05 November 2009

(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (4) - Mulai dokumentasi yukkk…


OK seperti tulisan terdahulu, bahwa ISO 9000 itu pasti akan berkutat di dokumen. Tapi awas jangan terjebak pada rutinitas kegiatan dokumentasi, bagaimanapun anda di bayar untuk menghasilkan sesuatu kan bukan cuma sekedar mencatat kan?? SO jadikan catat mencatat bagian dari tugas anda bukan sebagai tujuan dari pekerjaan anda
Masih inget 3 prinsip ISO 9000:2000 atau 2008 ??

   1. Tulis apa yang dikerjakan
   2. Kerjakan apa yang ditulis
   3. Review dan verify

Pada bagian ini kita akan mencoba membahas yang pertama dulu yaitu TULIS APA YANG DIKERJAKAN. Maksudnya seperti apa yah?? Apa kita mesti bawa2 kertas setiap bekerja dan menuliskan apa yang telah dikerjakan?? Ada benernya tapi lebih banyak salahnya :D Jadi disini adalah bagaimana anda membuat aturan, standar atau pun bukti bahwa anda telah bekerja. Apa bukti anda telah bekerja?? Masuk tepat waktu dan pulang telat waktu?? Kalau itu jawaban anda berarti anda adalah pegawai negeri bahkan lebih parah dari pegawai negeri karena pegawai negeri pulang lebih cepat dari waktu hehehe.

Kembali ke dokumentasi, untuk membuat aturan, standar ataupun bukti anda telah bekerja umumnya digunakan prosedur atau bahasa kerennya adalah SOP= Standard Operational Procedure. Cukup familiar kan?? Yah ini seperti membuat urutan – urutan langkah dalam proses. Biasanya digunakan diagram alir / flow chart untuk memudahkan runtunan cerita dan alur logika. SOP ini biasanya terdiri dari prosedur pelaksanaan tugas / pekerjaan, instruksi kerja (work Instruction) dan di tambah formulir sebagai bukti bahwa anda telah bekerja. Di beberapa perusahaan, saya biasanya juga menambahkan satu dokumen yaitu dokumen standard. Dikarenakan kita berkeinginan memenuhi persyaratan maka harus dijelaskan keterkaitan antara prosedur yang dibikin dengan persyaratan ISO 9000:2008. Kita juga ingin menyatakan bahwa kita telah memenuhi persyaratan dengan bukti pemenuhan terhadap persyaratan tersebut. Gambaran atas keterkaitan antara prosedur, persyaratan serta dokumen lainnya ada di dokumen yang disebut Manual / Pedoman.


Udah liat gambar diatas?? Semoga dapat membantu pemahaman atas system dokumentasi yang diperlukan dalam membuat dokumen ISO 9000. Sistem dokumentasi ini juga berlaku ketika anda membuat dokumen untuk ISO 14000, 22000, 17025 ataupun OHSAS 18000.

Nah tahapan pertama adalah develop dokumennya. Mulai dari yang kecil dulu, kita kumpulkan semua formulir atau standar – standar kerja yang ada di perusahaan. Dari formulir ini kita bagi2 sesuai dengan departemen/bagian yang menggunakan formulir tersebut. Udah?? Nah dari dari sini sebelum membuat prosedur kita coba gambarkan proses bisnis perusahan.

Proses Bisnis

Proses bisnis perusahaan sebenarnya adalah gambaran sederhana bagaimana perusahaan melakukan proses – proses yang diperlukan sehingga memenuhi prinsip “memberikan nilai tambah” produk atau jasa sehingga di minati oleh konsumen. Kita ambil contoh untuk proses bisnis sederhana yaitu “proses jual beli” di sebuah warung kelontong / warung kecil di sebelah rumah kita. Ada beberapa proses yang bisa kita identifikasikan ketika kita membuka warung kecil di rumah kita.

   - Proses pembelian barang jualan
   - Proses display / penampakan barang
   - Proses jual beli

    Proses diatas adalah proses minimal ketika kita melakukan proses jual beli di warung. Proses ini bisa juga disebut core process atau proses inti ketika kita melakukan bisnis warung kecil. Untuk beberapa warung yang cukup besar biasanya akan ada proses tambahan seperti :

        - Proses perekrutan karyawan (untuk bantu-bantu jaga warung)
        - Proses penggajian
        - Proses inventori / penyimpanan sediaan barang dagangan
        - Atau bila diperlukan dapat di tambah proses promosi

      Proses yang ini kita sebut support process, sebuah proses yang tidak memberikan nilai tambah sebuah produk / jasa tetapi sangat membantu proses pada proses inti. Proses dibutuhkan agar setiap proses inti data berjalan lancar sesuai dengan harapan pemilik bisnis.
      Kira – kira seperti itu prosesnya, trus ketika proses – proses ini kita gambarkan dalam satu kesatuan utuh dapat kita lihat sebuah proses yang saling berkaitan dan saling membantu kerja masing – masing proses. Gambaran sederhananya dapat di lihat seperti berikut :



      Untuk menggambarkan sebuah proses, sebenarnya mengandung prinsip sederhana dari definisi roses tersebut yaitu input – proses – output (lihat tulisan terdahulu). Ketika proses itu digabungkan akan jelas bahwa input sebuah proses adalah output proses lain begitu juga sebaliknya output sebuah proses merupakan input bagi proses lainnya. Di lain pihak, sebuah proses yang digambarkan dalam bentuk tulisan / gambar adalah proses yang disederhanakan dari proses yang berjalan sehari – hari di perusahaan sebenarnya. Beberapa ahli system mengenal ini dengan istilah permodelan. Bagaimana kita menggambarkan sebuah kejadian yang sangat kompleks dalam kehidupan sehari – hari menjadi suatu gambaran sederhana yang menggeneralisir permasalahan tanpa memasukkan variasi – variasi yang selalu timbul pada kehidupan nyata. Begitu juga ketika kita menggambarkan proses – proses yang berjalan di sebuah perusahaan, pada intinya adalah sebuah proses sederhana yang terdiri dari : proses penjualan / marketing – proses internal perusahaan – proses pengiriman produk pada konsumen. Perlu di ingat bahwa dalam perkembangan bisnis sekarang terjadi persaingan yang ketat untuk menarik pelanggan oleh sebab itu mari kita melihat proses yang ada dari sudut pandang untuk memuaskan pelanggan seperti prinsip ISO 9000 yang kita bahas sebelumnya (customer focus).Nah untuk itu silahkan anda membuat berbagai jenis proses bisnis perusahaan untuk melatih kepekaan anda dalam menangkap pola kerja perusahaan.

      Setelah mendapatkan proses bisnis, mari mulai dengan menentukan proses apa saja yang terjadi di perusahaan. Ohh anda tidak perlu proses bisnis untuk mengetahui proses yang terjadi di perusahaan?? Gpp boss silahkan aja anda langsung menentukan proses – proses yang akan dibuat prosedurnya (SOP). Tapi lebih baik bila anda membuat proses bisnis untuk perusahaan dengan alasan sbb ;

      1. Dokumen ISO 9000:2008 membutuhkan proses bisnis untuk memudahkan auditor atau pihak lain memahami bisnis anda secara sekilas (lagian ini kan persyaratan jadi mau tidak mau anda harus bikin hihihihi)
       
      2. Gambaran proses bisnis ini akan membantu pemahaman karyawan bahwa mereka saling terkait dan harus bekerjasama.

      3. Kalau anda ingin jadi konsultan, anda dapat memamerkan kemampuan anda dalam memahami proses berbagai jenis perusahaan. ( yah lumayan lah buat gaya2an daripada di bilang sok tahu dan ga ngerti proses :p)

        Sekarang yuk mulai bikin dokumentasinya (astaga zul dari tadi panjang lebar cerita lom mulai2 bikin dokumentasi?? Hihihi iya bos td tuh cuma persiapan aja buat bikin dokumentasi).

        Model Dokumentasi

        Prinsip pertama membuat dokumentasi segala macam jenis ISO adalah TIDAK ADA ATURAN BAKU MODEL DOKUMENTASI !! anda silahkan membuat model yang sesuai dengan kesukaaan anda, hobby atau pun gaya anda. Tapi utamakan dengan satu prinsip sederhana yaitu KISS (jrengg..jrengg..udah BB17 kah?? :D ) KISS adalah singkatan dari Keep It Simple Stupid, buatlah sesuatu yang sangat sederhana, mudah dipahami bahkan oleh orang yang tidak dapat membaca dan menulis (saya ga mw masukkin kata bodoh/tolol/goblok dalam pengertian ini meskipun kita sama – sama mengetahui arti kata STUPID). Lalu persyaratan lainnya yang tercantum secara eksplisit atau pun implicit adalah DOKUMEN MUDAH DI IDENTIFIKASI. Artinya anda harus membuat sebuah dokumen secara unik dan mudah di kenali, dibedakan atau pun dimengerti oleh orang yang belum pernah membaca dokumen tersebut. So dengan 3 aturan dasar tersebut marilah kita berkreasi membuat dokumen.

        Membuat prosedur / SOP

        Prosedur atau SOP sebenarnya adalah gambaran, uraian langkah – langkah kegiatan secara berurutan untuk menghasilkan sesuatu. Di sini biasanya kita menggambarkan dalam aktivitas – aktivitas kegiatan yang harus kita lakukan ketika melakukan sebuah proses. Bagi anda yang orang akuntansi ataupun orang keuangan lainnya, prosedur atau SOP biasanya diuraikan dalam bentuk tahapan – tahapan proses dokumen. Tolong untuk membahas dokumentasi ISO 9000 ini kita berfokus pada langkah – langkah kegiatan atau proses. Untuk lebih memahaminya perbedaannya antara tahapan kegiatan dengan tahapan dokumen dapat di lihat sebagai contoh :
        aP. - Prosedur Permintaan barang (uraian langkah kegiatan)
        Kebutuhan barang / alat produksi --- pengajuan ‘form permintaan’ ke atasan --- persetujuan atasan --- pengajuan ‘form permintaan’ ke bagian pembelian --- proses pembelian oleh bagian pembelian --- penyerahan barang ke pemohon barang

        Prosedur Permintaan barang (uraian langkah dokumen)
        penerimaan ‘form permintaan’ dari pemohon --- pemeriksaan keabsahan dokumen permintaan--- proses pembelian oleh bagian pembelian --- penyerahan barang ke pemohon barang

        semoga anda dapat memahami contoh sederhana di atas, bahwa proses yang berjalan berdasarkan proses dokumen cenderung melihat bahwa dokumen menjadi alat produksi sedangkan bila melihat langkah uraian kegiatan akan tergambar bagaimana sebuah proses permintaan barang dilakukan. Ini akan lebih sesuai dengan prinsip KISS yang kita bahas tadi.

        Untuk memenuhi prinsip yang ketiga (mudah di identifikasi) umumnya sebuah prosedur mengandung hal – hal berikut sebagai pola pengidentifikasi dokumen yaitu ;
        1. Nama dokumen (dokumen SOP?? Atau Manual?? Atau Form?? Atau Instruksi Kerja?? ) 
        2. Nama prosedur 
        3. Nomor Dokumen (buat no yang mudah dikenali dan sekali lagi tidak ada aturan baku soal nomor) 
        4. Tanggal berlaku 
        5. Nomor revisi 
        6. Logo dan Nama perusahaan (biar kerenn...he3 )

          Tata letaknya gimana?? Terserah !! yang penting adalah mudah di lihat. Anda dapat membuat lembar cover / sampul dengan memuat hal di atas atau lebih baik adalah membuat point di atas pada header setiap halaman. Kemudian masalah penomoran, buat penomoran yang menggabungkan kemudahan identifikasi serta kelengkapan yang dibutuhkan. Misal dengan memasukkan kode perusahaan dan kode bagian yang melaksanakan prosedur tersebut pada penomoran dokumen. Lalu bagaimana dengan isi prosedurnya?? Umumnya ada 2 cara yaitu ;

          1. Dengan deskripsi proses
          2. Dengan flowchart
          3. Ataupun dengan penggabungan ke dua cara di atas

          Secara pribadi, saya lebih menyukai penggabungan 2 cara yaitu mendeskripsikan proses dalam kata – kata lalu di tambah keterangan gambar dalam bentuk flowchart. Ini memudahkan pemahaman orang yang lebih menyukai deskripsi ataupun yang lebih mudah memahami bahasa gambar. Sekali lagi be KISS !! buatlah semua urutan proses baik dalam deskripsi kata ataupun flowchat mudah dibaca dan mudah di pahami.

          Membuat formulir

          Beberapa hal yang perlu kita pahami dalam membuat formulir adalah sbb :

          1. Mudah diidentifikasi; cantumkan minimal nama formulirnya
           
          2. Upayakan mudah di isi dengan lebih banyak mencantumkan daftar periksa atau pun dengan beberapa pilihan yang tersedia
           
          3. Usahakan seminimal mungkin bentuk isian dalam deskripsi yang panjang untuk mengisi formulir.
           
          4. Masukkan identifikasi pembuat, pemeriksa serta waktu pembuatan formulir dalam format formulir yang ada untuk memudahkan identifikasi yang dibutuhkan.

            Membuat Instruksi Kerja dan Standar

            Instruksi kerja memiliki proses penulisan seperti prosedur / SOP, perbedaannya terletak pada kesederhanaan proses serta pihak yang melaksanakan proses. SOP biasanya terkait dengan proses yang melibatkan lebih dari 1 bagian atau melibatkan lebih dari 2 orang dalam prosesnya. Sedangkan Instruksi kerja lebih memiliki aturan kerja khusus, pada proses berkaitan secara khusus (mesin atau yang lainnya) dan dilaksanakan tidak lebih dari 2 orang





            wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
            Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

            Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More