ISO 9001:2015 - Klausul 5 Kepemimpinan

Pada versi lama kita mengenal persyaratan ini sebagai komitmen manajemen, di versi ISO 9001:2015 persyaratan ini diperluas dengan menekankan pada kepemimpinan dari manajemen puncak organisasi. Tugas dan tanggungjawabnya semakin beragam menyesuaikan dengan hilangnya persyaratan wakil manajemen pada standar versi terbaru ini. 

setidaknya kita mengetahui persyaratan ini karena tidak banyak perubahan yang terjadi dari ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 pada persyaratan ini. Terkecuali yang sangat mencolok dari persyaratan klausul 5 kepemimpinan ISO 9001:2015 ini adalah menghilangnya sub klausul management representative / perwakilan manajemen, Lalu apa dampaknya buat kita sebagai organisasi??

baca : ISO 9001:2015 konteks organisasi

Ok perlu dipahami bahwa pada dasarnya pesyaratan dari management representative ini juga berubah-ubah pada perkembangan ISO 9001 itu sendiri. Dimulai dari ISO 9001 versi 1987, 1994, 2000, hingga 2008 persyaratan wakil manajemen ini disesuaikan dengan perkembangan dari kedewasaan penerapan ISO 9001 di perusahaan. Mulai dari dijabat setingkat manajer terkait (dalam hal ini manajer QC/produksi) hingga dijabat oleh lapis kedua manajemen dan salah satu dari pimpinan puncak manajemen.

Klausul 5.1 Kepemimpinan dan komitmen 

Klausul ini berisi tanggung jawab pimpinan perusahaan (keseluruhan) terkait penerapan ISO 9001:2015.

a) taking accountability for the effectiveness of the quality management system;

b) ensuring that the quality policy and quality objectives are established for the quality management system and are compatible with the context and strategic direction of the organization;

 

c) ensuring the integration of the quality management system requirements into the organization’s business processes;

 

d) promoting the use of the process approach and risk-based thinking; 

e) ensuring that the resources needed for the quality management system are available;

f) communicating the importance of effective quality management and of conforming to the quality management system requirements;

g) ensuring that the quality management system achieves its intended results;

h) engaging, directing and supporting persons to contribute to the effectiveness of the quality management system;

i) promoting improvement;

j) supporting other relevant management roles to demonstrate their leadership as it applies to their areas of responsibility.

Kalo anda ingin mendokumentasikan hal ini silahkan dimasukkan kedalam uraian jabatan / job description yang akan anda buat sesuai dengan klausul 7.2 atau anda bisa memasukkannya dalam pedoman / manual / panduan mutu (hehehe salah satu fungsi utama saya tetap membuat manual mutu adalah ini, mendokumentasikan sesuatu yang sulit dimasukkan ke dalam dokumen biasa :D )

 

Fokus Pelangan 

Di bagian ini terdapat sub klausul fokus pelanggan yang berisi persyaratan berikut 

Top management shall demonstrate leadership and commitment with respect to customer focus by ensuring that
a) customer and applicable statutory and regulatory requirements are determined, understood and consistently met;
b) the risks and opportunities that can affect conformity of products and services and the ability to enhance customer satisfaction are determined and addressed;
c) the focus on enhancing customer satisfaction is maintained

Mohon diingat bahwa fokus pelanggan pada persyaratan ini ditambahkan ketentuan 

• memadukan keinginan pelanggan dengan peraturan dan standar (ISO 9001 versi 2008  hanya bicara keinginan pelanggan)
• risiko dan peluang dalam kepuasan pelanggan

tambahan persyaratan (a) dan (b) memperkaya kepuasan pelanggan yang ada pada versi lama. Tidak semata - mata kepuasan pelanggan tetapi tetap memperhatikan faktor standar, peraturan dan risiko

Klausul 5.2 Kebijakan

Kebijakan mutu adalah sesuatu yang sangat fleksibel untuk di tentukan oleh perusahaan. Pada persyaratannya, hanya terdapat 2 hal yang wajib dimasukkan dalam kebijakan mutu seperti persyaratan berikut

Top management shall establish, implement and maintain a quality policy a quality policy that: 
a) is appropriate to the purpose and context of the organization and supports its strategic direction; 
b) provides a framework for setting quality objectives; 
c) includes a commitment to satisfy applicable requirements; 
d) includes a commitment to continual improvement of the quality management system.

harus ada komitmen untuk

• pemenuhan peraturan 
• perbaikan berkelanjutan

silahkan buat kebijakan mutu sesuai dengan karakter organisasi anda, oh ya pastikan kebijakan tersebut ditandatangani dan diberi tanggal sesuai dengan persyaratan lainnya di klausul 5.2 (establish, implement and maintain). Contoh dokumen kebijakan mutu sendiri sudah banyak beredar di internet silahkan saja bila anda ingin menyalin atau saya lebih menyarankan anda mengadopsi bentuk dan kalimatnya serta menyesuaikan dengan karakter organisasi / perusahaan anda

Klausul 5.3 peran, tanggung jawab dan wewenang

Bagi yang merasa kehilangan dengan sub clause management representative maka seluruh peran Management representative ada di klausul ini. Perbedaannya adalah tidak ada keharusan untuk menunjuk 1 orang untuk menjabat ini semua sehingga bisa jadi peran Management Representative pada persyaratan ini dibagi atau di distribusikan kepada pihak terkait sesuai dengan peran dan fungsinya pada struktur organisasi.

Top management shall ensure that the responsibilities and authorities for relevant roles are assigned, communicated and understood within the organization.

Top management shall assign the responsibility and authority for:

a) ensuring that the quality management system conforms to the requirements of this International Standard;

b) ensuring that the processes are delivering their intended outputs;

c) reporting on the performance of the quality management system and on opportunities for improvement, in particular to top management;

d) ensuring the promotion of customer focus throughout the organization;

e) ensuring that the integrity of the quality management system is maintained when changes to the quality management system are planned and implemented.

Tapi bila anda ingin tetap menggunakan management repsentative / perwakilan manajemen sebenarnya tidak ada larangan sama sekali. Saya pribadi lebih menyesuaikan dengan situasi dan kondisi budaya dari perusahaan atau organisasi. 

Di beberapa perusahan saya cenderung menghapuskan jabatan management representative / perwakilan manajemen ini akan tetapi di beberapa perusahaan lainnya saya cenderung tetap menggunakan jabatan ini.