Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (5) - Praktekin ISO 9000 dengan konsep PDCA

OK kita dah mengalami beberapa tahapan untuk mengenal ISO 9000. Dari mulai pengenalan ISO, sejarah hingga membahas tentang bagaimana mendokumentasikan. Berarti kita telah mencoba membahas prinsip pertama dari ISO 9000 itu yaitu TULIS APA YANG DIKERJAKAN. Sebelumnya juga kita telah mencoba nyenggol-nyenggol dikit tentang bagaimana implementasi yang harus dilakukan dalam menerapkan system manajemen mutu ISO 9000:2008 di perusahaan. Ada beberapa contoh yang telah dibahas sebagai nukilan dalam penerapan ISO 9000 di perusahaan.

Kali ini kita akan bahas mengenai implementasi ISO 9000 dengan menerapkan prinsip kedua dan ketiga yaitu KERJAKAN APA YANG DITULIS dan REVIEW & VERIFY. Ketika mencoba melakukan penerapan system ini di perusahaan umumnya ada beberapa atensi yang saya terima dari karyawan perusahaan yaitu ;

   - dengan yakin berani melakukan karena mengerti prinsip ISO,
  - ragu – ragu dalam melaksanakan karena tidak yakin dan tidak tau apa yang harus dikerjakan
   - atau ada yang cuek bebek karena ga merasa ada kaitannya dengan pelaksanaan system 

   - atau juga bersikap wait and see melihat perkembangan yang akan terjadi.

Pada dasarnya semua itu mempunyai alasan yang sama, bahwa prinsip “setiap perubahan pasti menimbulkan resistensi” berlaku secara universal. Dari sebuah ketidak jelasan dalam pelaksanaan pekerjaan menjadi kejelasan system dan pelaksanaan pasti menimbulkan keragu-raguan dalam melakukan. Apalagi hasil yang diharapkan setiap individu pasti berbeda – beda meski kita akan sering menemui harapan ideal / semu / standar bahwa mereka sedang menuju perubahan lebih baik. Tapi lebih baik untuk siapa?? Seberapa jauh kata “lebih baik” di harapkan?? Ini yang menjadi perbedaan di setiap pemikiran dari individu karyawan pelaksana kegiatan di perusahaan.

Penerapan dalam ISO 9000 sebenernya berlaku sederhana, yaitu bagaimana anda menunjukkan prinsip PDCA dalam pelaksanaan kegiatan sehari – hari secara tertulis. Disini ada 2 point yang akan di bahas, yaitu PDCA dan TERTULIS. PDCA = PLAN DO CHECK ACTION = Rencanakan Kerjakan Periksa Perbaiki. 

Umumnya kita telah melaksanakan 2 tindakan awal yaitu Plandan Do tapi banyak yang belum melakukan 2 tindakan akhir yaitu Check dan Action. Tindakan ini sangat jarang dilakukan mengingat kesibukan yang datang tanpa henti sehingga terkadang melupakan beberapa kesalahan yang sering muncul atau malah tidak sempat sama sekali memperbaiki kinerja kita di karenakan menganggap bahwa kita telah melakukan tindakan terbaik. Bagi orang – orang seperti ini mungkin 1 hal yang bisa di pertimbangkan “The Sky is Limit” tidak ada kata terbaik yang dapat di capai, karena kita pasti bisa lebih baik dari apa yang telah kita kerjakan. Hahaha sok tua yah gw?? Tp mang tidak bermaksud menggurui lohh..:)

Anda pasti tau tentang konsep Plan dan Do so kita skip aja bagian ini, kita langsung ke bagian Check dan Action. Check merupakan suatu kegiatan terkiat dengan pemeriksaan. Mungkin lebih tepatnya bukan hanya sekedar pemeriksaan tapi adalah bagaimana anda mengevaluasi hasil suatu pekerjaan sehingga anda dapat mengukur performa atau kinerja anda. 1 pertanyaan ringan tp agak bikin mikir mengenai hal ini, untuk apa kita mengevaluasi kerja kita?? Kan ada atasan yang berhak menilai atas apa yang kita kerjakan?? Biasanya dengan sok bijak gw bilang ..”jauh lebih bagus kan pak/bu kalo kita bisa mengevaluasi hasil kerja kita, bahkan mengevaluasi diri kita?? Lebih besar kemungkinan kita bisa berubah dengan kesadaran yang berasal dari inisiatif kita” trus gw smash : “itu persyaratan ISO pak/bu, anda harus mengukur kinerja anda lihat di klausul 8 yang membahas mengenai pengukuran hehehehehe“

Kalau Action adalah bagaimana anda memperbaiki pekerjaan anda dengan berdasarkan apa yang telah anda evaluasi. Tindakan Action ini dapat menjadi dasar dalam anda melaksanakan konsep Plan sehingga menjadi sebuah circle tanpa henti dalam melakukan perbaikan terus menerus dan berkesinambungan. Kongkritnya zul.. kongkritnya apa?? Jangan kebanyakan komen ga jelas !! hahaha baiklah saudara2 sidang pembaca yang budiman kira- kira gini kongkritnya dalam pelaksanaan pekerjaan yang anda lakukan setiap hari .

Pada tahapan Plan anda harusnya merencakan apa yang anda kerjakan. Contoh anda menulis SOP pembelian, ini merupakan salah satu tahapan perencanaan. Anda menulis apa yang anda kerjakan dan merencanakan apa yang anda kerjakan di lain hari. Pada tahapan ini anda boleh saja mencantumkan jadwal pembelian sebagai bagian dari perencanaan. Atau anda bisa mencantumkan formulir permintaan barang / material, persetujuan pembelian hingga menyiapkan daftar supplier sebagai bagian dari perencanaan. See ?? anda mendapatkan konsep perencanaan dengan menyiapkan bahan – bahan dalam melaksanakan sebuah tindakan (Do).

Setelah anda telah menyiapkan kebutuhan pelaksanaan, mari kita laksanakan (DO) kegiatan sesuai dengan perencanaan yang anda buat. Pastikan anda membuat bukti – bukti yang menunjukkan anda memang telah melaksanakan kegiatan ini. Bagaimana caranya?? Siapkan formulir !! siapkan formulir yang mencatat apa yang telah anda lakukan. Apakah harus formulir? Yahh sebenarnya bisa aja anda mencatat dalam diary kerja karena prinsip ISO adalah menulis apa yang anda kerjakan maka setiap catatan dapat menjadi bukti pelaksanaan kegiatan. Tapi masalahnya, yakin mau ngelakuin itu?? Klo mesti cerita soal pelaksanaan pekerjaan butuh waktu banyak lohh… :D So konklusi yang paling enak atas bukti pelaksanaan kegiatan adalah anda mencatat dalam formulir yang telah anda siapkan sehingga menjadi faster, easier dan more readable oleh pihak – pihak yang berkepentingan atas pelaksanaan pekerjaan anda.

Untuk tahapan Check mari kita lihat apa yang harus di periksa, Sebenarnya anda dapat mengevaluasi segala macam sisi dari aspek pekerjaan anda misal : anda memeriksa waktu / lamanya pekerjaan yang anda lakukan untuk melakukan 1 pekerjaan, atau melihat jumlah perbandingan hasil kerja yang baik dan buruk atau anda dapat melihat dari sisi berapa banyak ayang anda kerjakan dalam 1 satuan waktu (menit/jam/hari) Karena banyak yang anda dapat ukur berarti akan banyak waktu yang terpakai untuk cuma mengukur, terus kapan kerjanya?? hehehehe :p Makanya anda cuma mengukur apa yang telah di tetapkan. 

Di dalam ISO ini disebut dengan Quality Plan (rencana mutu), sebuah target kinerja yang ditetapkan oleh manajemen untuk setiap bagian, contoh untuk pembelian adalah “menyediakan kebutuhan material yang diminta selambat-lambatnya dalam waktu 2 hari” atau “memenuhi 90% kebutuhan material secara tepat waktu” Jadi silahkan anda mengukur kinerja anda dalam memenuhi target quality plan perusahaan. Pengukuran di lakukan dengan menggunakan teknik statistik. Dan seperti yang selalu saya bilang, gunakan prinsip KISS dalam setiap kesempatan, so gunakan teknik statistik sesederhana mungkin untuk mengukur kinerja anda. Lakukan dengan :

 

   - Gunakan perbandingan (jumlah baik dan buruk),
   - gunakan gambar diagram untuk memudahkan pembacaan data serta
   - pastikan anda membuat analisa penyebab dan
   - tindakan yang akan anda lakukan untuk menghilangkan penyebab.
   - Pada titik ini juga anda dapat melaksanakan tindakan pencegahan

Sehingga kekurangan performa / kinerja yang terjadi dapat diperbaiki atau kinerja anda dapat di tingkatkan pada level yang lebih tinggi. Sekali lagi ..Catetttt..!!! pastikan pengukuran kinerja anda di dokumentasikan. Dan untuk memudahkan dokumentasi siapkan formulir untuk melaksanakannya sehingga memudahkan pendokumentasian serta penyimpanan.

Yang terakhir adalah bagaimana anda memperbaiki kinerja yang anda lakukan. Pada tahapan check anda telah menyiapkan tindakan perbaikan dan pencegahan atas analisa penyebab dari hasil pengukuran anda. Pada tahapan ini buatlah rencana kerja atau silahkan lakukan ACTION untuk memperbaiki kinerja anda menjadi lebih baik. Pelaksanaan dari daftar tindakan koreksi dan pencegahan ini merupakan inti dari tahapan ACTION pada konsep PDCA. Bila anda tidak yakin dapat melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan yang ada, buatlah dalam daftar rencana tindakan dan masukkan dalam tahapan PLAN untuk bentuk circle yang baru. Sehingga kesinambungan atas plan-do-check-action dapat terjaga dan secara tidak sadar anda telah meningkatkan kinerja anda menjadi selalu lebih baik.

Nah kira- kira gitu bagaimana anda melaksanakan system manajemen mutu ISO 9000 dalam pekerjaan sehari – hari . Susah?? Saya rasa tidak karena hanya ada tambahan beban kerja untuk mencatat dalam formulir yang telah anda siapkan. Mudah?? Ga juga karena ini adalah menanamkan kebiasaan baru pada kebiasaan lama yang telah mengakar sekian puluh tahun. Kuncinya adalah bagaimana anda dapat berubah atau lebih tepatnya adalah bagaimana anda mau berubah karena mengutip sebuah ayat alquran “tidak ada yang dapat mengubah nasib suatu kaum kecuali dirinya sendiri” maka perubahan kebiasaan sebagai pelaksanaan system manajemen mutu ISO 9000 harus anda lakukan sendiri bila anda ingin tetap eksis serta dapat di akui bahwa anda memberikan kontribusi yang berarti bagi perusahaan. Serta anda memang layak di bayar mahal sesuai dengan yang diberikan oleh perusahaan setiap bulannya.

Mari kita ketemu dalam tulisan berikutnya sesuai dengan urutan pelaksanaan kegiatan yaitu mengevaluasi system manajemen mutu perusahaan dengan audit internal yang sekaligus sebagai persiapan dalam menghadapi audit eksternal.

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami