Prosedur Wajib dalam ISO 14001:2004

Dalam rangkaian postingan tentang ISO 14001:2004 saya sempat menjanjikan tentang prosedur2 yang wajib ada dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Sebenarnya bagaimana sih cara menentukan apakah prosedur tersebut wajib atau tidak dalam ISO 14001?? Caranya sebenarnya sederhana kita hanya memerlukan standar ISO 14001:2004 dan membacanya dengan seksama dalam tempo sesingkat2nya. Halaahhh knapa kayak teks proklamasi?? Hihihihi ;-D Klo lom punya standarnya, ambil sendiri yah di pojok kanan bawah blog ini, setelah donlot baru dilanjutkan bacaannya ;-)

Yuk kita lihat standarnya, langsung aja masuk ke bagian 4. Persyaratan Sistem Manajemen. Kita akan langsung ambil contoh dari persyaratan yang ada. Dibagian 4.1 dan 4.2 tidak ada kewajiban membuat prosedur tetapi ada kewajiban untuk membuat beberapa hal terkait dengan sistem. Kita ambil contoh 4.1 Persyaratan Umum ; disitu tertulis

 Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan lingkup sistem manajemen lingkungannya

 Dalam pengertian ini disebutkan bahwa lingkup sistem manajemen lingkungan harus di tetapkan dan di dokumentasikan. Untuk itu pernyataan untuk menetapkan ruang lingkup sistem harus di tulis atau di dokumentasikan untuk membuktikan bahwa kita telah menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di dalam perusahaan.

Sekarang kita lihat pada bagian 4.3.1 Aspek lingkungan tertulis :

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:.....

Ada tulisan “prosedur” nya kan?? Berarti ada kewajiban bagi anda untuk membuat prosedur !! Prosedur apa yang harus dibuat?? Liat lanjutan kalimatnya! Disitu anda di wajibkan membuat prosedur untuk mengatur sesuatu terkait identifikasi aspek (lihat point “a”) dan dampak penting (lihat point “b”). See..? sangat mudahkan untuk menentukan prosedur mana saja yang wajib ada di Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 ??  *nyengir sok bangga* hihihihihi

Ada pertanyaan yang muncul ke saya terkait pembuatan prosedur ini. Pertanyaan pertama “klo misalnya ada 2 point seperti ini apakah kita akan membuat 2 prosedur atau 1 prosedur?? Seperti jawaban saya pada tulisan sebelumnya “itu terserah lo !!! “ mau bikin 1 prosedur terkait identifikasi dampak serta di tambah 1 prosedur lagi terkait dampak penting dari lingkungan silahkan aja. Atau anda menggabungkan 2 persyaratan tersebut dalam 1 prosedur untuk memenuhi persyaratan menjadi Prosedur Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan itu sih terserah aja. Sekali lagi saya bilang bahwa tidak ada aturan baku dalam pembuatan prosedur, semuanya diserahkan kepada kebutuhan dan budaya dari perusahaan masing2. Pertanyaan kedua Lalu bagaimana dengan judulnya?? Apakah judulnya baku atau harus sesuai dengan persyaratan?? Ini sih tergantung selera dan kebutuhan juga. Kalau anda mau menuliskan Prosedur Aspek dan dampak  atau anda menuliskan lebih lengkap Prosedur Identifikasi Aspek lingkungan dan Dampak Lingkungan Penting yahhh terserah yang penting anda menuliskan judul yang sesuai dengan isinya untuk memudahkan identifikasi dokumen. Kalo pertanyaan tentang penomoran, pengesahan dan laen2nya silahkan anda liat cara dokumentasi pada topik ISO 9001 yahhh karena jawabannya sudah ditulis di situ. Sampe sini udah ngerti kan gimana cara menentukan prosedur wajibnya?? Kalo udah ngerti mari kita bikin daftar prosedur wajibnya

1. Identifikasi aspek dan dampak lingkungan ==> 4.3.1
2. Identifikasi dan Pemenuhan Peraturan ==> 4.3.2 ; 4.5.2
3. Komunikasi ==> 4.4.3
4. Pengendalian dokumen ==> 4.4.5
5. Tanggap darurat ==> 4.4.7
6. Pemantauan dan Pengukuran Lingkungan ==> 4.5.1
7. Pengendalian ketidaksesuaian ==> 4.5.3
8. Tindakan koreksi ==> 4.5.3
9. Tindakan pencegahan ==> 4.5.3
10. Pengendalian rekaman ==> 4.5.4
11. Audit ==> 4.5.5

Ada beberapa prosedur yang ternyata tidak diwajibkan dalam implementasi sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 tetapi sering dipunyai oleh perusahaan misalnya adalah “Prosedur tinjauan manajemen” . Prosedur ini tidak menjadi keharusan dalam persyaratan yang menjadi keharusannya adalah implementasi tinjauan manajemen, pokok bahasan tinjauan manajemen serta penyimpanan catatannya. Mengingat pentingnya metode dan tata cara pelaksanaannya maka banyak konsultan mewajibkan membuat prosedur ini untuk memastikan proses tinjauan manajemen berjalan sesuai dengan persyaratan.

 

Nah kira2 seperti itu prosedur2 yang wajib dalam sistem manajemen lingkungan iso 14001:2004. Pertanyaannya apakah dengan hanya mengandalkan prosedur wajib ini maka kita sudah bisa dapat sertifikat? Apakah harus di tambahkan dengan prosedur lain?? Saya selalu menjawab, yang wajib itu hanya sekedar persyaratan dasar sedangkan kita ingin mendapatkan manfaat dari sebuah sistem maka seharusnyalah kita mengidentifikasi prosedur2 tambahan selain yang wajib untuk memastikan sistem kita berjalan sesuai dengan yang di kehendaki. Meskipun mungkin awalnya hanya sekedar mendapatkan sertifikat alangkah lebih baiknya bila anda mendapatkan sebuah manfaat lebih besar bagi kemajuan perusahaan

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share 

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Read More

7 Tools : Dasar Statistika Kualitas

Lagi bosen ngomongin ISO, saya coba share tentang hal lain terkait dengan penerapan sistem manajemen yah...?? mau kan?? Ga mau gw jitak !!! hehehehe OK kita bahas yang paling dasar dulu yaitu statistika sederhana yang sangat membantu dalam proses perbaikan berkelanjutan. Haaahh perbaikan berkelanjutan??? Jadi masih ISO zul?? Hihihi bijimane lagi ?? ini kan blognya tentang ISO dan teman2nya makanya mau ga mau harus di isi terkait dengan penerapan ISO di perusahaan bukan masalah curhat percintaan !!! Rhyming?? I love rhyming

7 tools itu adalah : 

   

1. Lembar periksa (check sheet)
Didalam ISO kita mengenalnya sebagai form pemeriksaan atau daftar isian yang akan kita isi untuk memantau proses   

2. Stratifikasi

Ini merupakan penggabungan data sejenis untuk memudahkan perhitungan sekaligus menghilangkan bias / penyimpangan data

3. Diagram pareto

Hukum Pareto adalah hukum 80 : 20. Dengan asumsi bahwa dari 100 % data kita akan mengbil 20% data terbesar yang biasanya menyelesaikan 80% masalah. Terkait hukum ini bisa saja anda menemukan pola 90:10 atau pola 70:30 tapi ini tidak menjadi masalah besar.Karena penggunaan hukum ini cenderung untuk melakukan penyortiran pemilihan

4. Diagram tulang ikan / fishbone diagram / ishikawa diagram

Ini adalah diagram yang menggambarkan hubungan sebab akibat dari suatu masalah dengan kemungkinan penyebab masalah. Ditambah kombinasi dari prinsip 5 why dan 5 M (man, machine, methods, materialdan money), maka dari 1 masalah kita bisa menemukan puluhan penyebab serta mengurainya menjadi akar penyebab sebagai titik tolak perbaikan yang akan dilaksanakan

5.Histogram

Di hampir semua contoh di internet dan bahkan buku2 panduan histogram hanya melambangkan diagram balok yang berfungsi untuk menggambarkan kondisi data dengan grafik. Saya pribadi menganggap bahwa histogram harusnya adalah segala jenis pola grafik baik diagram batang(bar chart), diagram garis (line chart) atau grafik lain yang dapat menggambarkan kondisi data yang dikumpulkan

6.Diagram tebar (scatter diagram)

Sesungguhnya saya sering melewatkan diagram ini pada pola perbaikan dikarenakan diagram ini hanya ingin menunjukkan hubungan korelasi antar 2-3 faktor yang sebenarnya bisa dapat disimpulkan dari histogram yang dibuat. Kalo anda seorang pembelajar (mahasiswa atau junior), anda wajib membuat ini untuk menunjukkan korelasi antara penyebab dengan masalah. Tapi dalam penggunaan praktis model diagram ini sering dilewatkan. Terkecuali bila anda ingin menunjukkan data lebih komprehensif biasanya dalam kompetisi QCC atau GKM maka ini menjadi mutlak untuk di tunjukkan dalam upaya membuktikan bahwa anda tidak salah jalan

7.Peta kendali (control chart)

Nah ini adalah pola grafis yang berguna ketika anda sedang menyortir data atau ketika anda sedang melakukan tinjauan apakah perbaikan yang anda lakukan memang berjalan sesuai dengan jalurnya. Pola peta kendali inilah yang berkembang menjadi 6 sigma.

Pada awalnya 7 alat sederhana ini di kombinasikan dengan delapan langkah pemecahan masalah yang dikenal dengan nama DELTA (DELapan LAngkah Tujuh Alat) yang terdiri dari

1. Menetapkan masalah
2. Menetapkan target perbaikan
3. Menggambarkan kondisi aktual
4. Analisa sebab akibat
5. Merencanakan perbaikan
6. Melaksanakan perbaikan
7. Menganalisa hasil perbaikan  
8. Menetapkan standar

Oh ya terkait dengan 8 langkah ini, klo lo nemuin min 2 versi dari bagaimana melakukan langkah – langkah perbaikan masalah maka sebenarnya lo sedang menemukan pola Quality Control Cycle / Gugus Kendali Mutu versi jepang sebagai induk dari pola ini dan versi indonesia yang di adopsi dari versi jepang. Perbedaannya sederhana terkait dengan perencanaan dan pelaksanaan perbaikan. Di versi jepang tahapan perencanaan dipisahkan dengan pelaksanaan sedangkan di versi indonesia tahapan ini digabungkan. Atau bila juga lo menemukan beberapa perbedaan dari literatur yang lo baca, ini terkait dengan pola implementasi dari masing2 ahli Kualitas. Intinya sih sama aja yaitu pola PDCA ~ PDSA (S = standarisasi) dengan penjabaran tahap2 seperti tulisan di atas. Gw sendiri mencoba mengambil sesuai dengan pengalaman dan kebiasaan gw.Kemudian datanglah six sigma dengan kehebatannya yang ingin mencapai sesuatu yang sepertinya mustahil tapi memang benar bisa dilakukan selama kita mau J 7 tools mengalami perkembangan dengan penambahan teknik statistika yang lebih advance tetapi pola pemecahan masalah atau pola perbaikan berkelanjutan tetap pada koridor PDCA . Six sigma mengadopsi statisilk tingkat lanjut dengan penggunaan software untuk membantu perhitungan data. Pola yang di terapkan adalah

• Define (menentukan)
• Measure (mengukur)
• Analyze (menganalisa)
• Improve (perbaikan) dan  
• Controll (pengendalian)

Pada posting ini, gw cuma membahas 7 tools dan 8 langkah dalam implementasi ISO. Sedangkan penerapan six sigma gw masih mempertimbangkan untuk menulisnya dikarenakan gw mencoba memprioritaskan hal2 sederhana dulu dalam implementasi sistem manajemen. SO kira2 gitu dulu dasar pengenalan terhadap 7 alat statistik sederhana yang akan kita gunakan dalam perbaikan berkelanjutan yang menjadi nyawa dari sistem manajemen mutu, lingkungan dan K3. Tulisan berikut kita akan ngebahs implementasinya dalam sistem manajemen yang kita gunakan.

Catt : gambar2 7 alat ini akan segera gw upload untuk lebih memudahkan pemahaman segera setelah gw selesai bikin. Itu dengan catatan klo gw ga maleess lagi heehehehe

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share 

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Read More

OHSAS 18001:2007 Sistem Manajemen Keselamatan Kerja

Sistem Manajemen kesehatan dan keselamatan kerja merupakan sistem manajemen yang mempunyai ragam standar. Di indonesia kita mengenal SMK3 ~ Sistem Manajemen K3 yang berdasarkan peraturan menteri tenaga kerja no tahun 1996. Sedangkan dalam standar yang umum kita mengenal OHSAS ~ Occupation Health and Safety Assessment Series yang edisi terakhirnya terbit tahun 2007. Pada dasarnya standar ini merujuk pada standar Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2007 yang diterbitkan oleh ISO, yang kemudian di dibuat standar oleh British Standard Institute sebagai rujukan universal pengeloaan manajemen K3 mengingat begitu banyaknya standar K3 yang berlaku terutama di perusahaan perminyakan. Bagaimanapun inggris sebagai asal muasalnya standar ISO mempunyai wibawa yang cukup tinggi dalam mempengaruhi perkembangan standar di dunia internasional, apalagi standar yang di kreasikan pada OHSAS 18000 yang merujuk pada ISO 14000 mempunyai keluwesan yang cukup tinggi untuk di terapkan di seluruh organisasi tidak hanya terbatas pada perusahaan minyak saja. Selain merujuk pada ISO 14000, pola manajemen pada OHSAS 18000 juga merujuk pada standar ILO-OSH : 2001 Guidelines on occupational safety and health management system yang di tetapkan oleh ILO sebagai badan dunia di bawah PBB yang mengatur urusan ketenagakerjaan

Seperti yang dijelaskan di atas bahwa standar ini merujuk pada ISO 14000 dengan pola yang sama baik dalam prinsip manajemennya yang berlandaskan PDCA maupun pada pola uraian persyaratan. Perbedaan yang signifikan hanya terletak pada teknik analisa resiko yang dilakukan. Bila pada manajemen lingkungan kita mengenal analisa aspek dan dampak maka pada manajemen k3 kita mengenal identifikasi bahaya dan analisa resiko pekerjaan. Secara umum tingkat kedetilan pada analisa resiko lebih tinggi di bandingkan analisa aspek dan dampak dikarenakan posisi manusia sebagai faktor analisa dan pelaku proses yang lebih kompleks.

Kita lihat pola manajemen yang diterapkan pada gambar di bawah ini yang saya ambil dari standard dalam bahasa inggris

 

Tapi dikarenakan persyaran standar ini bukan resmi dari suatu lembaga resmi ISO maka anda tidak akan menemukan terjemahan resmi dari standar ini dalam bahasa indonesia. Meskipun begitu anda dapat menemui beberapa versi terjemahan bahasa indonesia yang dilakukan oleh individu individu tertentu untuk mmudahkan pemahaman dalam implementasi di lapangan. Jadi kalo anda merasa lebih jago dalam bahasa inggris, lebih baik anda mencari file standar tersebut yang dalam versi bahasa inggrisnya, sedangkan bagi saya yang bahasa inggrisnya pas – pasan yang sering merujuk pada om google dalam sebuah terjemahan mungkin akan lebih baik mencari terjemahan tidak resmi kemudian menafsirkan sendiri sesuai dengan vocabulary terbatas serta di tambah dengan pengalaman di lapangan.

Persyaratan standarnya seperti ISO 14000 adalah sebagai berikut :

0   Introduction
1   Scope
2   Normatife references
3   Terms and definitions
4   OH&S management system element
4.1    General Requirement
4.2    OH&S Policy
4.3    Planning
4.3.1     Hazard Identification, Risk Assessment and determining controls
4.3.2     Legal and other Requirement
4.3.3     Objectives and programs
4.4   Implementation and Operation
4.4.1     Resources, roles, responsibility, accountability and authority
4.4.2     Competence, training and awareness
4.4.3     Communication, participation and consultation
4.4.4     Documentation
4.4.5     Control of document
4.4.6     Operational control
4.4.7     Emergency, preparedness and responses
4.5    Checking
4.5.1     Performance measurement and monitoring
4.5.2     Evaluation of compliances
4.5.3     Incident investigation, non conformity, corrective action and preventive action
4.5.3.1     incident investigation
4.5.3.2     non conformity, corrective action and preventive action
4.5.4     control of record
4.5.5     internal audit
4..6   management review

Segini dulu yahhh nanti kita bahas impelementasinya di tulisan berikunya

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Read More

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg 3 dr 3 post)

Baiklah mari kita selesaikan manajemen lingkungan berbasiskan ISO 14001:2004. Pada bagian I kita membahas tahapan awal dari perencanaan sistem manajemen lingkungan dengan menetapkan peraturan terkait lingkungan dan operasional perusahaan serta membangun pondasi sistem dengan menetapkan aspek lingkungan dalam operasional perusahaan. Sedangkan pada bagian II kita membahas tentang operasional perusahaan, pelaksanaan tnaggap darurat serta dokumentasi dan rekaman yang diperlukan dalam menjalankan sistem

Pada bagian III ini kita ngebahas tahapan Check dan Action atau tahapan review dan perbaikan sesuai dengan prinsip PDCA pada setiap sistem manajemen ISO. Dan seperti pada sistem lain ada tahapan pengukuran kinerja, tahapan pemeriksaan / audit serta bagaimana melakukan tindakan perbaikan dan selanjutnya mengkonklusikan semua dalam sebuah rapat tinjauan manajemen sebagai puncak siklus.

So, udah paham kan big picture dari sistem manajemen lingkungan ini?? Kalau udah paham berarti tulisan ini selesai sampe sini. Lohh..lohhh?? kan belum dijelasin detil..!!! hahaha iya ini mau di jelasin sedikit lebih detil tahapan pemeriksaan dan reviewnya.. gitu aja ngambek !! hihihihihi :p baiklah kita mulai detilnya yah ..

4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran

Tahapan ini mensyaratkan kita melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap indikator lingkungan yang mungkin dapat mempengaruhi lingkungan di sekitar perusahaan. Indikatornya darimana?? Siapa yang netapin?? Dari lo lah ..yang netapin lo juga!! Loh what the kamsud?? Gini.. anda kan udah bikin analisa dampak lingkungan, berarti ada dong hal – hal yang yang menjadi sorotan atau perhatian dari analisa dampak tersebut..Dari aktivitas – aktivitas perusahaan yang di analisa dampak lingkungannya tersebut, kita menetapkan apa aja yang menjadi indikator dari pencemaran lingkungan. Kemudian tetapkan nilai ambang batasnya setelah itu anda mengukur inidkator lingkungan tersebut secara berkala.Penetapan nilai ambang batas ini sebenarnya bisa saja di tentukan baik dari sisi pengetahuan, akademis ataupun hal lainnya. Akan tetapi untuk kesepakatan bersama dan tidak mengundang perdebatan panjang, lebih baik anda membuka – buka dokumen peraturan perundang – undangan anda dan liat ada ga yang menetapkan nilai ambang batas. Cobalah minta keterangan dari bplhd setempat untuk menetapkan nilai ambang batas yang ingin ditetapkan. Yang pasti untuk limbah – limbah berbahaya (B3) umumnya ambang batasnya adalah 0 (nol)

4.5.2 Evaluasi penaatan

Pada bagian I kita udah membahas bagaimana cara kita melakukan identifikasi peraturan serta melakukan pemutakhiran terhadap data – data peraturan yang akan kita taati. Nah pada klausul ini, kita diminta untuk melakukan evaluasi sejauh mana peraturan – peraturan tersebut kita taati. Secara tersirat disini anda diminta untuk mendemonstrasikan / membuktikan bahwa anda memang telah mentaati peraturan perundangan yang berlaku terkait operasional perusahaan. Dalam hal ini kita bisa membuat tabel sederhana yang berisi daftar peraturan kemudian pada kolom berikutnya anda menguraikan secara singkat hal – hal yang harus di taati kemudian anda tambahkan kolom pencapaian perusahaan dalam mentaati perusahaan.

Nah bagaimana kalau anda tidak mentaati?? Apakah anda tidak mendapatkan sertifikat ISO?? Atau sertifikat ISO anda di batalkan ?? konsep dari sistem manajemen ISO adalah perbaikan berkelanjutan / continuous improvement. Artinya bila kita memberi skala 1-10 dengan skala terendah (nilai 1) anda tidak mentaati peraturan sama sekali dan skala tertinggi (nilai 10) anda bener2 mentaati seluruh peraturan maka anda tidak perlu mendapatkan nilai 10 untuk mendapatkan sertifikat. Bila anda hanya mentaati peraturan hanya sebagian kecil (anggaplah anda mendapatkan nilai 3 dalam hal mentaati peraturan) selama anda mempunyai dan menjalankan sistem maka anda telah memenuhi persyaratan ini untuk mendapatkan sertifikat ISO. Akan tetapi seperti namanya yaitu perbaikan berkelanjutan maka setiap tahun pada saat audit anda harus mendemonstrasikan pencapaian anda yang semakin meningkat dalam pentaatan peraturan. Bila tahun ini angka di nilai 3 (skala 1-10) maka tahun berikutnya anda minimal mempertahankan angka 3 dan atau lebih baik menjadi 4, 5 dst

4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

Dan..seperti pada sistem manajemen ISO lain. Bila anda..

    - menemui kesalahan dalam pelaksanaan prosedur atau
    - ingin melakukan perbaikan terhadap prosedur atau operasional anda atau
    - melihat bahwa indikator lingkungan anda melewati ambang batas atau
    - belum mentaati peraturan lingkungan atau
    - melihat potensi pencemaran lingkungan atau
    - dll terkait bagaimana anda melihat sesuatu yang perlu perbaikan

maka sebaiknya anda melakukan proses identifikasi atas ketidaksesuaian, penyebab / penyebab potensial kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas ketidaksesuaian yang telah terjadi. Metode dan cara penentuan ketidaksesuaian, penyebabnya serta proses perbaikan dan pencegahannya silahkan anda tentukan sendiri. Yang pasti ada beberapa hal yang menjadi acuan seperti

    ~ identifikasi ketidaksesuaian yang jelas
    ~ identifikasi penyebab yang jelas
    ~ usulan perbaikan dan pencegahan yang jelas
    ~ Pengusul perbaikan (orang yang mengusulkan tindakan perbaikan)
    ~ Pelaksana perbaikan
    ~ Tanggal usulan perbaikan
    ~ Tanggal rencana tindakan / batas penyelesaian tindakan
    ~ Evaluasi terhadap keefektifan tindakan perbaikan dan pencegahan

Bila deskripsi di atas telah anda penuhi maka sistem review atas kasus – kasus yang muncul telah anda jalankan dan anda telah memenuhi persyaratan ini. Disinilah anda membuktikan proses perbaikan berkelanjutan berjalan dengan apik di tempat anda bukan sekedar gagah2an sertifikat ISO 14001:2004

4.5.4 Pengendalian rekaman

Rekaman atau catatan atau bukti pelaksanaan atas pelaksanaan sistem merupakan sesuatu yang selalu di jadikan acuan auditor dan atau orang lain yang ingin mengetahui apakah kita telah menjalankan sistem manajemen lingkungan secara baik dan benar. Identifikasi atas rekaman seperti

    * Nama formulir / rekaman
    * penomoran untuk mempermudah identifikas
    * metode penyimpanan terhadap rekaman
    * termasuk bagaimana pemusnahan, masa berlaku, masa kadaluarsa rekaman

 

dapat anda atur dalam prosedur pengendalian rekaman sebagai pedoman dalam mengelola rekaman / catatan / formulir yag anda punyai. Saya udah cerita banyak soal rekaman dan dokumen pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada bagian lain blog ini. Pada dasarnya semuanya sama sehingga anda bisa mempelajari soal pengendalain atas dokumen dan rekaman pada posting sebelumnya. Tetapi mungkin suatu saat kita akan membahas ISO TR 10013 : 2001 tentang pedoman dalam melakukan dokumentasi sistem secara keseluruhan. Ingetin yeee..kalo gw lupa hehehehe

4.5.5 Audit Internal

Nah audit internal ini sama juga dengan sistem ISO lain bahwa anda membuat rencana audit tahunan, rencana pelaksanaan secara detil kemudian melakukan audit dengan tujuan

   -  membandingkan antara persyaratan dengan dokumentasi
   -  membandingkan antara dokumentasi dengan pelaksanaan
  - mengukur sistem serta melakukan continuous improvement / perbaikan berkelanjutan dalam proses menjalankan sistem

Hasil audit nanti di laporkan dalam tinjauan manajemen

4.6 Tinjauan manajemen

Begitu juga tahapan ini, tinjauan manajemen dilakukan sebagai pertemuan antara pelaksana sistem dan top management untuk berdiskusi dalam menyelesaikan masalah atau menindak lanjuti perkembangan sistem terkini. Pelaksanaan tinjauan manajemen sama dengan sistem lainnya dengan topik bahasan yang mirip yaitu :
 

1. hasil audit internal dan evaluasi pentaatan peraturan 

2. komunikasi dari pihak eksternal 

3. kinerja lingkungan hasil monitoring indikator lingkungan

4. tingkat pencapaian tujuan dan sasaran

5. status tindakan perbaikan dan pencegahan 

6. tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya 

7. perubahan terkait sistem spt peraturan, kondisi lingkungan dll 

8. rekomendasi perbaikan  
 

Epilog :
Pada dasarnya sistem manajemen lingkungan ini hmpir sama dengan sistem manajemen lainnya, meskipun harus di akui dari tataran operasional ada beberapa prosedur yang berbeda dengan sistem manajemen mutu atau lainnya. Dari tulisan – tulisan yang mirip terkait topik – topik yang selalu ada dalam standar manajemen ISO semoga anda dapat mendapatkan gambaran keseluruhan / pola / model dari pelaksanaan sistem manajemen ISO. Secara umum anda akan menemukan prosedur /proses / sistem;
 

   - pengendalian dokumen
   - pengendalian rekaman
   - tindakan koreksi
   - tindakan pencegahan
   - audit internal serta tinjauan manajemen

 

pada tiap – tiap jenis standard manajemen ISO yang berlaku. Oleh karena itu, sekali lagi saya tekankan bahwa sistem ini sebenarnya mudah dan dapat di aplikasikan dalam setiap jenis perusahaan. Hanya saja bagaimana kepentingan perusahaan dalam menerapkan sistem ini berpulang kembali pada komitmen manajemen sebagai dasar dari penerapan sistem. Dan pada tahapan awal penerapan sistem, anda tidak perlu sempurna karena sistem ini selalu memaksa anda untuk melakukan perbaikan. Otomatis yang pertama kali yang perlu di lakukan adalah membuat dan menjalankan sistem. Bukan berkutat pada apakah sistem ini telah sempurna atau tidak. Yang penting adalah proses menuju kesempurnaan bukan kesempurnaan itu sendiri :)

Sebagai tambahan mungkin nanti akan saya coba tambahkan perkiraan prosedur yang hendaknya dibuat dalam menjalankan sistem manajemen lingkungan. Tapi sekali lagi sebelumnya saya mohon maaf kalao terkesan omdo jika beberapa bulan kemudian saya belum posting apa yang saya pikirkan saat ini. Seperti kasus tulisan ini, akibat terkendala tingkat kemalasan dan mood menulis maka saya baru menyelesaikan tulisan manajemen lingkungan ini selama hampir 6 bulan. Hiks hiks prestasi menyedihkan bagi seorang penulis meskipun seorang penulis amatir :D

iklan amazon lagi ahhhh

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

wrote by zulkhaidarsyah with spririt4share
semua ilmu adalah milik Allah semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Read More

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg 2 dr 3 post)

Wahhh udah lama banget ga posting sesuatu di blog ini. Beginilah penulis amatiran, suka slengean dan moodyan dalam menulis. Padahal harus di akui menulis adalah salah satu bentuk kegiatan yang bermanfaat meskipun biayanya besar. Yups bagi gw, menulis itu biayanya besar karena pertama harus meluangkan waktu dan pikiran untuk sebuah kegiatan di depan komputer abis itu harus menyiapkan sesajen dalm bentuk kopi segelas besar dan rokok 234 sebungkus bagi otak dan kemauan gw hehehe lom lagi klo di hitung biaya listrik dan pengeluaran akibat abang2 yang sering godain gw dengan teriakan siomay ataw bakso atau apalah :D

Yuk kita lanjutkan seri ISO 14001:2004 yang ada di halaman ini.

4.4 Penerapan dan Operasi

4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab dan wewenang

Bagian ini adalah bagian yang menjelaskan bagaimana perusahaan berkomitmen dan menetapkan personil – personil dalam perusahaan. Dan karena kita bicara manajemen lingkungan, maka di harapkan peran dan tanggung jawab dari setiap jabatan hendaknya di beri tambahan dalam lingkup manajemen lingkungan.Akan tetapi yang paling utama dari persyaratan ini adalah bagaimana perusahaan menunjuk 1 personil khusus dalam mengelola serta bertanggung jawab dalam manajemen lingkungan. Kalo perusahaan anda cuma menerapkan ISO 14001:2004 maka silahkan tunjuk 1 orang sebagai wakil manajemen / management representative untuk bertanggung jawab, akan tetapi klo anda sudah menerapkan standar lain mis : OHSAS atau sistem K3 lainnya silahkan gabungkan tugas dan tanggung jawab tersebut pada personilnya. Kenapa di gabungkan?? Seperti yang pernah gw tulis, persyaratan OHSAS itu hampir sama dengan persyaratan ISO 14001:2004 bahkan bisa di bilang identik. Perbedaannya hanya pada fokus manajemennya yaitu lingkungan atau K3.

Personil yang ditunjuk perusahaan wajib mengelola dan melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan di perusahaan seperti tugas2 MR pada sistem ISO lainnya.Dan seperti sistem ISO lainnya juga, harus ada bukti tertulis yang menetapkan personil tersebut. Umumnya dalam bentuk SK atau surat pengangkatan / penunjukan yang berisi nama personil serta tugas – tugas yang harus di jalankannya. Btw terkait surat pengangkatan ini ada sesuatu yang di awalnya tidak berpengaruh apa-apa tapi lama kelamaan di sadari makin memberatkan personil tersebut. Umumya SK pengangkatan ini mencantumkan tanggal dimulainya personil tertentu memangku jabatan akan tetpi tidak pernah mencantumkan sampai kapan personil tersebut menduduki jabatan tersebut. Sehingga bisa di bilang bahwa personil tersebut di angkat menjadi MR atau HSE untuk seumur hidup. Kalau untuk jabatan lain perusahaan yang mana personil memang dibayar / digaji maka ini tidak akan menjadi persoalan tetapi untuk jabatan MR / HSE yang (sering kali) hanya penambahan tugas dan jabatan tanpa diikuti tunjangan maka ini menjadi kegelishaan tersendiri pada 2-3 tahun mendatang. Apalagi umumnya pada periode awal penerapan sistem selalu di minta personil yang mempunyai jabatan tinggi sehingga dapat mempengaruhi jalannya sistem. Pada saat periode kesibukan meningkat maka terkadang sistem tidak dapat berjalan. Untuk itu saya sering menganjurkan pada saat penerapan awal SK yang di tulis adalah SK yang berdasarkan periode waktu tertentu dan di kemudian hari bila sistem telah berjalan stabil maka dapat diganti dengan personil lain baik sebagai regenerasi ataupun sebagai pengalihan tugas lainnya

 

4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran

Untuk kompetensi, anda pasti sudah tau bahwa personil yang di tunjuk dalam pelaksanaan sehari – hari harus mempunyai kemampuan dalam manajemen serta mempunyai kemampuan dasar dalam masalah lingkungan. Umumnya klien yang saya pegang akan saya berikan materi dasar lingkungan terkait dengan operasional perusahaan sebagai bukti penerapan persyaratan ini. Bila memang tidak ada pelatihan tersebut cobalah untuk membeli atau mencari referensi 2 umum soal lingkungan serta mencoba mempelajarinya untuk membuktikan bahwa anda tidak buta dalam lingkungan

Sedangkan untuk pelatihan, sama dengan persyaratan lain. Anda di minta untuk membuat suatu program pelatihan terkait dengan lingkungan. Program pelatihan ini biasanya disesuaikan dengan program tujuan dan sasaran perusahaan mis: anda membuat pelatihan tentang pengelolaan sampah, atau tentang cara produksi bersih atau terkait dengan pengurangan pencemaran dsb. Mengingat kondisi di Indonesia kita yang tercinta ini yang sering tidak peduli pada lingkungan, maka cobalah di tahun – tahun awal pelaksanaan sistem anda membuat program kesadaran akan pentingnya lingkungan serta pelatihan yang terkait. Hal ini juga sekaligus untuk memenuhi persyaratan program kesadaran lingkungan

4.4.3 Komunikasi

Komunikasi biasanya terdiri dari komunikasi internal dan eksternal. Untuk komunikasi internal anda dapat memasukkan unsur lingkungan pada safety meeting (bila anda menerapkan K3 juga) atau anda membuat program bulanan dalam melakukan kesadaran lingkungan di tempat kerja anda. Pertemuan bulanan ini biasanya membahas tentang tujuan perusahaan dalam lingkungan, apa yang harus dilakukan, apa sumbangsih karyawan serta jangan lupa sampaikan prestasi dan pencapaian yang telah dilakukan untuk memotivasi karyawan dalam pelaksanaan sistem

Untuk komunikasi eksternal, sangat tergantung resiko dampak lingkungan akibat operasional perusahaan. Untuk perusahaan yang mempunyai limbah tidak signifikan atau berdampak lingkungan kecil serahka saja masalah komunikasi eksternal ini pada MR atau HSE. Akan tetapi bila dampak lingkungannya cukup besar sepertinya anda harus menyusun suatu aturan terkait kemungkinan pencemaran lingkungan yang dikaitkan dengan tim tanggap darurat. Yahh seperti anda tau, kerusakan lingkungan yang mungkin terjadi selalu menjadi sorotan dari pihak eksternal perusahaan. Karena dengan dalih 'tidak rela' terkena dampak tp tidak mendapatkan keuntungan apapun maka banyak LSM, pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya yang sangat galak dalam menuntut perusahaan bila perusahaan melanggar undang – undang lingkungan atau bahkan mencemari lingkungan. Dan saya sungguh berharap anda tidak terkena class action atas tuduhan pencemaran lingkunga J

4.4.4 Dokumentasi

 Cakupan dokumen secara umum adalah Manual, prosedur, Instruksi Kerja, Formulir. Manual berisi kebijakan perusahaan dalam menerapkan persyaratan yang ditetapkan oleh ISO 14001:2004 , prosedur adalah tata cara kerja dalam melakukan proses tertentu yang melibatkan 2 / lebih bagian/dept/org sedangkan instruksi kerja adalah tata cara kerja yang di lakukan oleh 1 atau 2 orang yang kemudian di ikuti oleh formulir sebagai bukti tertulis bahwa anda telah melaksanakan proses sesuai dengan prosedur ataupun instruksi kerja.

4.4.5 Pengendalian dokumen

 Pengendalian dokumen umumnya berupa prosedur yang membahas

• Bagaimana pembuatan dokumen baru
  
• Metode pengesahan dokumen (pastikan ada verifikasi dan atau validasi)
  
• Metode untuk revisi dokumen
  
• Metode dalam identifikasi dokumen
  
• Metode penetapan dokumen eksternal
  
• Metode penyimpanan dokumen
  

Lebih lengkapnya dapat anda lihat pada tulisan ISO 9000 yang ada pada posting sebelumnya

4.4.6 Pengendalian Operasional

 Persyaratan ini meminta anda untuk melakukan pengendalian atas dampak lingkungan yang terjadi pada operasional perusahaan. Umumnya anda di minta untuk menambahkan aturan – aturan terkait lingkungan dalam prosedur operasional anda. Atau bahkan di salah satu klien saya harus merombak cara operasional yang dilakukan karena sangat berdampak lingkungan. Kebetulan saya pernah mendapatkan klien kontraktor pertambangan, maka saya memaksa mereka untuk mengubah cara melakukan land reform yang dilakukan atas bekas2 galian yang timbul. Begitu juga cara pengangkutan dari pertambangan ke pengelolaan yang saya nilai cenderung mencemarkan lingkungan. Memang sangat tergantung situasi dan kondisi perusahaan. Terkadang malah sedikit membingungkan akan tetapi sebenarnya semua itu mudah dilakukan dengan cara anda melakukan inventarisasi peraturan pemerintah terkait operasional anda. Saya bisa pastikan kepada anda bahwa negara kita Indonesia sangat rajin melakukan pembaharuan aturan terkait lingkungan meski kita2 sama2 tau bagaimana lemahnya dalam sisi implementasi peraturan J

Terkait dengan operasional ini juga, secara umum saya menambahkan aturan terkait pengelolaan limbah B3 dan non B3 (karena semua perusahaan pasti punya limbah kan?? :D ) baru biasanya diikuti dengan prosedur lain seperti penghematan sumber daya (air, listrik, kertas dll). Untuk prosedur lainnya?? Bikin sendiri yahhh karena gw ga tau perusahaan lo bergerak di bidang apa hehehe

4.4.7 Kesiagaan dan tanggap darurat

Kesiagaan dan tanggap darurat disini terkait dengan "jika" terjadi sesuatu yang mengakibatkan pencemaran lingkungan. Terkadang prosedur ini bias dengan kesiagaan dan tanggap darurat pada sistem K3. Mungkin perlu di jelaskan seperti contoh baru2 ini terjadi kebakaran tangki minyak pertamina. Dari sisi K3 ada prosedur tanggap darurat terkait dengan kemungkinan kecelakaan kerja yang terjadi selama kebakaran. Akan tetapi dari sisi manajemen lingkungan, yang harus di perhatikan adalah prosedur bagaimana kebakaran itu tidak merambat ke tempat lain (rumah penduduk, lahan pertanian atau pencemaran tumpahan minyak ke laut atau sungai)

Metode, langkah – langkah serta bagaimana mnjelaskan kepada publik sebagai stakeholder dari operasional perusahaan di jelaskan dalam prosedur kesiagaan dan tanggap darurat ini. Anda juga bisa menambahkan susunan anggota tim reaksi cepat sebagai penanggung jawab bila terjadi insiden / kejadian. Struktur komando yang jelas, personil, tugas dan tanggung jawab masing2 berikut nomor2 telpon penting yang dapat segera dihubungi menjadi persyaratan dalam memastikan perusahaan siaga dan cepat tanggap dalam keadaan darurat.

Untuk memastikan bahwa prosedur ini berjalan efektif pada saat kejadian, maka perusahaan juga menyusun rencana pelatihan tanggap darurat sesuai dengan kepentingan masing2. Rencana pelatihan ini dijalankan, di evaluasi sesuai dengan persyaratan pelatihan pada klausul 4.4.2 (lihat bahasan sebelumnya)

 

4.5 Pemeriksaan

4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran

4.5.2 Evaluasi penaatan

4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

4.5.4 Pengendalian rekaman

4.5.5 Audit Internal

4.6 Tinjauan manajemen

Nah 6 topik di atas yang cuma kliatan judulnya doang, di bahas pada tulisan berikutnya yahhhh J

wrote by zulkhaidarsyah with spririt4share

semua ilmu adalah milik Allah semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

waktunya iklan..nnnnnnn...

Read More