(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (7)Udah selesai?? Yuk kita sertifikasi system kita biar dikenal orang banyak

Nah secara umum kita sudah mendapatkan tahapan – tahapan pelaksanaan ISO 9000 di perusahaan. Memang ada beberapa hal yang belum dijelaskan secara detil. Tapi insya allah nanti saya tambahkan beberapa penjelasan terkait implementasi di lapangan untuk memudahkan dalam menyusun system ISO 9000 di perusahaan anda. 

Setelah pelaksanaan audit, tahapan selanjutnya adalah tinjauan manajemen. Tahapan ini dilakukan untuk mereview pelaksanaan system. Umumnya tahapan ini dalam bentuk rapat sehingga sering dikenal dengan istilah Rapat Tinjauan Manajemen atau Management Review Meeting. Sederhananya adalah MR/WM melakukan persiapan pelaporan terkait pelaksanaan system kemudian melaporkan juga hasil ujicoba pelaksanaan system serta meminta top management (direksi atau lainnya) melakukan hal - hal yang diperlukan dalam upaya membantu berjalannya system di perusahaan. (gw unggah materi presentasi tentang hal ini) Setelah itu baru kita mendaftarkan diri di badan sertifikasi untuk mensertifikasi system kita agar mendapatkan sertifikat serta dapat dipergunakan sesuai kebutuhan.

Sistem sertifikasi ISO 9000 (dan Sistem Manajemen ISO lainnya) berdasarkan mekanisme system seperti gambar di bawah :

Dari gambar dapat di lihat bahwa

  1. ISO di isi oleh perwakilan Negara anggota yang di Indonesia di wakili oleh KAN

  2. Perwakilan Negara anggota ini menjadi lembaga akreditasi (lembaga yang ditunjuk untuk memberikan hak mengeluarkan sertifikat kepada lembaga lain)

  3. Kemudian KAN akan mengeluarkan izin mengeluarkan sertifikat kepada badan sertifikasi sebagai lembaga pemberi sertifikat ISO

  4. Badan sertifikasi ini yang berhak memberikan sertifikat ISO kepada perusahaan/organisasi/badan lainnya

Terkait dengan MRA (Mutual Recognition Agreement) maka Badan sertifikasi yang telah di akreditasi di suatu Negara ;

     - Berhak mengeluarkan sertifikat untuk perusahaan yang berdomisili di Negara lain

     - Sertifikat dari 1 badan sertifikasi yang telah terakreditasi diakui oleh lembaga 

       akreditasi Negara lain (dalam contoh adalah UKAS – Inggris)

Sehingga ketika kita di sertifikasi oleh 1 badan sertifikasi di Indonesia maka sertifikat ISO 9001 kita secara otomatis telah diakui oleh negara lain. Tanpa perlu membuat sertifikat lain di negara tertentu. Ini kelebihan ISO di banding system sertifikat lain. Contoh adalah sertifikat SNI . Sertifikat SNI berlaku di Indonesia dan hanya untuk produk – produk yang beredar di Indonesia.

Itu tentang sertifikat iSO terus bagaimana dengan cara kita memperoleh sertifikat? Prinsipnya sederhana, kita mendaftarkan diri ke badan sertifikasi yang tersebar di seluruh Indonesia kemudian mengikuti aturan badan sertifikasi. Secara umum aturan badan sertifikasi adalah :

   - Mengisi formulir pendaftaran badan sertifikasi (Biasanya berisi data alamat perusahaan, no telp, jumlah karyawan serta proses bisnis perusahaan
   - Mengirimkan dokumen kita ke badan sertifikasi untuk desk audit (Desk Audit merupakan pemeriksaan dokumen dari badan sertifikasi)
   - Menerima hasil desk audit
   - Melakukan perbaikan atas hasil desk audit
   - Menerima jadwal kunjungan audit
   - Audit eksternal oleh badan sertifikasi
   - Melakukan perbaikan hasil audit eksternal
   - Menerima sertifikat ISO 9001:2008

Banyak yang bertanya kepada saya, gimana sih cara mempersiapkan diri menghadapi audit eksternal? Saya sering melihat bahwa ketakutan utama dari klien ketika menghadapi audit eksternal adalah masalah ketidak tahuan tentang apa sih audit eksternal itu? Ketakutan untuk dianggap salah oleh auditor eksternal atau pun ketidaktahuan situasi yang terjadi pada saat audit eksternal. Ok mungkin ini ada beberapa trik yang biasa saya kasih kepada klien

 

1. Jangan menganggap auditor paling tahu tentang kondisi lingkungan perusahaan. Auditor hanya mengenal system, sedangkan yang lain adalah berdasarkan pengalaman dia saat melihat kondisi perusahaan sejenis

2. Berfikirlah bahwa kita yang paling mengetahui kondisi perusahaan sehingga kita yang paling tahu sistem yang paling sesuai di kondisi perusahaan
 
3. Ingat tidak ada system yang terbaik, yang ada hanya system yang paling sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan

4. Kondisi audit adalah mirip dengan kondisi internal audit, pertanyaannya mirip dengan internal audit. Karena sebagian manfaat audit internal adalah latihan situasi audit eksternal.

5. Selama anda mengerjakan prosedur yang telah tertulis, mengisi form yang telah di tetapkan maka sebenarnya anda tidak perlu takut akan audit 

6. Temuan?? Jangan takut !! karena audit memang harus ada temuan. Kesian auditornya kalau ga ada temuan, ntar di anggap ga kerja hehehehe

7. Sekali lagi prinsip bahwa audit adalah sebuah cermin, untuk melihat sejauh mana kita mencapai suatu kinerja.

8. Apa lagi yah?? Itu dulu deh. Cuma itu doang yang baru diinget :p

Setelah anda mendapatkan sertifikat akan ada audit surveillance, untuk meninjau apakah anda masih konsisten dengan penerapan system yang dipersyaratkan. Ada 2 jenis yang dilakukan, per 6 bln sekali atau per tahun. Kebijakan ini sesuai dengan kebijakan perusahaan badan sertifikasinya. Audit ini sama dengan audit awal cuma mungkin yang perlu anda perhatikan adalah hasil temuan audit sebelumnya. Karena fokus utama adalah continuous improvement sehingga perbaikan perbaikan yang meski hanya kecil tetapi menjadi roh dari system manajemen mutu ini.

Kalau masalah biaya, ini sangat variatif. Sama seperti anda membeli produk yang sama tapi dengan harga berbeda tergantung kualitas jasa yang ditawarkan. Tapi setahu saya, harga bisa dimulai dari 12 juta sampai dengan 50-60 juta per sertifikat. Kemudian anda akan membayar biaya per tahun sebesar 5-15 jt sebagai biaya surveillance yang dilakukan per tahun.

Nah kira – kira gitu, selamat bersertifikat dan selamat bernarsis ria dengan sertifikat ISO 9001:2008 anda :)

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami