22 Februari 2010

(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (6) - udah praktek? coba kita lihat penerapannya make audit

Akhirnya mulai lagi seneng menulis lanjutan seri ISO 9000 ini....

Pada tulisan sebelumnya kita telah membahas mengenai penerapan ISO 9000 dan dikaitkan dengan prinsip PDCA yang menjadi inti dari perbaikan berkelanjutan. Saat ini kita akan membahas tentang cara mengevaluasi kinerja system yang dilakukan untuk memastikan bahwa target efisien dan efektivitas organisasi. Jadi pada tulisan ini kita akan coba membahas sekilas tentang audit internal. Audit internal merupakan salah satu mata rantai dalam penerapan system manajemen mutu ISO 9000. Audit internal juga dilakukan pada system manajemen lingkungan, keamanan pangan bahkan seluruh system manajemen yang ada di ISO. Mengingat pentingnya evaluasi atas pelaksanaan, maka ada yang bilang semakin bagus audit internal maka semakin bagus system yang tengah dijalankan perusahaan. Sehingga ISO sendiri mensyaratkan pelaksanaan audit dilakukan minimal 1 tahun 1 kali.

Prinsip pelaksanaan audit internal di ISO sendiri mengacu pada ISO 19011:2002. Pada standar ini di atur mengenai istilah – istilah yang digunakan, pedoman audit hingga pelaksanaan audit berikut juga di atur masalah evaluasi pelaksanaan audit serta evaluasi terhadap auditor. See, anda melihat siklus PDCA kembali dalam metode audit. Mulai dari Plan hingga review dan tindak lanjutnya. Untuk dapat lebih jelasnya and dapat melihat diagam di bawah berikut (diagram alir di ambil dari dokumen standar SNI ISO 19011:2005)

proses alir audit

Tapi blog ini dibuat untuk kepentingan praktis, so silahkan anda pelajari lebih lanjut soal teorinya. Disini kita akan bahas masalah langkah – langkah yang diperlukan dalam pelaksanaan audit sesuai dengan system manajemen mutu ISO 9000. Ada satu hal yang perlu saya tekankan dalam pelaksanaan audit internal ISO ini. Bahwa AUDIT mencari KETIDAK SESUAI DENGAN PERSYARATAN bukan untuk mencari sebuah kesalahan baik pribadi atau organisasi. Penekanan ini perlu dilakukan untuk menghilangkan hambatan – hambatan dalam pelaksanaan audit seperti auditee yang menyembunyikan fakta atau perdebatan ala kusir (debat kusir maksudnya :p) antara auditor dan auditee. Tujuan audit adalah untuk mencari celah perbaikan sehingga tujuan system untuk perbaikan berkelanjutan dapat dicapai. Sehingga di harapkan baik auditor maupun auditee melepas conflict of interest yang terjadi di antara kedua belah pihak.

I. Rencana Audit
Langkah pertama untuk membuat audit internal adalah bagaimana membuat perencanaannya. Mari kita susun rencana audit berdasarkan 2 jenis rencana yaitu :

1.    - Rencana Audit tahunan
Rencana audit tahunan adalah sebuah rencana bagaimana anda akan melakukan audit pada perusahaan dalam kurun waktu 1 tahun. Anda boleh saja membuat rencana dengan menggilirkan audit per satuan waktu per departemen / bagian atau membuat rencana audit sekaligus. Ini tergantung bagaimana anda mdan perusahaan menganggap system audit yang ada. Maksudnya gimana?? Maksudnya gini…, hmm anda lihat aja deh table rencana dibawah biar ngerti :D

Dept
Bulan
Wakil Manajemen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Marketing
HRD
Gudang
QC
Produksi
dll

Ataupun anda dapat membuat dengan perencanaan seperti berikut :

Dept
Bulan
Wakil Manajemen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Marketing
HRD
Gudang
QC
Produksi
dll

Catt : audit dilakukan 2x dalam setahun

Nah ngerti kan?? Klo ga ngerti awas aja !! hehehehe
2.       
     - Rencana Pelaksanaan Audit
Pada bulan yang telah ditetapkan mari kita menyusun rencana audit yang lebih detil. Rencana audit ini dapat di lihat dengan anda menunjukkan waktu pelaksanaan audit yang menunjukkan tanggal dan jam audit, auditor, auditee serta proses apa saja yang di audit. Masih bingung?? Perlu pake table lagi ? yaudah kira – kira seperti ini tabelnya :p

No
Dept
Tanggal Audit
Waktu Audit
Proses
Auditor
1
Wakil Manajemen
09-01-10
09.00-16.00
1. Pengendalian dokumen dan catatan
2. Pelaksanaan Tindakan koreksi dan pencegahan
3. pengendalian proses tak sesuai
4. Tinjauan manajemen
5. Audit Internal
6. Komunikasi pelanggan
7. Komunikasi manajemen
8. dll
Bp. Fulan
2
Marketing
11-01-10
09.00-16.00
Dst..

3
HRD
13-01-10
09.00-16.00
Dst..

4
Gudang
15-01-10
09.00-16.00
Dst..

5
QC
17-01-10
09.00-16.00
Dst..

6
Produksi
20-01-10
09.00-16.00
Dst..


Sebelum pelaksanaan audit pastikan anda membuat :
a. Pemberitahuan Audit kepada seluruh pihak (bisa berupa surat undangan ataupun edaran dengan melampirkan table di atas)
b. Surat penunjukan auditor
c. Kelengkapan pelaksanaan audit seperti check list pertanyaan, form temuan audit (Non conformance report, Permintaan tindakan Perbaikan dan pencegahan dll) atau lebih baik lagi bila anda menyediakan kamera digital untuk menangkap objek – obejek yang dianggap tidak sesuai dengan persyaratan.

II. Pelaksanaan Audit
Pada hari pertama pelaksanaan audit, anda mesti membuat opening meeting / rapat pembukaan. Rapat ini menjadi awal mula / kick off dari pelaksanaan audit sekaligus melakukan
a. Konfirmasi terhadap jadwal yang telah di buat
b. Menjelaskan tentang metode audit yang akan di lakukan
c. Memastikan bahwa setiap pihak terlibat dalam audit secara antusias
Setelah pelaksanaan opening meeting, anda silahkan melanjutkan audit sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Ada beberapa teknik audit yang umum dilakukan. Yang paling umum adalah dengan bertanya atau wawancara.
Teknik Wawancara Audit
a. 5 W (what, who, when, where, why) + 1 H (how) + 1 S (show me)
b. Observasi ; lakukan pengamatan pada lingkungan sekitar
c. Klarifikasi ; pertanyaan meminta penjelasan akan sesuatu hal
d. Verifikasi ; memeriksa kebenaran sesuatu hal
e. Sampling ; ambil contoh secara acak
f. Lakukan pertanyaan terbuka (pertanyaan yang menuntut penjelasan lebih lanjut bukan pertanyaan yang meminta jawab ya/tidak)
Untuk memastikan kelancaran audit, anda sangat dianjurkan untuk membawa check list sebagai panduan dalam melakukan audit. Check list ini sangat berguna untuk memastikan bahwa arah audit tidak melebar ke hal yang tidak diinginkan sekaligus membantu auditor dan auditee mempersiapkan pelaksanaan audit secara lebih baik. Oh ya, biasanya saya sangat menganjurkan check list pertanyaan ini di berikan kepada auditee agar auditee dapat mempersiapkan diri untuk menyiapkan dokumen sesuai dengan kebutuhan audit. Mungkin di lain kesempatan saya akan coba membahas lebih dalam tentang penyusunan checklist audit ini dalam sebuah posting blog lain.

Pada saat pertama kali auditor bertemu auditee dan ingin melakukan audit, upayakan juga anda memperkenalkan diri (yahhh saya tau anda sudah mengenal auditee dan auditee sudah mengenal anda J ) tapi perkenalkan diri anda dengan ucapan : “Selamat pagi, pak….! Saya zul bertindak sebagai auditor internal dan diberi kesempatan mengaudit bagian / dept bapak ……. yaitu dept Produk / QC / yang lainnya ” Manfaat dari perkenalan ini adalah menegaskan sebuah posisi bahwa anda adalah auditor dan bapak fulan ini seorang auditee. Sehingga diharapkan perbedaan umur, senioritas, pangkat, jabatan ataupun hal – hal lain yang membuat anda sungkan untuk bertanya dan mengaudit dapat dihilangkan.
Sebenarnya apa sih yang di audit?? Secara umum sebenarnya adalah ketika anda mengaudit, anda melakukan perbandingan antara ;
a. Standar (dalam hal ini adalah ISO 9001:2008) versus dokumentasi yang dipersyaratkan standar
b. Dokumentasi yang dipersyaratkan standar versus pelaksanaan di lapangan
Jadi kalau di gambarkan kira – kira seperti ini : 

gap audit

Nah ketidaksesuaian perbandingan tersebut yang dijadikan temuan untuk dapat diperbaiki. Terus bagaimana kalau udah sesuai?? Terus susah menemukan ketidaksesuaian?? Berarti anda harus berpaling pada prinsip “continuous improvement”. Harus ada peningkatan baik kinerja, system ataupun pelaksanaan. Anda bisa merekomendasikan peningkatan kinerja pada suatu bagian tertentu dan memasukkan dalam kategori temuan observasi (saran)
Nah karena dah mulai ngomongin kategori temuan, mari kita lihat bahwa temuan audit dibagi 3 kategori yaitu ;
1. Mayor -- >Temuan yang bersifat mempengaruhi kualitas produk / jasa yang diberikan oleh perusahaan
2. Minor -->Temuan yang tidak mempengaruhi kualitas produk / jasa ; temuan yang biasanya terjadi karena human error ;
3. Observasi --> temuan yang bersifat saran dari auditor berdasarkan pengalaman dan kompetensi auditor.

Dan seperti yang biasa saya ucapkan kepada klien, tidak usah dipikirkan masalah kategori temuan dalam pelaksanaan audit internal. Semuanya adalah KETIDAKSESUAIAN. Berarti semuanya harus segera diselesaikan dengan segera untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Kemudian yang perlu ditekankan adalah bahwa tidak menjadi masalah jumlah ketidaksesuaian yang ditemukan pada audit internal, semakin banyak malah semakin bagus. Kok gitu?? Yah begitu !! hehehehe. Prinsipnya gini, ketika anda melakukan audit internal, sebenarnya anda sedang membantu rekan kerja anda untuk mempersiapkan diri menghadapi audit eksternal. Disisi lain adalah anda sedang membantu rekan kerja untuk mengingatkan bahwa mereka masih bisa meningkatkan kinerja mereka sehingga dapat di nilai lebih baik oleh atasan. Jadi …Semakin banyak temuan (audit internal) = semakin bagus. Dan berarti anda juga harus mensosialisasikan kesadaran ini kepada auditee sehingga mereka membuka diri untuk sebuah temuan.
Setelah audit dilaksanakan, pastikan anda :
a. Memberitahu auditee temuan apa saja yang telah anda anggap sebagai ketidak sesuaian
b. Mengkonfirmasi auditee tentang batas waktu penyelesaian temuan
c. Meminta auditee menanda tangani form ketidak sesuaian / NCR / LKS untuk mendapatkan bukti tertulis audit
d. Mengucapkan terima kasih atas waktu auditee. ( harus !! karena anda mengaudit berarti anda mengganggu kerja dia sehingga auditee tidak dapat memanfaatkan waktunya untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan job desc dia :p )

Setelah melaksanakan audit internal, anda silahkan membuat rapat penutupan (closing meeting). Pada closing meeting ini lead auditor menyampaikan :
1. Terima kasih atas kerjasama yang telah diberikan dalam pelaksanaan audit
2. Memberitahu seluruh temuan audit pada seluruh auditee yang hadir
3. Mengingatkan kembali tentang batas waktu penyelesaian temuan
4. Pada closing meeting ini auditee juga berhak untuk mengkoreksi hasil temuan audit bila dianggap pemahaman audtor tentang suatu hal berbeda dengan kondisi. Disini lead auditor yang akan memutuskan apakah temuan tersebut di anulir ataupun di diteruskan
5. Memberitahu tanggal verifikasi atas penyelesaian temuan sehingga
Verifikasi?? Maksudnya adalah kalau temuan itu telah selesai di perbaiki maka harus dilakukan pemeriksaan kembali apakah penyelesaian temuan memang sesuai dengan temuan tersebut. Yang memeriksa boleh anda tentukan sendiri, auditor yang bersangkutan, lead auditor, ataukah MR sekalian untuk memastikan continuous improvement memang berjalan sesuai dengan keinginan system. Pastikan verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa komunikasi verbal dan tertulis yang dilakukan pada saat audit memang berjalan sesuai dengan tujuan system. 

III. Laporan Audit
Nah setelah pelaksanaan audit internal dilaksanakan tugas auditor belum selesai. Auditor membuat laporan pelaksanaan audit untuk diserahkan kepada MR / WM. Laporan hasil audit ini mencakup keseluruhan proses yang dilakukan serta temuan – temuannya. Dikarenakan laporan ini menjadi bahan tinjauan manajemen, dan dilaporkan kepada to[ management maka diupayakan untuk menekankan pada sesuatu hal yang mungkin hanya top management yang bisa lakukan. Seperti pengadaan alat /mesin, kebijakan tertentu terkait penambahan personil ataupun hal – hal lain yang memang menjadi kewenangan top management (direksi)

Laporan pelaksanaan audit ini harus diberikan kepada auditee, dan kepada direksi / MR untuk menjadi arsip dan bahan pelaksanaan perbaikan berkelanjutan di tiap – tiap auditee.

IV. Udah segitu dulu yah…lumayan cape neh heheheehe kalau ada pertanyaan silahkan isi form yang tersedia atau anda dapat memberikan komentar terhadap tulisan ini

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More