Metode Integrasi Sistem ISO (bagian 2 dari 2)

Kita udah bahas kan beberapa prosedur yang sama sehingga bisa di gunakan untuk beberapa sistem. Untuk melihat kesamaan dalam penerapan kita menggunakan lampiran dari standar. Nih saya kasih contohnya dalam bentuk gambar (maaf bukan dalam bentuk tulisan atau tabel coz ribet banget klo nulis ulang hehehe)

 

Kita lihat yang saya tandai dengan garis biru, bahwa pengendalian dokumen yang ada di klausul 4.2.3 ISO 9000 itu sama dengan Pengendalian dokumen yang ada di klausul 4.4.5 ISO 14000. Sehingga anda cukup membuat 1 prosedur tentang pengendalian dokumen yang mencakup 2 standar tersebut ( atau lebih dari 2 bila anda integrasikan lebih dari 2 sistem) begitu juga dengan Pengendalian catatan. 
See..?!?!? bahwa integrasi sistem dengan bantuan table ini sangat mudah di lakukan sehingga anda tidak perlu membayar saya belasan juta hanya untuk membuat jilidan dokumen anda menjadi satu hehehe.

Coba kita lihat yang di garis merah, disitu terlihat bahwa untuk sasaran mutu dan perencanaan sistem manajemen (beberapa orang menyebutnya sebagai rencana mutu / quality plan) di ISO 14000 di terjemahkan menjadi Tujuan, Sasaran dan Program. Meski pun di sandingkan sejajar tapi karena tujuan dari persyaratan ini berbeda maka anda membuat 2 dokumen yang berbeda yaitu :

- 1 dokumen yang berisi sasaran dan rencana mutu dan
- 1 dokumen yang berisi tujuan, sasaran dan program

Berarti dokumen tersebut meski disandingkan, kita tetap membuat 2-2 nya karena tujuan dari persyaratan dan pembuatan dokumennya berbeda.

Adalagi contoh yaitu di komunikasi internal (klausul 5.5.3 ISO 9000) dengan komunikasi (klausul 4.4.3 ISO 14000). Tujuan dan persyaratannya sama tetapi prakteknya sedikit berbeda karena mempunyai dasar yang berbeda. Yang pertama bicara komunikasi untuk kualitas yang lain bicara komunikasi untuk lingkungan. Mari kita lihat di kondisi actual. Kalo anda bicara kualitas dan produk biasanya di lakukan di mana?? Secara umum pasti anda mempunyai rapat harian, mingguan sampe bulanan untuk membahas masalah produksi / jasa perusahaan anda. Karena banyaknya rapat maka biasanya anda mencatat dalam notulen rapat. Nah notulen rapat, metode komunikasi ini yang di jelaskan di prosedur. Bagaimana di ISO 14000?? Anda punya kewajiban untuk mencegah pencemaran lingkungan. Dan tingkatan pencemaran lingkungan ini harus di lakukan oleh semua personil maka komunikasi anda harus lebih intens dalam bentuk lain seperti poster, gambar, tulisan atau apapun yang anda anggap cara untuk mensosialisasikan menajemen lingkungan. Begitu juga kalo anda bicara manajemen K3 maka nanti anda akan menemui istilah safety meeting atau juga safety induction sebagai metode komunikasi.

Kesimpulannya..?? terkadang persyaratan sama tetapi cara pelaksanaannya berbeda. Ini yang harus anda jelaskan dalam prosedur – prosedur yang anda buat.

OK saya coba ambil contoh lain. Gambar di atas di ambil dari persyaratan OHSAS 18000. 

Di garis biru kita lihat bahwa sama – sama melakukan pengukuran dan monitoring. Di OHSAS 18000 kita melihat bahwa yang diukur adalah performance K3 sedangkan di ISO 14000 kita mengukur sejauh mana kita telah mengendalikan proses kita yang terkait pencemaran lingkungan dan atau penghematan sumber daya. Tetapi lihat di ISO 9000 kita memiliki persyaratan yang lebih banyak terkait alat ukur, proses, produk serta analisa data. Meski di sejajarkan mw tidak mau kita akan membuat prosedur sesuai dengan persyaratan ketiganya. Tetapi bila anda bisa kutak katik kalimat, anda bisa menggabungkan pengukuran dan monitoring di OHSAS 18000 dan ISO 14000 menjadi 1 prosedur kemudian menambahkan bagaimana pengukuran dan montoring di K3 dan lingkungan pada instruksi kerja yang terkait penerapannya. Kemudian silahkan anda menambahkan prosedur lain sesuai dengan persyaratan ISO 9000. 

Contoh lain yang sangat jelas adalah dalam lingkaran merah. Penyelidikan kecelakaan (klausul 4.5.3 OHSAS 18000) tidak ada di ISO 14000 dan ISO 9000 maka berarti ini adalah prosedur yang khusus untuk OHSAS 18000. 

Jadi kira2 gimana? Udah ada bayangan bagaimana membuat sebuah sistem terintegrasi?? Insya allah anda bisa, dan saya yakin anda bisa ini hanya perlu sedikit waktu luang untuk mempelajari standard dan melakukan pemetaaan mana yang sama dan dan mana yang tidak sama.

Mungkin ini sedikit tips dari saya ketika anda membuat integrasi sistem

   1. Pastikan anda mempunyai persyaratan yang ingin di integrasikan (lo bantah gw jitak !!! hehehe) 

   2. Semua sistem adalah pada konsep PDCA jadi anda bisa melihat dari kacamata yang sama 

   3. Anda bisa membuat hal yang umum dalam 1 prosedur kemudian menambahkan instruksi kerja untuk hal

       yang spesifik 

   4. Anda juga bisa membuat 1 prosedur yang sama tetapi dengan pembuktian pada form yang berbeda.

      Contohnya pada persyaratan pemenuhan peraturan. Anda buat 1 prosedur terkait OHSAS dan ISO

      14000 kemudian untuk detil peraturannya anda buat terpisah antara K3 dan lingkungan 

  5. Ada beberapa persyaratan yang mirip (terutama antara k3 dan lingkungan) tetapi memerlukan

      pelaksanaan yang berbeda

   6. …. (masih titik2 karena masih buntu pikiran gw heheehe)

Manual

Ini dokumen yang paling ribet kasih komentar dan nulisnya. Bukan karena ini sulit tetapi terkadang ini malah menjadi dokumen yang paling gampang. Penulisan manual di sebuah sistem baik sistem manapun sangat berbeda2, yang paling umum adalah dengan melakukan counter terhadap persyaratan. Yang di persyaratan tertulis "hendaknya" / "should to" maka di manual di tulis menetapkan, membuat, dan hal lainnya yang intinya adalah menyatakan bahwa organisasi telah memenuhi persyaratan yang di tetapkan. Kalau dokumen seperti ini berarti kita akan menambahkan persyaratan – persyaratan yang di tulis di sistem lain ke dalam manual yang sudah ada. Cukup menyita waktu dan pemikiran karena terkadang kita ga mendapatkan korelasinya suatu persyaratan pada judul / sub judul di manual. Meskipun begitu anda tetap bisa mendasarkan diri pada table – table yang ada di standar. Karena hubungan yang terjadi antar kolom tersebut memang menunjukkan kedekatan atau smililaritas antar topik persyaratan.

Yang gampang kalo kita nemu manual yang ga macem dan hanya menjabarkan garis besar (bener2 garis besar pernyataan dan kebijakan perusahaan) sehingga kita menemukan dokumen tipis maksimal 5-7 halaman yang dapat membuat kita lebih mudah mengutak ngatik manual tersebut. Jadi, bukan karena saya ga mw berbagi lebih banyak gimana caranya integrasi manual akan tetapi emang bingung gimana cara baginya disebabkan terlalu banyak kasuistis yang memerlukan pendekatan berbeda.

So.. next artikel is Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000. Kita akan bahas penerapannya lebih detil di blog ini. 

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share 

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami