Seandainya anda mempunyai sertifikasi sistem ISO 9000 kemudian anda menambahkan ISO 22000 dan OHSAS 18000 lalu di lanjutkan dengan ISO 14000 apakah anda mempunyai 4 jilid dokumen?? Kalau seperti itu berarti anda sedang menggali lubang kuburan anda sendiri. Karena anda sedang menyiapkan kerepotan – kerepotan yang terjadi ketika jadwal audit internal atau eksternal datang. Dan hampir bisa di pastikan anda tidak akan menerapkan sistem secara keseluruhan karena anda lebih sibuk menyiapkan diri menghadapi audit eksternal di bandingkan pada fokus continuous improvement yang menjadi tujuan utama Sistem Manajemen ISO. Terkecuali kalo anda mempunyai sumber daya yang berlimpah dengan menunjuk 1 orang sebagai pengendali setiap sistem dan itu jarang terjadi mengingat efisiensi perusahaan menjadi alasan utama.
Lalu bagaimana caranya supaya ke 2 atau 3 atau 4 sistem berjalan berdampingan?? 1-1 nya cara adalah anda membuat integrasi sistem. Sebuah sistem yang terintegrasi yang memadukan semua komponen sistem tersebut serta kalau perlu menambahkan sistem lain yang terkait. Di beberapa perusahaan besar, anda mungkin sudah tidak lagi mengenal sistem manajemen mutu, sistem manajemen lingkungan atau sistem keamanan pangan atau sistem manajemen K3 akan tetapi ruh dari ke empat sistem tersebut terasa kental mewarnai pekerjaan masing – masing dept. Anda boleh saja menamai sistem tersebut sebagai manajemen PT XXX. Sebuah sistem yang berupa gabungan dalam beberapa sistem yang mengkolaborasi masing – masing kepentingan sistem. Campuran atau gabungan dari sistem ini bukan merupakan tambal sulam akan tetapi saling memperkuat tanpa menghilangkan ke khasan masing – masing elemen sistem.
Di perusahaan yang cukup matang dalam berbisnis (umumnya perusahaan besar yang cukup kompleks) maka pendewasaan terhadap pemberlakuan sistem membuat hal ini dapat fokus di lakukan. Akan tetapi tidak menutup pada perusahaan kecil dan menengah untuk melakukannya karena tuntutan pasar yang cukup tinggi terkadang membuat perusahaan mensertifikasi perusahaannya dengan berbagai macam sistem. Lalu bagaimana caranya agar beberapa sistem tersebut dapat menyatu?? Kita akan coba membahasnya di tulisan ini.
Lalu bagaimana caranya supaya ke 2 atau 3 atau 4 sistem berjalan berdampingan?? 1-1 nya cara adalah anda membuat integrasi sistem. Sebuah sistem yang terintegrasi yang memadukan semua komponen sistem tersebut serta kalau perlu menambahkan sistem lain yang terkait. Di beberapa perusahaan besar, anda mungkin sudah tidak lagi mengenal sistem manajemen mutu, sistem manajemen lingkungan atau sistem keamanan pangan atau sistem manajemen K3 akan tetapi ruh dari ke empat sistem tersebut terasa kental mewarnai pekerjaan masing – masing dept. Anda boleh saja menamai sistem tersebut sebagai manajemen PT XXX. Sebuah sistem yang berupa gabungan dalam beberapa sistem yang mengkolaborasi masing – masing kepentingan sistem. Campuran atau gabungan dari sistem ini bukan merupakan tambal sulam akan tetapi saling memperkuat tanpa menghilangkan ke khasan masing – masing elemen sistem.
Di perusahaan yang cukup matang dalam berbisnis (umumnya perusahaan besar yang cukup kompleks) maka pendewasaan terhadap pemberlakuan sistem membuat hal ini dapat fokus di lakukan. Akan tetapi tidak menutup pada perusahaan kecil dan menengah untuk melakukannya karena tuntutan pasar yang cukup tinggi terkadang membuat perusahaan mensertifikasi perusahaannya dengan berbagai macam sistem. Lalu bagaimana caranya agar beberapa sistem tersebut dapat menyatu?? Kita akan coba membahasnya di tulisan ini.
Langkah pertama yang anda perlu lakukan adalah mengamati sistem tersebut. Apa saja persamaannya?? Apa saja perbedaannya?? Pada saat ini, hampir seluruh sistem menggunakan pola PDCA = Plan Do Check Action Sebuah pola berkesinambungan dalam melakukan improvement dari sebuah metode. Begitu juga sistem ISO, semuanya menggunakan pola PDCA baik implicit ataupun eksplisit yang tercantum dalam persyaratannya. Ok jadi kita mempunyai 1 persamaan yaitu semua sistem selalu mengandung perencanaan, pelaksanaan, peninjauan dan perbaikan. Lalu apalagi yang sama?? Anda bisa lihat bahwa sistem ISO cenderung menekankan pola dokumentasi sebagai tahap awal perencanaan. Kemudian kita melihat bahwa tingkatan dokumen yang ada selalu seragam dengan menggunakan tingkatan
1. Manual
2. SOP
3. Instruksi kerja
4. Form
Sebagai catatan,
Pengintegrasian dokumen dalam tulisan ini berdasarkan sistem manajemen mutu yang di tambahkan dengan sistem lainnya. Kenapa ga pake Sistem Manajemen K3 atau lingkungan zul sebagai dasar?? Alasan pertama adalah Sistem Manajemen Mutu dulu yang diterbitkan dan diterapkan serta telah membudaya di perusahaan di banding sistem – sistem lain. Alasan kedua adalah : lllaaahh gw yang nulis, terserah gw dong mau pake cara apa?? Kalao gw mw pake ISO 9000 sebagai dasar lo maw apa?? Hihihihihhihi maaf bcanda buat alasan keduanya :p
Kita juga bisa menentukan ada beberapa prosedur yang selalu muncul dalam upaya melakukan dokumentasi proses terkait ISO yaitu : Prosedur Pengendalian Dokumen, Pengendalian Catatan. Kemudian Untuk melihat keefektifan sistem selalu ada prosedur untuk audit dan tinjauan manajemen serta untuk memperbaiki ketidak sesuaian selalu ada prosedur tindakan koreksi , tindakan pencegahan. Yups akhirnya kita mempunyai prosedur yang selalu di gunakan pada setiap sistem manajemen ISO yaitu :
1. Prosedur Pengendalian dokumen
2. Prosedur Pengendalian Catatan
3. Prosedur Audit
4. Prosedur tinjauan manajemen
5. Prosedur tindakan koreksi
6. Prosedur tindakan pencegahan
Semua prosedur tersebut selalu di persyaratkan dalam setiap sistem manajemen sehingga seluruh prosedur tersebut hendaknya di pergunakan dalam setiap sistem yang sedang di terapkan oleh perusahaan. Terkecuali untuk ISO 9000 dan ISO 22000 maka anda harus menambahkan prosedur pengendalian ketidak sesuaian untuk memastikan produk yang tidak sesuai tidak tercampur dengan produk yang baik. Jadi tambahkan dalam dokumen integrasi anda untuk melengkapi kesamaan dari masing – masing sistem tersebut ebuah prosedur
Tetapi bila anda tidak menerapkan ISO 9000 dan ISO 22000 maka prosedur ini boleh saja tidak di tambahkan. Saya pribadi selalu menyarankan untuk menambahkan saja prosedur ini dalam upaya melengkapi sistem yang di jalankan.
1. Prosedur Pengendalian dokumen
2. Prosedur Pengendalian Catatan
3. Prosedur Audit
4. Prosedur tinjauan manajemen
5. Prosedur tindakan koreksi
6. Prosedur tindakan pencegahan
Semua prosedur tersebut selalu di persyaratkan dalam setiap sistem manajemen sehingga seluruh prosedur tersebut hendaknya di pergunakan dalam setiap sistem yang sedang di terapkan oleh perusahaan. Terkecuali untuk ISO 9000 dan ISO 22000 maka anda harus menambahkan prosedur pengendalian ketidak sesuaian untuk memastikan produk yang tidak sesuai tidak tercampur dengan produk yang baik. Jadi tambahkan dalam dokumen integrasi anda untuk melengkapi kesamaan dari masing – masing sistem tersebut ebuah prosedur
- Prosedur Pengendalian Ketidak sesuaian
Tetapi bila anda tidak menerapkan ISO 9000 dan ISO 22000 maka prosedur ini boleh saja tidak di tambahkan. Saya pribadi selalu menyarankan untuk menambahkan saja prosedur ini dalam upaya melengkapi sistem yang di jalankan.
Langkah kedua adalah bagaimana setiap prosedur mencakup keseluruhan sistem. Ada 2 prosedur yang harus anda perhatikan yaitu :
1. Prosedur pengendalian dokumen
Umumnya perusahaan menggunakan pengkodean dokumen untuk melakukan identifikasi dokumen. Nah tugas anda adalah bagaimana melakukan identifikasi agar pengkodean SOP, Instruksi kerja dan form yang digunakan memang sesuai dengan sistem. Ambil contoh seperti ini :
Misal anda menggunakan pengkodean SOP adalah sbb :
AAA / SOP / 01
dengan :
AAA = kode perusahaan PT ASYIK ASYIK AJA
SOP = Standar Operation Procedure = kode dokumen yang menunjukkan identitas dokumen sebagai prosedur
01 = Penomoran dokumen yang bersifat progressif 01, 01, 03 dst
Kita akan menambahkan kode – kode tertentu dalam penomoran dokumen untuk membedakan apakah prosedur tersebut hanya untuk sistem tertentu atau di gunakan untuk sistem lainnya. Misal anda membubuhkan kode Q (quality) untuk ISO 9000, S (safety) untuk OHSAS, E (environment) untuk ISO 14000 dan F (food) untuk ISO 22000 dan L (laboratory) untuk ISO 17025. Sehingga kode prosedur anda sekarang adalah :
AAA / SOP/Q/01 untuk prosedur yang terkait dengan sistem manajemen mutu ISO 9000.
AAA / SOP/E/01 untuk yang terkait dengan ISO 14000 dst..
Sampe sini nyambung yang saya maksud…??
Lanjut untuk kasus berikutnya, bagaimana kalao 1 prosedur digunakan untuk 2 atau 3 sistem. Contoh Prosedur untuk mematuhi peraturan dan perundang – undangan di minta oleh ISO 14000 dan OHSAS 18000. Untuk menjaga konsistensi dan supaya ga pusing bikin kode lainnya yawdah gabungin aja kedua kode tersebut dengan penomoran standar yang ada
Misal :.
Prosedur Pematuhan Peraturan dengan kode dokumen AAA/SOP/ES/01
atau anda bisa juga tulis dengan kode dokumen AAA/SOP/E/S/01
Gampangkan?? :)
Nah tadi kita udah lihat ada prosedur yang selalu di pakai oleh seluruh sistem. Di karenakan prosedur ini menjadi tugas wakil manajemen (ISO 9000, 14000, OHSAS 18000) atau Manajer Mutu (ISO 17025) atau Ketua Tim Keamanan Pangan (ISO 22000) maka untuk memudahkan pengkodean dapat di lakukan dengan menggunakan kode MR atau dengan alasan bahwa prosedur2 diatas adalah prosedur sistem manajemen anda bisa mengkodekan dengan MS(Management System) daripada anda mengurut keseluruhan kode menjadi QESFL
Untuk Instruksi Kerja dan formulir dapat menggunakan pola di atas sehingga konsistensi pengkodean dapat di jaga. Oh ya untuk manual, kalau anda biasa menggunakan manual/pedoman/panduan mutu untuk sistem manajemen mutu maka bila anda sudah mencoba mengkombinasikan dan mengintegrasikan sistem saya menganjurkan anda membuat nama sendiri.
Misal :
(hanya) MANUAL atau MANUAL PERUSAHAAN atau saya lebih sering menggunakan kata – kata MANUAL SISTEM dikarenakan kita sedang membentuk sistem dan bisa menambahkan sistem apa saja kedalam manajemen perusahaan tanpa mengubah kata – katanya. Bayangkan bila awalnya anda membuat MANUAL MUTU kemudian di tambahkan ISO 14000 anda mengubah menjadi MANUAL MUTU DAN LINGKUNGAN trus tambah lagi K3 wedew..akan panjang banget tuh nama manual hehehe Tapi untuk nama ini silahkan aja menentukan sendiri namanya sesuai dengan kepentingan dan tujuan dari perusahaan.
Hohoho bagian sederhana tapi terkadang memusingkan sudah kita bahas !!! nexttt……….!!!!!!!!!
2. Prosedur tinjauan manajemen
Kita tahu ada 7 input dan 3 output dalam ISO 9000 (hihihi gw faith of comply yah?? :p ) Gini, kalo anda ga inget apa aja 7 input dan 3 output tinjauan manajemen coba lihat di klausul 5.6 ISO 9000 tentang tinjauan manajemen. Di situ di jelaskan bahwa setiap tinjauan manajemen mutu harus membahas 7 hal dan menghasilkan 3 hal. (tapi gw ga punya standarnya zul?? Gimana mw lihat?? Reply : yawdah donlot aja di box.net gw, tuh ada di bawah tinggal klik aja nama filenya).
Pada umumnya pola tinjauan manajemen adalah melaporkan kegiatan kemajuan penerapan sistem dengan ukuran dan tujuan berbeda tergantung sistemnya kepada top management / direksi. Nah harap anda perhatikan ukuran dan tujuan sistem terkait yang di terapkan. Kalau anda integrasikan ke 14000 lihat inputnya apa aja dan tambahkan ke input tinjauan manajemen begitu juga OHSAS dan sistem lainnya. Kalau output dari sistem selalu sama terdiri dari hasil meeting, rencana tindak lanjut dan kebutuhan sumber daya.
Jadi nanti tinjauan manajemen anda akan lebih banyak pembahasan dan rencana kerjanya tergantung banyaknya sistem yang anda integrasikan di perusahaan.
Nah itu yang krusial di integrasi dokumen.
Selanjutnya adalah anda tinggal membuat prosedur – prosedur yang dibutuhkan sesuai dengan sistem yang diterapkan. Nah permasalahan berikutnya adalah prosedur – prosedur aja yang yang bisa di terapkan dalam 2 atau sistem? Sebenarnya tekniknya sangat sederhana. Anda punya standar?? Lihat di bagian paling bawah setelah sekian banyak persyaratan. Di situ selalu ada appendix yang menjelaskan hubungan antara ISO 9000 dengan standar terkait. (ini yang jadi salah satu alasan kenapa saya menulis berdasarkan ISO 9000 bukan sistem lain).
Jadi konsepnya adalah anda membuat prosedur kemudian mengkaitkan dengan persyaratan yang ada terus lihat hubungannya dengan ISO 9000. Kalo topiknya nyambung maka anda harus membuat prosedur yang terkait dengan sistem yang nyambung tadi. Kebayang?? Kalo masih ga kebayang saya coba uraikan lebih jelas pada tulisan bagian 2 dari integrasi sistem ini.
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami
Thanks mas, sangat membantu...
BalasHapussama2 :)
Hapus