Klausul 9 ISO 45001:2018 : Kinerja

 Evaluasi Kinerja 

Seperti standar ISO lainnya, kita memasuki klausul 9 yang bisa dibilang hampir mirip dengan klausul 9 standar ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 27001, ISO 37001. Sedangkan ISO 17025 dan ISO 13485 memang hanya mempunyai 8 klausul bukan 10 klausul. Semua standar tersebut mempunya 3 bagian dalam manajemen kinerja yaitu ; pengukuran dan analisa kinerja, audit internal dan tinjauan manajemen. Mari kita lihat 1-1 ke 3 bagian tersebut

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisa dan evaluasi kinerja

Persyaratan

Kewajiban untuk melakukan pemantauan diatur dengan persyaratan sbb :

• hal yang perlu dipantau dan diukur, meliputi: 

1. sejauh mana persyaratan hukum dan persyaratan lainnya dipenuhi; 
2. kegiatan dan operasinya terkait dengan bahaya, risiko, dan peluang yang teridentifikasi; 
3. kemajuan menuju pencapaian tujuan K3 organisasi; 
4. efektivitas pengendalian operasional dan pengendalian lainnya;  

• metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja, sebagaimana berlaku, untuk memastikan hasil yang valid;  
• kriteria dimana organisasi akan mengevaluasi kinerja K3; 
• kapan pemantauan dan pengukuran harus dilakukan;  
• kapan hasil dari pemantauan dan pengukuran harus dianalisis, dievaluasi dan dikomunikasikan

Persyaratan meminta hal berikut : 

1. (identifikasi) Pemenuhan peraturan 

2. dokumen risiko, lebih khususnya adalah risk treatment plan dan pembuktian bahwa anda melaksanakan plan yang ditetapkan 

3. Sasaran mutu eh maksudnya sasaran K3 😅 (lihat klausul 6)

4. Parameter tambahan yang ditetapkan organisasi dan atau yang disyaratkan oleh pelanggan / client (biasanya sih terkait pelanggan, klo terkait organisasi ga banyak perusahaan yang mau repot2 hehehe)

Selain hal - hal diatas terdapat kewajiban pemantauan pada alat kalibrasi sesuai dengan persyaratan berikut 

Organisasi harus memastikan bahwa peralatan pemantauan dan pengukuran dikalibrasi atau diverifikasi sebagaimana berlaku, dan digunakan serta dipelihara sebagaimana mestinya.

berarti tambahkan persyaratan ke 5 dari klausul ini adalah 

5. dokumen rekapitulasi kalibrasi  

Dokumentasi

dokumentasi no 1 

hayoo masih inget ga klausul terkait pemenuhan peraturan legal? coba cek lagi di klausul 6. Disitu kita wajib menetapkan persyaratan peraturan dan persyaratan lain yang diperlukan. 

baca lagi : Klausul 6 ISO 45001:2018 : Perencanaan (2 dari 2)

nah dengan persyaratan tersebut anda wajib membuat tabel untuk mematuhi 2 klausul. Biasanya saya buat judul "identifikasi dan pemenuhan peraturan dan persyaratan lain". Tabel tersebut terdiri dari kolom 

• Nomor peraturan 
• Judul Peraturan 
• Peraturan terkait (diisi dengan mencantumkan pasal, ayat atau isi peraturan yang terkait dengan perusahaan kita) 
• metode pemenuhan
• pilihan rencana atau terlaksana (dari kolom metode pemenuhan) 
• parameter pemenuhan 
• Status pemenuhan 

kebayang? belum? ya udah bayangin dulu trus coba2 bikin tabel di excel :) 

dokumentasi no 2 

masih inget ini nyambungnya kemana? iya bener, klausul 6 lagi. Di dalam klausul 6 kita udah bikin dokumen risiko hingga sampe proses merencanakan tindakan untuk mengurangi risiko. Pada bagian ini tentunya rencana tindakan tersebut harus dimonitor. Sehingga kita bisa bikin tabel yang berisi 

• Nama proses 
• Risiko (boleh dimasukin boleh tidak. tapi saya sering tidak memasukkan)
• Peluang (boleh dimasukin boleh tidak. tapi saya sering tidak memasukkan)
• Analisa risiko (boleh dimasukin boleh tidak. tapi saya sering tidak memasukkan)
• Kategori risiko
• Rencana tindakan
• Penanggung jawab / PIC 
• Rencana pelaksanaan 
• Hasil pelaksanaan

Dengan tabel tersebut anda bisa membuktikan bahwa anda sedang melakukan monitoring atas pelaksanaan tindakan untuk mengurangi risiko 

dokumentasi no 3 

Pada Klausul 6 ISO 45001:2018 : Perencanaan (2 dari 2) kita sudah membahas tentang sasaran K3. yang mana terdapat kewajiban - kewajiban yang harus dipenuhi.

Dengan penyusunan Sasaran K3 tersebut, tentunya kita telah merincinya dalam tabel berikut 

a) Target / Sasaran;

b) kebutuhan sumber daya;

c) Penanggung jawab / PIC;

d) target waktu pelaksanaan;

e) metode evaluasi dan parameter / indikator yang di ukur;

f) Rencana tindakan untuk mencapai target,

Dengan demikian maka anda hanya perlu menambahkan 3 kolom yang berisi 

• hasil evaluasi dari parameter yang ditetapkan serta
• Kesimpulan (tercapai / tidak) dan 
• kolom keterangan sebagai isian untuk menulis tindak lanjut dari hasilnya. 

Bila target tercapai anda bisa meningkatkan target ke level yang lebih tinggi atau mempertahankan target atau mengubah target agar bisa memperbaiki hal lain yang juga dianggap penting. Bila target TIDAK tercapai, kolom keterangan bisa diisi dengan analisa situasi yang terjadi yang menyebabkan target tidak tercapai. Sehingga bisa diperbaikin untuk capaian kinerja tahun depan

dokumentasi no 4

Dokumentasi untuk bagian ini disamain aja dengan dokumentasi no 3 :) Tinggal ditambahkan target yang ditetapkan perusahaan diluar sasaran K3 atau target tambahan sesuai dengan perjanjian bisnis dengan pelanggan

dokumentasi no 5 

Untuk dokumentasi yang kedua terkait kalibrasi, silahkan bikin tabel dengan kolom2 berikut : 

• Nama alat 
• spesifikasi alat 
• tgl pembelian 
• lokasi simpan 
• penanggung jawab 
• toleransi pengukuran
• tgl kalibrasi terakhir 
• rencana kalibrasi

Pastikan juga anda menyimpan sertifikat kalibrasi alat ukur tersebut pada lokasi simpan yang telah ditentukan 

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai: 

• sebagai bukti hasil pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja;  
• pada pemeliharaan, kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukur.

9.2 Audit Internal 

Persyaratan

Tujuan audit adalah memastikan apakah organisasi memenuhi persyaratan ISO 45001:2018? dan persyaratan lain yang ditetapkan oleh perusahaan yang terkait dengan K3?. Dengan demikian maka perlu dibuat audit dengan cara ;

merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit termasuk frekuensi, metode, tanggung jawab, konsultasi, persyaratan perencanaan dan pelaporan, yang harus mempertimbangkan pertimbangan pentingnya proses yang bersangkutan dan hasil audit sebelumnya;

menetapkan kriteria dan ruang lingkup audit untuk setiap audit;

memilih auditor dan melakukan audit untuk memastikan objektivitas dan ketidakberpihakan proses audit;

memastikan bahwa hasil audit dilaporkan kepada manajer yang relevan; memastikan bahwa audit yang relevan hasilnya dilaporkan kepada pekerja, dan, jika ada, perwakilan pekerja, dan pihak terkait lainnya yang berkepentingan;

mengambil tindakan untuk mengatasi ketidaksesuaian dan terus meningkatkan kinerja K3-nya (lihat Klausul 10);

menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti pelaksanaan program audit dan: hasil audit.

Mohon perhatikan bagaimana persyaratan mendeskripsikan apa yang harus anda penuhi dalam audit ISO 45001:2018 ini. Dan mengingat bagaimana implementasi ISO 45001:2018 banyak dilakukan di lapangan alias area kerja maka perlu diinget setiap peraturan dan persyaratan yang dibutuhkan dalam memastikan anda memenuhi persyaratan 

Dari hal diatas kita dapat melihat 2 komponen tak terpisah dalam audit ISO 45001:2018 yang pertama adalah audit dokumen dan berikutnya adalah audit dilapangan. 

 

Dokumentasi

well udah banyak sih gw cerita soal audit. silahkan search aja di blog ini. Pada intinya cara audit akan selalu sama, begitu juga dengan dokumen yang digunakan akan tetap sama selama berkaitan dengan ISO. Yang beda apa? yang beda adalah pertanyaannya. Bagaimana kita memastikan tujuan audit tecapai dengan membuat pertanyaan terkait dengan standar yang ingin dipenuhi hingga kita mendapatkan sertifikat ISO nya.

Jadi, maaf yah ga ada contoh dokumentasi di bagian ini 🙏🙏

9.3 Tinjauan Manajemen

Persyaratan

• status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya;  
• perubahan masalah eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen K3, termasuk:

1. kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan;  
2. persyaratan hukum dan persyaratan lainnya;  
3. risiko dan peluang;  

• sejauh mana kebijakan K3 dan tujuan K3 telah terpenuhi; 
• informasi tentang kinerja K3, termasuk tren dalam:  

1. insiden, ketidaksesuaian, tindakan korektif dan perbaikan berkelanjutan; 
2. hasil pemantauan dan pengukuran;  
3. hasil evaluasi pemenuhan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya;  
4. hasil pemeriksaan; 
5. konsultasi dan partisipasi pekerja;  
6. risiko dan peluang;  

• kecukupan sumber daya untuk memelihara sistem manajemen K3 yang efektif; 
• komunikasi yang relevan dengan pihak-pihak yang berkepentingan;  
• peluang untuk perbaikan terus-menerus.

Tinjauan manajemen itu seperti ikhtisar alias rangkuman pelaksanaan implementasi ISO 45001:2018 di perusahaan. Sehingga apa-apa yang menjadi persyaratan dalam input tinjauan manajemen seharusnya udah ada datanya sehingga tinggal comot dan buat dalam bentuk apapun yg dpt diterima oleh pimpinan. Misal : dalam bentuk power point atau dalam bentuk laporan baku perusahaan atau pun hanya dalam bentuk tabel. Apapun bentuknya, selama itu ditanda tangani oleh pimpinan perusahaan maka dapat dijadikan bukti implementasi klausul ini

Dokumentasi

Cari tulisan tentang tinjauan manajemen di standar lain dalam blog ini yah, biar bs langsung tau bagaimana dokumennya. Karena persyaratannya ini bisa dibilang sama aja cuma ada perbedaan dikit pada bagian kinerja  

Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi dan sertifikasi ISO 45001:2018 di perusahaan anda dengan klik WhatsApp kami