(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (8)Continuous Improvement sebagai bukti manfaat ISO 9000

Well..ini topic yg agak berat. Bukan hanya karena topic ini sangat luas cakupannya tetapi juga karena bagian ini adalah bagian yang paling jarang di praktekin di organisasi / perusahaan Indonesia ketika menerapkan ISO 9000 sebagai suatu sistem manajemen. Sudah menjadi rahasia umum bahwa sebagian besar alasan perusahaan mendaftarkan perusahaannya adalah karena ingin memperoleh sertifikat baik karena alasan pemasaran, tender, ikut – ikutan demi gengsi dsbnya. Sebagai konsultan realitanya saya dan teman – teman di trip consultant lebih banyak menemui alasan ini dibandingkan alasan yang utama dari penerapan ISO 9000 yaitu menerapkan sistem manajemen yang lebih baik untuk kemajuan perusahaan. Akan tetapi well ini adalah bagian yang harus di kemukakan karena disini keistimewaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 ketika diterapkan di perusahaan. So here we go..!! kita coba bahas sekelumit tentang continuous improvement yang menjadi nyawa / ruh dari ISO

Prinsipnya dasarnya adalah “mengerjakan sesuatu sedikit lebih baik secara terus menerus” contoh paling ekstrim tentang continuous improvement ini adalah masalah rekor lari 100 m baik tingkat nasional,  regional atau pun dunia. Pemecahan rekor dilakukan terkadang membutuhkan waktu sangat lama seperti rekor nasional 200 m atas nama mardi lestari yang dipecahkan dalam waktu 20 tahunan. Perbedaan yang dihasilkan dalam rekor ini hanya 0, sekian detik. Ataupun rekor dunia lari yang bergerak cukup cepat dg selang waktu 3-12 bln tetap tetap dg perbedaan hanya 0, sekian detik. Coba anda bayangkan bahwa untuk membuat perbedaan sepersekian detik saja diperlukan latihan keras secara terus menerus disertai dengan biaya sangat mahal. Artinya bahwa tujuan untuk membuat perbedaan menjadi lebih baik meski hanya sekian detik memerlukan dukungan biaya, waktu dan tenaga. Kita menyimpulkan bahwa perbedaan adalah perbedaan !! tidak menjadi masalah bahwa itu hanya berbeda sedikit ataupun berbeda banyak. Ini yang menjadi inti dari continuous improvement.

Penerapan continuous improvement pada ISO 9000 menggunakan prinsip dasar PDCA (Plan Do Check Action). Kita telah membahas ini berkali – kali setiap ada tulisan ISO 9000. Bahkan sebenarnya seluruh sistem ISO yang dikenal menggunakan prinsip PDCA ini baik secara eksplisit atau implisit. Hal yang memberikan ruang cukup luas untuk dibahas adalah pada konsep Plan dan Check. Anda bisa menyebut berpuluh – puluh tools manajemen terkait dengan konsep Plan dan Check ini. Hal ini sebenarnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan kemampuan personil perusahaan dalam mengelola manajemen perusahaan. Pada tulisan ini kita akan membahas keterkaitan beberapa tools terkait dengan PLAN dan CHECK tersebut.

PLAN

Banyak sekali tools yang mensinergikan konsep PDCA dalam langkah – langkah implementasinya. Secara umum anda dapat melihat berbagai tools ini dalam ruang manajemen strategi. Baik dalam strategi terapan ataupun strategi teoritis semuanya mengarah bagaimana kita merencanakan sesuatu tanpa melupakan kondisi eksisting yang sedang terjadi di perusahaan. Mari kita ambil contoh Balace Score Card (BSC) sebagai tools umum dan cukup familiar di kalangan manajemen sekarang. Tools ini melakukan identifikasi atas tujuan tujuan perusahaan dengan berpedoman pada keseimbangan dan keuangan perusahaan. Identifikasi faktor – faktor yang mempengaruhi perusahaan serta faktor – faktor  yang di inginkan dalam kerangka beberapa tahun ke depan. Teknik implementasi yang mengaitkan faktor – faktor dalam skala keuangan menjadikan tools ini sangat disukai oleh para pebisnis serta manajer berlatar belakang keuangan. Sayangnya kita ga ngebahas BSC secara detil disini so mohon maaf kalau anda mencari BSC secara detil tidak ditemukan di tulisan ini hehehe. Tapi insya allah saya akan coba bahas BSC komplit pada tulisan berikutnya.

Anda ingat bahwa untuk ISO 9000 ini kita mempunyai kebijakan mutu?? Sasaran mutu atau kita punya rencana mutu?? Kalau tidak ingat coba lihat persyaratan ISO 9001:2008 di klausul 5.3 dan 5.4. Disitu tertulis bahwa organisasi harus menetapkan kebijakan dan sasaran mutu (quality policy and objective). Di organisasi biasanya juga telah menetapkan Misi dan Visi perusahaan. Nah bagaimana rangkaiannya?? Kita lihat skema berikut :

Jadi, dari misi dan visi perusahaan, yang mencakup tujuan dan alasan perusahaan operasional, maka di turunkan menjadi PROGRAM JANGKA MENENGAH kemudian baru diturunkan pada kebijakan mutu. Seperti yang kita tahu bahwa kebijakan mutu berisi komitmen perbaikan berkelanjutan, menjalankan ISO 9000 dan kepuasan pelanggan serta komitmen lain terkait dengan keinginan perusahaan. Meski Kebijakan Mutu dapat menjadi sasaran jangka menengah, akan tetapi belum “pas” kalau di jadikan jangka menengah karena lebih fokus pada komitmen perusahaan. Dan disisi pelaksanaan dapat menjadi bias karena kefokusan perusahaan dalam menjalankan system manajemen mutu. Itulah sebabnya di sarankan menggunakan beberapa alat bantu manajemen lain dalam mendefinisikan program jangka menengah. Kalau tidak ada gimana? Yawdah gpp ko toh masih memenuhi persyaratan ISO 9000 dan perusahaan masih bisa menerapkan strategi perencanaan jangka menengah dalam kebijakan mutu perusahaan.

Kebijakan, sasaran dan rencana mutu menjadi factor penting dalam perencanaan operasional perusahaan. Sehingga ada kewajiban untuk melakukan review / tinjauan terhadap ke 3 hal di atas. Persyaratan ISO 9000 yang sederhana kadang membuat kebijakan, sasaran dan rencana mutu ini bias dan tidak  konsisten dengan perencanaan perusahaan. Bahkan sering saya melihat bahwa kebijakan, sasaran hanya hal sederhana sekedar memenuhi persyaratan dan tanpa rencana mutu. Nah ini yang kadang bikin bingung, bagaimana mungkin mencapai suatu sasaran sedangkan cara atau alat untuk mencapai sasarannya tidak menjadi komitmen (tertulis) ? meski ada bantahan bahwa rencana mutu bukan persyaratan wajib dan perusahaan masih bisa survive serta tetap untung, bagi saya ini sekedar hanya membantah dengan perumpamaan  “kalo dari jakarta ke jogja enakan naik apa? Kereta? Bus? Atau pesawat??” sama – sama enak ga perlu jalan kaki sampai gempor tetapi berefek pada kecepatan, biaya serta kenyamanan masing – masing orang :)

Inti dari sasaran mutu dan rencana mutu adalah sebuah pengukuran kinerja. Kita menetapkan target, kemudian kita mengukur apakah kita telah mencapai target kemudian kita mencoba meningkatkan target tersebut terus menerus dan mencapai hal yang lebih tinggi dan lebih tinggi lagi. Bagaimana menetapkan target kita? Apakah sesuai dengan kemampuan perusahaan dan personil?? Apakah target tersebut realistis? Konsep Specific Measurable Achievable Realistic dan Timeframe dapat menjadi acuan sederhana. Akan tetapi pada saat kita ingin mendalami target kita agar sesuai dengan misi dan visi perusahaan, maka sangat dianjurkan untuk menggunakan beberapa tools seperti BSC, penetapan KPI atau pun mendevelop dengan six sigma. Sehingga keselarasan antara keinginan perusahaan, keinginan stakeholder, keterbatasan sumber daya serta penentuan arah perusahaan dapat lebih di perhatikan.  Adagium “nafsu besar tenaga kurang” tidak muncul dalam obrolan makan siang diantara karyawan.

Dibeberapa kasus, saya juga melihat bahwa program BSC, program Sistem dan Prosedur ataupun program – program manajemen lainnya berjalan berdampingan seperti dual system dengan system manajemen mutu. DIsini saya selalu menyarankan, bahwa sesuaikan setiap prosedur dan aturan di system manajemen mutu dengan system – system lain yang akan berjalan. Niscaya system manajemen mutu akan beradaptasi dengan cepat tanpa memerlukan waktu lama. Dan percayalah bahwa system manajemen mutu ISO 9001:2008 akan semakin sakti dalam memberikan manfaat bagi perusahaan ketika dia ditambah komponen – komponen alat  bantu manajemen lainnya. Bahkan dengan konsep sederhana 5 S ataupun QCC yang menjabarkan 8 langkah 7 alat, ISO 9001:2008 akan semakain bertenaga dalam mendorong kinerja perusahaan dan personil yang ada di dalamnya.

CHECK

Nah kita sekarang sudah ada target (sasaran dan rencana mutu). Artinya adalah kita sebagai penghuni perahu bernama PT XXX sama – sama tahu tujuan dari perahu tersebut. Dan masing – masing personil siap menjalankan tugasnya untuk mendayung, mengamati arah ataupun untuk melakukan pembersihan di perahu tersebut. Lalu, apakah masing – masing personil telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan perintah kapten?? Ini yang akan di ukur dalam CHECK ini. Setiap tools kinerja biasanya mempunyai prinsip dasar dalam merencanakan suatu target, mensosialisasikan, mengukur serta melakukan perbaikan atas kinerja tersebut. Prinsip continuous improvement ataupun melakukan perubahan besar – besaran dalam Business Process Reengineering pasti memerlukan stop light khusus untuk mereview apakah kita telah ada di jalan yang benar?? Jalan menuju surga?? Eh salah maksudnya jalan menuju tujuan perusahaan?? Hehehehe.

Namun secara umum adalah kita akan melakukan rerata (pengukuran rata – rata)  pada sejarah proses dan kemudian membandingkan dengan target kita. Hasil dari rerata dengan target ini yang akan di jadikan acuan apakah kondisi kita sedang lampu merah?kuning? atau hijau? Kalau memang lampu merah berarti udah saatnya kita berhenti sejenak dan melihat tujuan serta cara mencapai tujuan tersebut. Kalau sudah kuning berarti saatnya kita berhati – hati dalam menggunakan cara dan mencapai tujuan tersebut.

Alat pengukuran sederhana adalah menggunakan prinsip 7 tools. Prinsip yang menggambarkan data sejarah dengan menggunakan 7 alat yang dapat dipakai secara keseluruhan ataupun sebagian. 7 tools ini terdiri dari  :

   1. histogram
   2. pareto  
   3. run chart
   4. scatter diagram
   5. control chart
   6. flow chart
   7. cause and effect diagram ( fish bone )

Intinya adalah menggambarkan data dalam bentuk gambar secara ilmu statistik sehingga data dapat mudah untuk di baca dan dipelajari. Hal ini juga akan memudahkan anda untuk mengambil tindakan dari indicator data yang digambarkan. Lahhh statistic…?!?!? Saya cuma dapat C pak pas mata kuliah statistic hehehehe. Sebenarnya ga masalah kok teknik ini sangat sederhana bahkan saya sempet mencoba mengaplikasikan teknik ini pada perusahaan kecil yang rata – rata pendidikannya hanya setingkat SD dan SMP. N u know what? Mereka cukup sukses untuk menggambarkan data secara statistic meski tetap harus di pandu dalam mengambil tindakan ketika sebuah data telah disimpulkan. Karena pengambilan tindakan dari sebuah kesimpulan sangat tergantung pada wawasan setiap individu dan terus terang ini membutuhkan effort khusus supaya dapat mengambil jalan menuju sorga tadi :P

Nah sudah di check kan??  Berarti tinggal tahapan menuju pelaksanaan perbaikan. Anda dapat menentukan plan kembali dengan target yang lebih sebagai target kinerja atau pun anda berpindah target sesuai dengan perkembangan perusahaan. Dan tidak pernah dilarang dalam undang - undang kita kalau anda memindahkan target pada area yang belum menjadi focus perbaikan

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share 
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami