27 Oktober 2009

(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (3) - Kalau ISO 9000 apaan??


ISO 9000 itu apaan???
Jawabannya adalah Sistem Manajemen Mutu atw kalau bahasa susahnya adalah Quality Management System. Hahahaha jawaban basi yah ?? Selamat datang di bagian ke tiga tulisan tentang ISO 9000. Dibagian ini akan coba di bahas pengertian ISO 9000 secara umum. So silahkan menyimak apa aja tentang ISO 9000

Terus knapa banyak perusahaan yang menerapkan system manajemen mutu di perusahaannya?? Kalau jawabannya hanya karena tender, itu adalah bener terutama di Negara tercinta kita INDONESIA. Tapi jawaban idealisnya adalah bahwa Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 menerapkan prinsip – prinsip dasar dalam pengelolaan perusahaan yang baik.Cakupan system manajemen yang luas bukan hanya berkisar tentang mutu atau kualitas produk menjadikan system manajemen mutu ISO 9000 sangat baik di terapkan dalam berbagai jenis perusahaan atau organisasi. Organisasi?? Yah ISO 9000 juga dapat di terapkan pada pengorganisasian yang terkait dengan pelayanan pelanggan ataupun organisasi sekolah. Disisi lain penerapan ISO 9000 juga dapat di pilah – pilah sesuai dengan kebutuhan. Anda dapat saja menerapkan prinsip system manajemen mutu ISO 9000 pada sebagain proses organisasi. Dengan fleksibelitas dan manfaat yang ada maka system manajemen mutu ISO 9000 ini dapat menjadi alat bagi pemilik perusahaan, jajaran direksi ataupun tingkatan manajemen lainnya menerapkan pengelolaaan organisasi sesuai dengan kaidah umum bisnis internasional. Cukup bingung?? Yuk kita telaah satu – satu ISO 9000.

Secara sederhana, proses bisnis perusahaan dapat dikenali dengan cara seperti berikut :


Cukup familiar?? Yah gambar diatas merupakan variasi dari skema inti proses bisnis yang berlaku di mana saja yaitu input --> proses --> output. Dengan prinsip melakukan nilai tambah pada sesuatu baik barang ataupun jasa untuk menghasilkan keuntungan sebesar – besarnya dengan modal yang sekecil-kecilnya.

Ok saya tahu ini baru mengenal teorinya, belum menyentuh aplikasinya dalam ruang kerja ataupun kegiatan sehari-hari. Mohon sabar, karena teori ini menjadi landasan kita dalam memahami proses – proses yang ada di perusahaan dan bagaimana system ini bekerja. Silahkan siapkan secangkir kopi atau teh ditambah penganan kecil baik berupa keripik, roti ataupun kacang dalam membahas hal ini 1 demi 1. Oh ya jangan lupa selesaikan pekerjaan ataupun tugas anda terlebih dahulu sebelum membaca uraian berikutnya yang agak2 panjang dan menyita waktu. Sehingga bagi anda yang bekerja, boss anda ga marah2 atau pun bagi anda yang masih kuliah dosen anda tidak memberikan anda nilai C dikarenakan anda membaca Sistem Manajemen Mutu padahal materi kuliah Manajemen Mutu tidak hanya ISO 9000 saja. Ataupun teman atau keluarga anda marah2 melihat anda melototin layar monitor sekian lama karena terpana dengan tulisan ini hehehe narsis mode on.

Sejarah dan Penerapan ISO 9000

Tapi sebelumnya mari kita tahu ISO 9000 itu makhluk apa dengan membahas sejarah ISO 9000.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:1987

Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 mulai di publikasikan secara luas pada tahun 1987 dengan melakukan penekanan pada write what u do, do what u write. Intinya adalah mari kita membiasakan diri dalam mencatat atau menulis. Silahkan anda menulis proses atau aktivitas kegiatan anda dalam bekerja sehari – hari. Kemudian anda melakukan pekerjaan sesuai dengan apa yang anda tulis. Heh !! kok kayak orang kurang kerjaan?? Sekilas memang seperti orang kurang kerjaan akan tetapi dapat dilihat maksud yang terkandung didalamnya bahwa ANDA DIBIASAKAN UNTUK KONSISTENSI dalam pekerjaan anda. Karena anda menulis proses pekerjaan anda, maka semua orang yang bisa membaca, dapat mengetahui proses pekerjaan anda sehingga anda tidak bisa berkelit dan bermain silat lidah ketika anda melakukan kesalahan. (dan saya yakin hampir seluruh orang yang bekerja di lingkungan anda bisa membaca hehehe). Pada proses ini juga anda harus menulis apa yang telah anda kerjakan. Bukan menulis proses yang anda kerjakan saja tapi juga mencakup hasil – hasil pekerjaan.

See?? Anda menulis proses anda dalam sebuah prosedur (atau SOP/Standar Operating Procedure), anda mengerjakan proses tersebut, kemudian anda melaporkan apa yang anda kerjakan. Kalau anda melakukan kesalahan (dalam artian tidak sesuai dengan prosedur anda) maka sang boss akan bersiap2 menjitak kepala anda berdasarkan perbandingan atas prosedur dan hasil kerja anda. Tapi giliran anda tidak melakukan kesalahan dalam pekerjaan, anda di anggap karyawan yang patuh dan rajin bekerja sesuai prosedur(insya allah yah dianggap gitu, ga berani jamin kalo semuanya dianggap gitu ). Mari kita bersama – sama berdoa agar boss anda menghargai usaha anda untuk melakukan pekerjaan sesuai prosedur dengan memberikan bonus yang besar . Amiiiinnn.

Ini merupakan sebuah mekanisme check and recheck atas proses yang anda kerjakan sehingga meminimalkan human error yang timbul (manusia ga lepas dari salah dan dosa kan??)

Disisi persyaratan, pada ISO 9000:1987 dikenal 20 persyaratan /klausul yang tercantum pada klausul 4 dengan mengikuti penomoran klausul 4.1;4.2…dst sd 4.20. Ada 3 jenis sertifikasi yang terkait dengan penerapan system pada lingkungan perusahaan berdasarkan jumlah persyaratan yang diterapkan. Standar dan mekanisme dasar system sangat dipengaruhi oleh standar militer amerika dan standar system manajemen mutu inggris.
Terdiri dari 3 Sistem
 
    - ISO 9001:1987 -- > QA di desain, pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan
    - ISO 9002:1987 --> QA di produksi, instalasi dan pelayanan
    - ISO 9003:1987 --> QA di pengujian dan inspeksi akhir
    - Dipengaruhi standar militer amerika

    Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:1994

    Setelah mengalami proses KONSISTENSI pada system manajemen terdahulu, maka pada tahun 1994 di tambahkan unsur PREVENTIVE. Tau kan maksudnya?? Benar !! ini unsur PENCEGAHAN. Maksudnya apa?? Apanya yang dicegah?? Yang pasti anda tidak di cegah untuk bekerja hehehe. Kita lihat system manajemen yang diatas, udah ada konsistensi kan?ada proses check and recheck? Nah bila anda menemukan kesalahan dilakukan suatu proses Tindakan Koreksi (Corrective Action) trus ada kasus bahwa kesalahan itu selalu terulang, bisa dikarenakan berbagai faktor baik faktor manusia atau pun faktor lainnya. Pada system manajemen mutu ISO 9000:1994 ini, di terapkan proses pencegahan. Lakukan prosedur untuk memastikan bahwa kesalahan tersebut tak terulang. Karena kesalahan yang sering terjadi akan mengakibatkan biaya yang tersembunyi seperti biaya perbaikan dan yang lebih mengkhawatirkan adalah rasa frustasi atas kesalahan yang timbul.

    Proses untuk melakukan pencegahan di lakukan dengan berbagai macam cara. Baik berdasarkan pengalaman personil atau pun dengan brainstorming. Akan tetapi di upayakan menggunakan teknik statitik terhadap pelaksanaan tindakan serta hasil yang dilaksanakan.

    Disisi persyaratan, pada ISO 9000:1994 masih terdapat 20 klausul dengan perbedaan pada :

       - QA pada tindakan preventive
       - Prosedur mengikuti persyaratan
       - Terlalu banyak aturan administratif

      Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000

      Pada versi tahun 2000 ini, ISO membuat beberapa perubahan besar terkait dengan persyaratan yang diminta dalam memenuhi Sistem Manajemen Mutu ISO 9000. Model pendekatannya juga ditambah. Dari KONSISTENSI menuju PREVENTIVE pada bagian ini ditambahkan CONTINOUS IMPROVEMENT / PERBAIKAN BERKELANJUTAN. Yah setelah anda sudah mampu konsistensi dan preventive diharapkan perusahaan anda dapat melakukan perbaikan - perbaikan sedikit demi sedikit atas proses dan kinerja anda. Dan terkait persyaratan persyaratan yang pada awalnya terdiri dari 20 klausul menjadi 8 klausul dan dari 8 klausul ini hanya klausul 4, 5, 6, 7, 8 yang mengandung persyaratan. Jadi pada persyaratan terdahulu ada klausul 4 yang berisi 20 klausul dengan penomoran 4.1 ; 4.2 ; ….dst sampai klausul 4.20 maka pada versi 2000 klausul2 tersebut di disebar pada klausul

      Klausul 4 : Sistem Manajemen Mutu
      Klausul 5 : Tanggung Jawab Manajemen
      Klausul 6 : Manajemen Sumber Daya
      Klausul 7 : Realisasi Produk
      Klausul 8 : Pengukuran, Analisa dan Perbaikan Berkelanjutan
      Untuk Klausul 1 sampai klausul 3 bukan merupakan persyaratan, yang terdiri dari :
      • Klausul 1 : Skup / Ruang lingkup persyaratan :Keterangan tentang ruang lingkup persyaratan apakah menyeluruh atau hanya sebagian proses/produk/divisi
      • Klausul 2 : Penjelasan Umum : Biasanya berisi penjelasan tentang perusahaan
      • Klausul 3 : Definisi :Terkait definisi yang umum digunakan di perusahaan tapi tidak umum di gunakan oleh orang di luar perusahaan

      Pada ISO 9000:2000 ini juga dikenal 8 prinsip manajemen mutu yang terdiri dari :
      1. CUSTOMER FOCUS ORGANIZATION (Organisasi terfokus pada pelanggan)
      2. LEADERSHIP (Kepemimpinan)
      3. INVOLVEMENT OF PEOPLE (Keterlibatan Karyawan)
      4. PROCESS APPROACH (Pendekatan Proses)
      5. SYSTEM APPROACH TO MANAGEMENT (Pendekatan Sistem terhadap Manajemen)
      6. CONTINUAL IMPROVEMENT (Perbaikan berkelanjutan)
      7. FACTUAL APPROACH TO DECISION MAKING (Pendekatan Fakta dalam mengembil keputusan)
      8. MUTUALLY BENEFICIAL SUPPLIER RELATIONSHIP (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) (Keuntungan yang lebih baik atas hubungan baik dengan para suppliernya)

      Sedangkan perbedaan dengan prinsip terdahulu adalah :
      • Memadukan 3 standar ISO 9001, 9002, 9003
      • Menyediakan bukti objektif bukan sekedar prosedur terdokumentasi
      • Analisis proses sebagai sumber dokumentasi bukan dokumentasi yang menentukan proses
      • Dapat memilih sistem mana yang akan di dokumentasikan
      • Documented quality management system not system of document

      Menarik untuk di lihat bahwa penekanan pada bukti objektif serta mendokumentasikan system bukan system dokumen menjadi penekanan pada system ISO 9000. Tujuan pada penekanan membuat system di versi terdahulu terkooptasi dengan kepentingan sertifikat menjadi hanya mengandalkan dokumentasi yang bertumpuk – tumpuk dan menyita waktu, biaya dan tenaga. Untuk itu pada system ini mulai di tekankan pada penerapan (dengan bukti objektif/tertulis) serta mengupayakan minimalisasi dokumentasi.

      Mengingat begitu besarnya perubahan yang terjadi antara versi 1994 dengan versi 2000, mulai menjamurlah tenaga konsultan yang membantu perusahaan baik dalam melakukan penerapan system ataupun melakukan perubahan persyaratan berdasarkan perubahan pada ISO 9000.


      Dan bila anda mempelajari ISO 9000:2000 maka anda harusnya familiar dengan gambar model diatas. Coba pelajari bahwa berawal dari pelanggan dan berujung ke pelanggan.Bagaimana tiap bagian klausul bereaksi atas permintaan pelanggan dalam realisasi produk untuk memastikan kepuasan pelanggan

      Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2008

      Nah kita masuk bagian terakhir dari pengenalan ISO 9000 yaitu ISO 9000 versi 2008. Di perkenalkan pada tgl 23 Nov 2008, versi terakhir dari ISO 9000 ini tidak mengalami perubahan signifikan dari versi ISO 9000:2000. Sehingga kalau pengen belajar ISO 9000:2008 silahkan aja belajar ISO 9000:2000. Seluruh persyaratan yang ada sama aja dengan adanya penekanan – penekanan minor pada beberapa klausul

      Perubahan yang terjadi pada ISO 9000:2008 ini di bandingkan pada ISO terdahulu secara umum adalah :

      - Penekanan pada kesesuaian dengan system lingkungan pada klausul 6.4 Penambahan proses review dari tindakan koreksi dan pencegahan klausul 8.2 dan 8.3
      - Penambahan pengaturan system informasi bila system informasi di perusahaan menjadi bagian vital dari kegiatan organisasi ( terkait dengan mutu produk)
      Sehingga kalau anda bertanya kepada saya, bagaimana cara merubah dari ISO 9000:2000 menjadi ISO 9000:2008? Jawabannya adalah sederhana, yaitu ;

      • Rubah semua dokumen anda yang bertuliskan ISO 9000:2000 menjadi ISO 9000:2008
      • Buat pelatihan pengenalan ISO 9000:2008 (yang penting sertifikat pelatihan adalah ISO 9000:2008, tidak menjadi masalah kalu materinya sama)
      • Ajukan ke badan sertifikasi anda untuk mendapatkan Sertifikat ISO 9000:2008
      • Ikuti audit, perbaiki dan dapatkan sertifikat ISO 9000:2008
      • Gampang kan?? :p

      Jadi bila ada klien yang ingin meminta bantuan dalam mempersiapkan diri untuk menghadapi sertifikat ISO 9000:2008 biasanya saya menyarankan mereka melakukan perubahan – perubahan sendiri terkait perubahan di atas. Atau kalo mereka masih kurang PD, biasanya ketemu dan memberi beberapa pandangan terkait efektivitas dan efisiensi proses setelah itu perbaikan yang mesti di lakukan, makan – makan dikit pulang deh..free of charge !! charge nya mungkin adalah mempererat jalinan silaturahmi aja ke client :p Oh ya kelupaan biasanya cuma dapat kerjaan untuk trainingnya aja (lihat point no 2 langkah2 perubahan ke ISO 9000:2008) dengan harga bersahabat hehehe

      Terus bagaimana dengan perubahan – perubahan minor yang ada?? Perbaiki aja 3 point di atas dalam menghadapi audit sertifikasi, atau kalau anda malas, biarkan saja !! toh ntar klo di temukan di eksternal audit bisa di lakukan perbaikan segera. Hehehe ini adalah metode jahat yang kadang berhasil kadang tidak so make it your own risk :D
      Masih bingung gimana itu ISO 9000? yuk kita praktekin pada bagian pendokumentasian di tulisan berikutnya


      wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
      Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

      Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More