Perhatian :
harap baca tulisan pertama dulu tentang menilai kesesuaian - ketidaksesuaian dalam audit yang membahas tentang c pertama dalam 4c : complete sehingga mampu menentukan temuan audit sebelum melanjutkan membaca tulisan ini
Ketidak sesuaian - kesesuaian ini berlaku pada audit ISO 9001, ISO 14001, ISO 17025, ISO 22000, ISO 27001, ISO 37001 dan ISO 45001
Baik mari kita lanjutkan bagaimana cara menilai apakah suatu proses dianggap sesuai dengan persyaratan atau dianggap ketidaksesuaian (temuan) dalam pelaksanaan audit2.Correct
Isi dari dokumen telah mengikuti standar atau pun peraturan yang terkait.
Bagaimana kita mengetahui apakah dokumen sudah mengikuti standar / peraturan ? Ada beberapa hal yang dapat dilakukan
a. wawasan anda tentang peraturan, ini yang biasanya dimiliki oleh auditor dengan jam terbang yang cukup. Bagaimana kalo anda pemula? coba lihat alternatif b
b. Meminta auditee mengeluarkan daftar peraturan / standar yang dijadikan acuan dalam operasional perusahaan. Seluruh standar ISO sekarang telah memasukkan persyaratan kesesuaian peraturan / acuan sehingga auditee wajib membuat daftar peraturan tersebut
c. buka hp, tap browser, ketik peraturan / standar yang anda cari hehehe jaman internet seperti ini apa sih yang tidak bisa anda cari? :)
standar ISO terbaru ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO 22000, ISO 27001, ISO 37001, ISO 45001 secara jelas menggunakan aturan lokal sebagai rujukan dalam standar
3.Consistent
Rangkaian dokumen ( prosedur - Instruksi Kerja - formulir) konsisten
Menilai konsistensi dokumen itu membutuhkan pengalaman dan pengetahuan yang cukup. Saya pribadi tidak berusaha menasihati anda tentang pengetahuan karena dengan membaca blog ini berarti anda sedang berusaha menambah pengetahuan. Bagaimana dengan pengalaman? ini sih anda harus cari sendiri. Tapi ada beberapa tips yang bisa saya berikan terkait mencermati konsistensi dokumen
- Amati identitas dokumen. Ini bisa anda lihat dari judul dokumen, nomor dokumen tanggal berlaku, tanda tangan validasi dokumen serta bagaimana dokumen 1 dengan lainnya berhubungan dengan baik
- Pastikan anda memahami proses sejelas mungkin
- Perhatikan proses yang ada, prinsipnya adalah perpindahan atau transaksi data/barang dari 1 bagian ke bagian lain memerlukan validasi atau bukti serah terima yang biasanya di terjemahkan dalam bentuk formulir yang harus di isi
4.Current
Isi dari dokumen serta implementasi berisi data terkini (up to date)
Ini lebih sederhana, anda tinggal melihat tanggal dokumen yang ada. Tanggal dokumen ini bisa dilihat pada
- Tanggal berlaku dokumen
- Nomor revisi dokumen
- Tanggal pembuatan atau
- tanggal validasi formulir
Catatan : Di era teknologi ini, persiapkan diri anda untuk menghadapi perubahan cara / gaya / style dalam menyimpan dokumen. Dengan alasan kepraktisan atau pun kesadaran lingkungan serta ditunjang dengan teknologi yang semakin pesat anda TIDAK PERLU meminta SEMUA formulir untuk di cetak / print supaya menjadi bukti pelaksanaan sistem
Pada beberapa perusahaan, anda tentu akan bertemu dengan sistem informasi yang mendokumentasikan proses dalam bentuk soft copy / aplikasi sehingga anda bisa meminta ditunjukan filenya atau salinan filenya sebagai bukti. Pastikan anda memahami prinsip bahwa kelebihan sistem informasi adalah betapa mudahnya log / catatan pembuatan dokumen tercipta. Pastikan anda meminta kapan dokumen dibuat dan kapan dokumen telah dimodifikasi sesuai kebutuhan.
Tentunya catatan diatas tidak berlaku bagi teman2 auditor ISO 27001 ataupun ISO 20000 karena hal tersebut sudah menjadi hal yang umum bagi perusahaan yang menerapkan standar ISO 27001 dan ISO 20000. Sedangkan untuk audit ISO 9001, ISO 14001, ISO 17025, ISO 22000, ISO 37001, ISO 45001 mohon diperhatikan catatan diatas.
wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata..
kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami
0 comments