Apa sih konsultan ISO itu ?? (bagian 2 dari 2 tulisan)

Setelah kita membahas bagaimana pengertian consultant / konsultan serta apa yamg dilakukan oleh konsultan ISO, maka kita lanjutkan pembahasan kita.

baca Apa sih konsultan ISO? bag 1 dari 2 tulisan

Kita lanjutkan pada tahapan Implementasi sistem sebagai tahapan dalam mendapatkan sertifikat ISO

Implementasi

Seperti pada prinsip dasar ISO = Tulis apa yang dikerjakan dan kerjakan apa yang ditulis. Maka setelah kita menulis apa yang dikerjakan (fase dokumentasi) maka saatnya kita mengerjakan apa yang ditulis (fase implementasi). Pada fase dokumentasi biasanya konsultan memasukkan unsur proses sistem yang dalam ISO 9001:2008 dikenal dengan 6 proses yang wajib di dokumentasikan. Silahkan liat fase dokumentasi lebih lengkap pada www.tripconsultant.blogspot.com Bagi perusahaan / organisasi yang pertama kali berusaha mendapatkan ISO maka hal ini perlu dibimbing oleh konsultan. Bagi perusahaan yang pernah menerapkan ISO (ISO apapun dalam versi tahun berapapun) maka hal ini sudah bisa dikerjakan sendiri. Tapi bisa jadi pada fase implementasi anda menanyakan hal - hal detil soal penerapan dokumen yang sudah sama2 dibuat.

Pada fase ini sangat disarankan anda berinteraksi dengan konsultan untuk membahas kendala - kendala operasioanal yang didapat dalam penerapan sistem. Apalagi klo anda menerapkan standar ISO 9001 yang membahas hampir semua bagian, Kendala - kendala yang selama ini ada dapat didiskusikan untuk mencari pemecahan masalahnya berdasarkan prinsip ISO.

Audit Internal

Audit internal adalah cara bagi kita untuk memastikan apakah semua persyaratan yang kita implementasikan di dalam perusahan dapat berjalan sesuai dengan persyaratan ISO yang anda terapkan. Biasanya konsultan akan melakukan pelatihan terkait audit internal dengan membawakan materi dari ISO 19011:2011 Panduan audit sistem manajemen ( fyi : standar ini sedang dalam proses perubahan pada saat tulisan ini dibuat ).

Dengan demikian maka kegiatan audit internal ini terbagi menjadi

a. Pelatihan audit internal

b. Pelaksanaan audit internal

Seluruh temuan dalam proses audit internal yang dilakukan merupakan proses perbaikan berkelanjutan yang menjadi prinsip dalam sistem manajemen ISO.Tulisan tentang audit internal terutama audit internal ISO 9001 dapat dilihat pada blog blogspot di www.tripconsultant.blogspot.com

Terakhir adalah Tinjauan Manajemen

Tinjauan manajemen adalah pelaporan dengan bertujuan untuk melakukan perbaikan terhadap kendala - kendala sistem. Jika ada masalah dalam fase sebelumnya yang tidak dapat diatasi oleh karyawan maka hendaknya dibahas dalam tinjauan manajemen sehingga dapat diputuskan apa yang harus dilakukan.

Untuk yang pertama kali melaksanakan tinjauan manajemen, konsultan akan membantu bahan apa saja yang harus dibahas dalam pelaksanaan tinjauan manajemen. Bagi yang pernah melaksanakan tinjauan manajemen dapat meminta review atau berdiskusi bagaimana data disajikan sehingga dapat menjadi achievement bagi personil serta sekaligus menjadi momentum dalam pelaksanaan sistem manajemen ISO.

Setiap keputusan dari tinjauan manajemen akan dicatat dan dimonitoring serta dilaporkan pada tinjauan manajemen selanjutnya

Setelah tahapan ini, sebenarnya perusahaan dapat dianggap udah siap pada fase audit eksternal. Persiapan organisasi untuk menghadapi pertanyaan audit dari badan sertifikasi udah sudah selesai.

Fase Audit eksternal dan tindakan perbaikan

Tentunya anda membayar konsultan ISO dengan tujuan kan? salah satu tujuannya adalah mendapatkan sertifikat ISO. Untuk mendapatkan sertifikat ISO anda wajib di audit oleh badan sertifikasiyang akan mengeluarkan sertifikat ISO.

Fase audit eksternal adalah pembuktian apakah fase konsultasi berjalan dengan baik atau tidak. Pada saat diaudit anda seharusnya udah bisa menjawab pertanyaan audit dari auditor dikarenakan sudah disiapkan dalam fase konsultasi. Apakah ada jaminan tidak ada perbaikan??  TIDAK ADA. Bahkan saya menjamin SELALU ADA TEMUAN. Karena disitulah sistem manajemen berjalan. Tidak ada sistem yang sempurna, pasti ada celah untuk perbaikan sistem. Lalu apa gunanya ada konsultan? ya itu. anda dipersiapkan untuk menghadapi audit eksternal sehingga tidak terjadi kondisi yang paling buruk yaitu : Audit dihentikan karena anda dianggap tidak mengeri bagaimana menjalankan sistem.

Jadi dari tulisan ini, apa tugas utama dari konsultan ISO?

1. memastikan anda memahami sistem manajemen yang ingin diterapkan dan berusaha mendapatkan manfaatnya bukan sekedar sertifikat
2. melatih anda untuk ditanya - tanya orang tak dikenal terus disalah2in .. (alias di audit) hihihi
3. membantu permasalahan yang timbul pada saat menerapkan sistem manajemen yang sedang diterapkan
4. 4. dan lain lah  lah soalnya kadang - kadang jadi teman curhat serta jadi partner in crime juga huheuheuhe

Pada akhirnya seorang consultant / konsultan ISO akan mempunyai kewajiban untuk membantu dan mendampingi anda melalui proses persiapan untuk sertifikasi hingga kemudian memperbaiki temuan audit sertifikasi dan tugas tersebut selesai saat anda mendapatkan sertifikat ISO yang anda inginkan.

tulisan ini telah di publish di versi web www.trip-consultant.com pada tanggal 3 Mei 2018, penulisan di blog ini dimaksudkan sebagai mekanisme back up data

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share 

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami