Klausul 7 ISO 45001:2018 : Dukungan

DUKUNGAN

Dukungan atau supporting adalah klausul 7 ISO 45001:2018 yang memulai persyaratan ISO 45001 pada komponen perusahaan yang terlibat.Klausul 7 ini secara umum isinya sama dengan persyaratan standar ISO lainnya, Tapi terkait sumber daya infrastruktur, kita akan lebih spesifik di persyaratan ini 

7.1 Sumber Daya 

Persyaratannya sederhana tapi efeknya kadang nyebelin 😢

The organization shall determine and provide the resources needed for the establishment, implementation, maintenance and continual improvement of the OH&S management system

kata "resource" atau sumber daya terlalu luas. Dalam ilmu manajemen, kata sumber daya mengandung 5 hal yang harus dikendalikan. yaitu Man, Money, Method, Material dan Machine. Dengan pengertian yang luas seperti ini maka bisa jadi saat ada kesalahan di salah satu hal tersebut akan menjadi temuan. Tapi sebenarnya, tiap faktor sumber daya itu dapat di jelaskan dalam klausul ISO 45001:2018 ini. Karena itu bagian ini sering ga ditanya tapi fokus pada penerapan di sisi lapangan

Dokumentasi

Seperti diatas maka dokumentasi yang dilakukan nanti akan terlihat pada klausul - klausul lain contoh untuk "man" alias pekerja anda bisa melihat pada klausul 7.2 kompetensi

7.2 Kompetensi 

Kompetensi dapat dijabarkan dengan persyaratan sbb 

a) determine the necessary competence of workers that affects or can affect its OH&S performance;
b) ensure that workers are competent (including the ability to identify hazards) on the basis of appropriate education, training or experience;
c) where applicable, take actions to acquire and maintain the necessary competence, and evaluate the effectiveness of the actions taken;
d) retain appropriate documented information as evidence of competence

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada persyaratan ini 

- menentukan kompetensi
- memastikan kompetensi (termasuk kemampuan pekerja untuk mennilai bahaya) sesuai pendidikan, pelatihan, dan pengalaman
- meningkatkan kompetensi
- memastikan dokumentasi 3 hal diatas 

Dokumentasi

Secara umum dokumentasi ini tidak beda jauh dengan standar ISO lain bedanya hanya memastikan bahwa karyawan mengetahui atau telah diberi kompetensi untuk mengetahui hazard / bahaya / risiko. Dengan demikian maka dapat dikatakan kita menyusun 2 dokumen di persyaratan ini yaitu 

1. uraian kerja (job desc) dan persyaratan jabatan (job requirement) 

Sebenarnya job description bukan disini persyaratannya tapi di klausul 5.3 Peran tanggung jawab dan wewenang  akan tetapi biar lebih bagus tentunya dokumen tersebut disatukan dengan persyaratan jabatan. Diklausul ini diminta anda menerapkan 3 jenis persyaratan jabatan yaitu 

- pendidikan
- pengalaman
- pelatihan

silahkan diisi hal yang sesuai dengan jabatan yang ada di perusahaan anda.

Tips : coba isi kolom pelatihan dengan "sosialisasi K3" dan pastikan setiap karyawan yang masuk telah mengikuti sosialisasi tersebut. Sosialisasi K3 dapat dimasukkan dalam proses pengenalan karyawan baru pada saat mereka mulai bergabung 

2. Jadwal dan evaluasi pelatihan 

Anda membuat jadwal pelatihan selama setahun dengan melibatkan karyawan dalam pelatihan tersebut. Baik pelatihan internal maupun pelatihan eksternal. Bila pelatihan tersebut telah dilakukan maka anda memerlukan evaluasi terhadap pelatihan tersebut. Baik evaluasi terhadap hasil pelatihan ataupun evaluasi terhadap pelaksanaan pelatihan. 

Tips : 

1. Namanya jadwal atau rencana, tidak akan pernah masalah klo ternyata tidak terlaksana. Yang akan ditanya auditor adalah kenapa tidak terencana? ada kendala apa? lalu bagaimana kelanjutannya? nah 3 pertanyaan itu silahkan disiapkan pada kolom keterangan dari jadwal pelatihan sehingga tidak membuka kemungkinan timbulnya temuan 

2. Untuk evaluasi pelatihan tentunya anda harus menyiapkan data-data pelatihan bukan hanya kesimpulan "pelatihan berjalan baik" (hehehe ini yang sering ditemuin). Jadi pastikan anda mempunyai data pada evaluasi pelatihan adalah sbb
- nama dan lokasi pelatihan
- jumlah peserta dan daftar hadir
- nama trainer dan materi pelatihan
- salinan sertifikat (kalo ada)
- keefektifan pelatihan

3. keefektifan pelatihan dapat dilihat dengan berbagai cara misal :
- peningkatan hasil pre test dan post test pada pelatihan
- hasil penilaian / komentar dari atasan langsung peserta
- nilai ujian kelulusan peserta yang telah melewati standar yang ditetapkan
- parameter lain yang anda tetapkan (misal : melewati 8 jam pelatihan K3)

7.3 Kesadaran 

Kesadaran menjadi hal yang penting karena risiko akan hazard K3 dapat terjadi dimana saja. Baik dilapangan maupun di kantor atau bahkan dalam perjalanan. ISO 45001:2018 meminta bahwa karyawan wajib sadar atas 

a) the OH&S policy and OH&S objectives;
b) their contribution to the effectiveness of the OH&S management system, including the benefits of improved OH&S performance;
c) the implications and potential consequences of not conforming to the OH&S management system requirements;
d) incidents and the outcomes of investigations that are relevant to them;
e) hazards, OH&S risks and actions determined that are relevant to them;
f) the ability to remove themselves from work situations that they consider present an imminent and serious danger to their life or health, as well as the arrangements for protecting them from undue consequences for doing so.

Jadi gimana caranya agar mereka sadar?? lihat 7.2 kompetensi diatas. Disitu ada tips supaya anda membuat sosialisasi K3. Nah isi sosialisasinya apa? yah liat di kewajiban 7.3 ini. Pastikan karyawan mengetahui point a) hingga pont f) yang dipersyaratan. 

Kalau misalnya kepanjangan materi sosialisasinya yang akan dibuat, silahkan buat materi sosialisasi dalam 2-3 judul sehingga anda bisa mencakup semua persyaratan tersebut diatas.

Dokumentasi

Bukti sosialisasi atau pelatihan terkait persyaratan tersebut. Seperti apa buktinya? lihat lagi di 7.2 Kompetensi

7.4 Komunikasi 

Persyaratan komunikasi di ISO 45001:2018 bisa dibilang persyaratan komunikasi yang lebih detil dibandingkan dengan persyaratan standar ISO lainnya. Persyaratannya bisa kita uraikan dengan 3 bagian yaitu 

7.4.1 komunikasi secara umum

a) on what it will communicate;
b) when to communicate;
c) with whom to communicate:
    1) internally among the various levels and functions of the organization;
    2) among contractors and visitors to the workplace;
    3)among other interested parties;

Persyaratan ini meminta anda untuk

• menentukan media komunikasi (mading, papan pengumuman, email, web, wa group, tele group dll) silahkan pilih bagaimana anda berkomunikasi secara tertulis. Yang dilarang adalah gosip di warung kopi tongkrongan proyek 😅
• menentukan kapan komunikasi dilakukan (penggantian mading seminggu sekali, email blast per 2 minggu, atau lainnya). Kalau di grup wa atau tele kan kapan aja zul, jadi itu dihitung perhari? perdetik? setiap saat? gw jawab : sesuai kebutuhan 
• menentukan pihak yang akan berkomunikasi, antar karyawan perusahaan (bawahan-atasan, vertikal - horizontal) atau dengan kontraktor / vendor atau dengan pihak lain terkait (lihat pihak-pihak tersebut di klausul 4 konteks organisasi)
  

7.4.2 komunikasi internal 

komunikasi internal dapat berupa 

- safety induction

- safety briefing 

- safety meeting 

- safety talk 

- atau program sejenis lain yang bersifat tatap muka langsung  

atau anda bisa membuat komunikasi tanpa tatap muka langsung seperti 

- safety notification, yang berisi pemberitahuan tentang kondisi insiden, nyaris, dan celaka yang terjadi di operasional 

- safety induction dalam bentuk media pembelajaran

7.4.3 komnunikasi  eksternal 

Komunikasi eksternal dilakukan kepada 2 pihak yang terkait dengan K3 yaitu 

1. Terkait dengan peraturan 

Biasanya komunikasi kepada pemerintah sebagai regulator, misal : dinas tenaga kerja setempat atau kementerian ketenagakerjaan atau pihak lain yang terkait K3 

2. Terkait dengan persyaratan 

Biasanya komunikasi dengan buyer mensyaratkan aturan atau ketetapan K3 tertentu pada proses atau produk yang dibeli. Bisa juga komunikasi dengan badan sertifikasi terkait sertifikat ISO 45001:2018 atau sertifikat SMK3 PP 50 2012. 

Dokumentasi 

Dokumentasi terhadap persyaratan ini jelas bisa dilihat. Bagaimana anda membuktikan bahwa proses yang dilaksanakan didokumentasikan dengan baik sesuai kebutuhan. Misal : untuk safety briefing yang dilaksanakan tiap hari sebelum mulai bekerja. Ini sering tidak terdapat dokumentasi, padahal cara mendokumentasikan kegiatan ini sangat sederhana. Anda tinggal membuat tabel yang berisi kolom (wajib) tanggal, judul (atau garis besar) briefing, waktu pelaksanaa, pelaksana briefing. Anda bisa juga menambahkan kolom jumlah peserta, kondisi parameter k3 tertentu serta kolom keterangan untuk mencatat apapun terkait K3 

Tips : buat rekapitulasi tentang komunikasi yang dilaksanakan dalam 1 tabel tertentu sehingga kita bisa melihat data - data kepada siapa saja kita berkomunikasi (dan kalau perlu) materi komunikasi yang dilaksanakan

7.5 Informasi terdokumentasi 

Seperti standar lain  dokumentasi adalah bagian penting. (bahkan sangat penting). Pembuktian bila kita telah melaksanakan persyaratan cuma bisa dilakukan dengan dokumentasi. Dalam isitilah ISO yang terbaru adalah Informasi terdokumentasi. Semua informasi yang didukung dokumentasi dianggap sebagai bagian dari pembuktian pelaksanaan persyaratan

7.5.1 Umum 

Dalam persyaratan ini hanya diberitahukan bahwa mendokumentasikan informasi untuk kebutuhan persyaratan ISO 45001:2018 serta untuk kebutuhan persyaratan dari perusahaan sendiri. Tentunya terkait dengan persyaratan dari perusahaan kita akan lebih mudah menilai apa saja yang perlu di identifikasi dokumentasinya. 

7.5.2 Pembuatan dan pengkinian dokumen

Pembuatan dan pengkinian dokumen diperlukan dalam upaya melakukan manajemen dokumen yang dilakukan untuk kebutuhan persyaratan. Besar atau kecilnya jumalah file atau hasil cetak dokumentasi serta bagaimana melakukan pengkinian harusnya diatur dengan baik pada sebuah prosedur khusus. Karena persyaratan ini adalah bagian dari perkembangan ISO maka prosedur dokumentasi informasi ini menjadi prosedur yang wajib dimiliki oleh perusahaan dalam menetapkan ISO 45001:2018 

7.5.3 Pengendalian dokumen 

Pengendalian dokumen dapat berupa pengendalian hard copy atau soft copy dari dokumen tersebut. Yang paling menjadi issue adalah metode pengendalian dokumen dalam bentuk soft copy. Karena tidak adanya kebiasaan umum dalam menyimpan file maka ini menjadi kendala bila personil berganti. Jadi biasanya solusinya adalah bagaimana penyimpanan soft copy mudah diakses dan teratur dalam penyimpanan sehingga mudah juga untuk di cari. 

— distribution, access, retrieval and use;
— storage and preservation, including preservation of legibility;
— control of changes (e.g. version control);

— retention and disposition.

Empat persyaratan diatas harus diatur dalam prosedur informasi terdokumentasi sehingga setiap karyawan dapat melaksanakan pengelolaan dokumentasi informasi yang dibutuhkan

Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi dan sertifikasi ISO 45001:2018 di perusahaan anda dengan klik WhatsApp kami