Klausul 4 ISO 45001:2018 : Konteks Organisasi

Klausul 4 dalam ISO 45001:2018 : Konteks organisasi. Artinya kita punya hal utama dalam bentuk konteks organisasi yang kemudian dibagi menjadi 4 sub klausul. Secara umum klausul 4 ini sama dengan standar ISO lainnya akan tetapi ada perbedaan kecil yaitu terkait harapan pekerja. Secara tersirat sebenarnya standar ISO lainnya juga dapat memasukkan harapan pekerja dalam konteks organisasinya. Akan tetapi dalam ISO 45001:2018 ini dibuat secara khusus sehingga menjadi perhatian khusus dalam pelaksanaan Sistem Manajemen yang kita buat nantinya

Yuk lihat dulu persyaratan yang diminta oleh ISO 45001:2018 dalam klausul 4

4.KONTEKS ORGANISASI

4.1 Memahami organisasi dan konteksnya

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak terkait

4.3 Menentukan lingkup SMK3

4.4 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Konteks organisasi adalah persyaratan yang menjadi standar dalam standar ISO terbaru. Bila anda sebelumnya menerapkan OHSAS 18001:2007 tentunya ini menjadi hal yang baru karena tidak ada konteks organisasi di dalam OHSA

4.1 Memahami Organisasi dan konteksnya

menentukan isu internal dan eksternal yang berhubungan dengan tujuan dan mempengaruhi tercapainya tujuan dari manajemen K3

Isu internal itu dapat berupa hal berikut yang berhubungan dengan:

tata kelola, struktur organisasi, peran dan akuntabilitas;
kebijakan, tujuan dan strategi yang ada untuk mencapainya;
kemampuan sumber daya, pengetahuan dan kompetensi (misalnya modal, waktu, sumber daya manusia, proses, sistem dan teknologi);
sistem informasi, arus informasi dan proses pengambilan keputusan (baik formal / non formal);
pengenalan produk baru, bahan, layanan, alat, perangkat lunak, tempat dan peralatan;
hubungan pekerja(persepsi dan nilai-nilai);
budaya dalam organisasi;
standar, pedoman dan model yang diadopsi oleh organisasi;
bentuk dan tingkat hubungan kontraktual, termasuk, misalnya, aktivitas yang dialihdayakan;
pengaturan waktu kerja;
kondisi kerja;
perubahan sehubungan dengan hal-hal di atas.

Isu eksternal dapat berupa isu - isu yang terkait dengan

lingkungan budaya, sosial, politik, hukum, keuangan, teknologi, ekonomi dan kondisi alam dan persaingan pasar, baik internasional, nasional, regional maupun lokal;
pesaing baru, kontraktor, subkontraktor, pemasok, mitra dan penyedia, teknologi baru, undang-undang baru dan munculnya pekerjaan baru;
pengetahuan baru tentang produk dan pengaruhnya terhadap kesehatan dan keselamatan;
penggerak utama dan tren yang relevan dengan industri atau sektor yang berdampak pada organisasi;
hubungan dengan pihak berkepentingan eksternal(persepsi dan nilai-nilai)
perubahan sehubungan dengan hal-hal di atas;

Isu internal dan eksternal bisa positif atau negatif dan mencakup kondisi, karakteristik, atau perubahan keadaan yang dapat memengaruhi sistem manajemen K3.

Dokumentasi

Anda dapat membuat tabel untuk mendeskripsikan persyaratan tersebut atau membuat uraian agar memenuhi persyaratan. Tergantung nyamannya anda. Saya pribadi lebih suka membuat tabel sehingga bisa lebih mudah dipahami dan tidak terlalu banyak mengarang indah seperti membuat uraian deskripsi hehehe

Kategori	Isu	Int / Eks	Pos / Neg
Organisasi	Struktur Organisasi yang ramping	Internal	Positif
Budaya masyarakat	kepedulian keamanan kerja yang rendah	Eksternal	Negatif
Kondisi sosial	pandemik yang berlarut-larut	Eksternal	Negatif
.....................	............................	.......................	.......................

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak terkait

Pihak terkait di definisikan sebagai pihak - pihak yang berhubungan atau bekerjasama dengan perusahaan. Baik secara vertikal maupun horizontal ataupun internal dan eksternal. Pihak terkait dapat dikategorikan pada hal berikut, kewajiban dalam persyaratan adalah memahami kebutuhan dan harapan dari pihak - pihak tersebut

otoritas hukum dan peraturan (lokal, regional, negara bagian/provinsi, nasional atau internasional);
organisasi induk;
pemasok, kontraktor dan subkontraktor;
perwakilan pekerja;
organisasi pekerja (serikat pekerja) dan organisasi pengusaha;
pemilik, pemegang saham, klien, pengunjung, komunitas lokal dan lingkungan di area organisasi dan masyarakat umum;
pelanggan, layanan medis dan komunitas lainnya, media, akademisi, asosiasi bisnis dan lembaga swadaya masyarakat (LSM);
organisasi kesehatan dan keselamatan kerja, organisasi profesi terkait

Klausul 4.1 dan 4.2 di dalam ISO 45001:2018 ini bisa dibilang sebuah klausul pengenalan umum perusahaan dengan cara yang berbeda dibandingkan sekedar profil perusahaan. Dalam persyaratan ini kita dapat memahami bagaimana interaksi perusahaan dengan dengan pihak - pihak yang bekerja sama dengan perusahaan atau berhubungan langsung atau tidak langsung dengan perusahaan

Dokumentasi

Sama dengan dokumentasi yang ada di klausul 4.1, saya pribadi lebih suka dengan menggunakan tabel sehingga langsung terlihat dan memudahkan pemahaman dalam pemenuhan persyaratan. Akan tetapi bila anda lebih suka dengan sebuah tulisan yang mendalam, maka dapat dicoba untuk membuat dalam sebuah deskripsi bagaimana pihak - pihak terkait bekerjasama dengan perusahaan serta kebutuhan dan harapan apa yang diinginkan oleh pihak terkait tersebut.

Category

Related Party

Need

Expectation

hukum dan peraturan

Kementerian Tenaga Kerja

Peraturan yang jelas

Pemenuhan peraturan

Dinas Tenaga kerja

Peraturan daerah

Pemenuhan Peraturan

organisasi induk

Tidak ada

��.

��.

Pihak ketiga / Vendor

Sub kontraktor

��.

��.

Penyedia barang

��.

��.

Layanan Kesehatan

��.

��.

Pekerja

Federasi Pekerja

��.

��.

Serikat Pekerja

��.

��.

Pemangku kepentingan

Pemilik Saham

��.

��.

Pemilik Perusahaan

��.

��.

Pers / wartawan

��.

��.

Lingkungan Perusahaan

Pengelola Kawasan industri

��.

��.

Perusahaan tetangga

Pelanggan

Pertamina

��.

Asosiasi

��..

4.3 Ruang Lingkup K3

Menentukan ruang lingkup K3 menjadi sebuah keharusan untuk memberikan batasan atau pun jumlah dokumentasi yang ingin kita buat. Dalam membuat lingkup penerapan Sistem Manajemen K3 setidaknya anda harus mengidentifikasi hal berikut

1. Lokasi fisik kantor

2. lokasi fisik cabang

3. lokasi fisik gudang

4. lokasi fisik produksi

5. lokasi fisik instalasi

Memang akan lebih mudah bila ternyata semua area / ruangan yang digunakan berada pada satu area. Namun terkadang ada beberapa jenis layanan yang diberikan oleh perusahaan dilakukan pada lokasi yang berbeda dengan lokasi produksi. Seperti : instalasi listrik, atau pembangunan gedung di area tertentu ataupun jenis proses layanan lainnya yang diberikan

Tentukan dengan jelas, aktifitas yang dilakukan oleh perusahaan agar bisa mengidentifikasi risiko K3 yang timbul dari proses perusahaan

Dokumentasi

Dokumen uraian tentang lokasi penerapan Sistem Manajemen K3 di perusahaan dapat berupa brief singkat sebagai berikut

Nama perusahaan : PT TRiP CONSULTANT

Ruang lingkup penerapan :

Kantor : Jalan taman lebak bulus Cilandak Jakarta Selatan
Workshop : Jl Mawar Bintaro Jakarta Selatan
Pelaksanaan sistem manajemen K3 di tempat klien mengikuti aturan yang dibuat oleh klien

4.4 Sistem Manajemen K3

Anda bisa menggambarkan proses sistem manajemen K3 yang ada di perusahaan pada bagian ini. Ada yang menggunakan bahasa gambar, dengan membuat suatu grafik yang menggambarkan hubungan kerja antar dept serta bagaimana interaksinya dengan dokumen, Ada juga yang menambahkan uraian dalam pelaksanaanny.

Yang diharapkan dari persyaratan ini adalah. setelah orang

membaca profil perusahaan pada klausul 4.1 dan 4.2 kemudian
membaca area mana saja yang menerapkan dalam 4.3 lalu
membaca proses dan sistem manajemen pada 4.4

maka mereka mendapatkan gambaran awal yang utuh bagaimana profil perusahaan anda. Hal ini sangat berguna agar auditor dari badan eksternal, pihak penilai kepatuhan manajemen K3 serta yang lainnya dapat menilai secara benar sesuai dengan proporsi yang dibutuhkan

Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi dan sertifikasi ISO 45001:2018 di perusahaan anda dengan klik

Klausul 4 ISO 45001:2018 : Konteks Organisasi