Menilai Kesesuaian - Ketidaksesuaian dalam audit bagian 1 dari 2 tulisan

complete - correct - consistent -current document information

Anda pernah menjadi auditor internal di organisasi anda? Kalo pernah berarti anda melakukan penilaian apakah jawaban auditee itu sesuai / tidak sesuai selama audit. Kalau sesuai anda akan melanjutkan pertanyaan audit, bila tidak sesuai anda akan membuat ketidaksesuaian / temuan audit. Nah pertanyaannya adalah bagaimana anda menilai apakah jawaban auditee dikategorikan sesuai atau tidak sesuai??

Pada dasarnya kesesuaian atas sebuah persyaratan telah kita sama2 ketahui bahwa kondisi yang diaudit harus memenuhi unsur berikut agar dinyatakan sesuai (dengan persyaratan)

a. Kesesuaian dokumen dengan standar yang di jadikan kriteria audit

b. kesesuaian implementasi dengan dokumen DAN kriteria audit

Yang dimaksud kriteria audit adalah standar sistem manajemen yang dijadikan acuan / benchmark / perbandingan dalam implementasi sistem manajemen. Bisa dalam bentuk standar ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO/IEC 17025: 2017 dst.Pada bagian (b) diatas saya juga menekankan kata "DAN" karena ada beberapa kasus sebuah implementasi memang tidak menyalahi dokumen tetapi ternyata implementasi tersebut tidak sesuai dengan persyaratan ISOnya.

baca seri persyaratan ISO 19011:2018 di https://tripconsultant.blogspot.com/2019/01/iso-190112018-panduan-audit-sistem.html

ISO 19011:2018 memberikan sedikit panduan bagaimana menilai apakah sebuah proses dinyatakan sesuai dengan persyaratan atau tidak. Terdapat 4 kategori yang harus dijadikan filter untuk memastikan implementasi yang berjalan sudah sesuai dengan persyaratan. Kategori tersebut kita singkat aja dengan istilah 4C yaitu :

1. Complete
2. Correct
3. Consistent
4. Current

Kita bahas 1-1 yah pengertian dan bagaimana cara kita melakukan proses tersebut selama pelaksanaan audit. fyi tulisan ini adalah dari sisi pandang auditor atau saat anda belajar menjadi auditor bukan dari sisi pandang anda sebagai auditee

1.Complete

Seluruh hal yang dilaksanakan oleh proses telah dimasukkan dalam  rangkaian dokumen.

Pada bagian ini kita melakukan cross check apakah implementasi yang dilaksanakan telah sesuai dengan prosedur yang dibuat. Cara melakukan pemeriksaannya sangat sederhana, anda mengajukan pertanyaan terbuka dan kemudian meminta auditee untuk menjawab. Pertanyaan bisa dimulai dengan "proses apa saja yang dilaksanakan oleh unit kerja dari auditee?" anda beberapa kemungkinan jawaban dari pertanyaan ini tapi apapun kemungkinannya anda bisa meminta auditee untuk menjelaskan lebih detil tentang proses yang dilaksanakan

skenario audit :

A1 = auditor , A2 = Auditee (unit kerja bagian pembelian / procurement / purchasing)

A1. "proses apa saja yang dilaksanakan oleh bagian purchasing?"

(alt 1)A2. menangani proses pembelian

(alt2)A2. melakukan pembelian dan pencarian supplier

(alt3)A2. Mengajukan usulan pembelian ke pimpinan lalu melakukan pembelian pada supplier tetap

A1. Ceritakan urutan proses pembelian dimulai dari permintaan barang / jasa dari unit kerja lain !

Selama auditee menceritakan proses pembelian maka auditor dapat melakukan cross check terhadap urutan proses yang dilakukan. 

Pada titik ini sebagai auditor anda dapat melakukan konfirmasi terkait dengan proses yang tidak diceritakan tapi tertulis dalam prosedur. 

"Apakah ada batas wewenang pembelian? misalnya pembelian dibawah 200 jt ditanda tangani /disetujui  manajer sedangkan pembelian diatas 200 jt ditanda tangani / disetujui oleh direktur"

Dari dialog pada saat audit ini lah kemudian anda dapat menilai apakah prosedur yang tertulis sudah cukum komplit untuk menceritakan keseluruhan proses

Konfirmasi selalu disarankan ketika auditee selesai bercerita tanpa memotong uraian yang diberikan oleh auditee. Tindakan untuk memotong uraian meski cuma sekedar konfirmasi cenderung akan membuat auditee kehilangan konsentrasi dalam bercerita. Jadi ini adalah tindakan tidak sopan sekaligus membuat auditee berpotensi melakukan kesalahan. Kecuali kalo anda punya dendam sama auditee. anda bisa memotong penjelasan, provokasi ataupun membully hihihi

kita lanjutkan keterangan correct, consistent dan consistent di tulisan berikutnya di https://tripconsultant.blogspot.com/2019/03/menilai-kesesuaian-ketidaksesuaian.html

tulisan ini juga telah diosting di www.trip-consultant.com , penulisan ulang diblog ini adalah sebagai mekanisme back up tulisan

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share 

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami