen "hampa" alias "bingung mau bertanya apa lagi" berarti saat itu lah anda menoleh pada daftar pertanyaan alias check list yang telah disiapkan untuk memastikan semua persyaratan telah ditanyakan. 

Dari bagian 1 dan bagian 2 ini maka kita setidaknya telah membuat 24 pertanyaan tanpa menambahkan pertanyaan variasi sesuai dengan perkembangan situasi audit. Anda pada saat mengaudit bikin daftar pertanyaan berapa? Semoga tidak minder setelah membaca tulisan ini hehehe 

catatan : ke 2 tulisan bersambung ini merupakan penyesuaian dari tulisan bagaimana membuat pertanyaan audit internal? untuk melengkapi dan menyesuaikan dengan perkembangan struktur persyaratan ISO yang telah menggunakan High Level Structure